Het Paretoprincipe voor optimale productiviteit

Het Paretoprincipe of ook wel de 80/20 regel genoemd, is een handig hulpmiddel om voortdurend aan procesverbetering te doen. Als je concurrentieel wil blijven is het noodzakelijk voor een bedrijf om te groeien en ontwikkelen in al zijn aspecten. De 80/20 regel zal helpen om 20% van de oorzaken te identificeren die 80% effect hebben op de ontwikkeling van je bedrijf. Je zal een maximaal voordeel halen door je enkel op die 20% te focussen in plaats van op de overige 80% die eigenlijk maar een geringe invloed heeft.

Geschiedenis

De 80/20 regel werd voor het eerst waargenomen door Joseph Juran, een Roemeense zakenman en ingenieur die door zijn theorieën over kwaliteitscontrole voor een enorme vooruitgang heeft gezorgd. Hij noemde het principe naar de befaamde Italiaanse econoom en filosoof, Vilfredo Pareto, omdat zijn eerste waarneming was dat de rijkste 20% van de mensen in Italië 80% van het land bezaten.

De sleutel tot ontwikkeling van zijn theorie was ook te merken in zijn tuin waar 20% van de peultjes 80% van de erwten produceerden. Na het ontdekken van meerdere voorbeelden die pasten binnen dit verdelingspatroon voerde Juran de 80/20 regel in in het bedrijfsleven, de fabricage, de kwaliteitscontrole, de economie, de sociologie en nog veel andere domeinen.

Paretoprincipe

Het Paretoprincipe zegt dat je 80% van je resultaten behaalt uit slechts 20% van de totaal geleverde inspanningen. Het wordt daarom ook wel de 80/20 regel genoemd en hoewel deze cijfers vrij willekeurig zijn geeft het toch een heel belangrijk punt aan: Hoe efficiënter je werkt, hoe beter de resultaten zullen zijn.

Dit is een mantra dat veel bedrijven trachten te bereiken. Het doel is natuurlijk om het maximale voordeel te halen door zo weinig mogelijk energie te verbruiken, het komt er dus op aan om slimmer te werken in plaats van harder. Door het verhogen van je productiviteit zorg je er overigens voor dat je jezelf niet voorbij zal lopen. Je zult de mogelijkheid hebben om te ontspannen en genieten van vrije tijd die je voorheen waarschijnlijk nooit hebt gehad.

Productiviteitsproblemen

De redenen waarom we misschien soms niet zo productief zijn als we wel zouden willen zijn meestal vrij eenvoudig en hebben niets te maken met onze goede bedoelingen of het vermogen om een taak op tijd te voltooien. Hier zijn een paar redenen waarom die productiviteit kan dalen:

Afleiding

Of je nu thuis werkt of in een gebouw met andere mensen, afleidingen vind je overal. Deze kunnen zich voordoen in de vorm van e-mails, telefoongesprekken, gesprekken bij de koffiemachine, sociale media of gewoon door het afdwalen van de gedachten van de kern van een zaak.

Ongeschikte taken

Te veel hooi op je vork nemen of instemmen met taken waarvan je weet dat ze niet binnen je mogelijkheden liggen kan leiden tot enorme druk en zullen voorkomen dat je goed zal presteren in die taken waar je normaal wel in uitblinkt.

Werken in een oncomfortabele omgeving

Zorg ervoor dat je kantoorruimte een plek is waar je comfortabel kunt werken met voldoende verlichting zodat ze geschikt is voor het doel. Dit voorkomt ook de kans op gezondheidsrisico’s en stelt je in staat om je werkzaamheden rustig en efficiënt te voltooien.

Verbeteren van de productiviteit door 80/20

Een van de beste manieren om je productiviteit te verhogen is door het verleggen van je focus. In plaats van het wiel terug uit te vinden gebruik je best processen en procedures die je het resultaat zullen opleveren waar je naartoe streeft.

Productiviteit komt tot stand wanneer je op een ordelijke en georganiseerde manier werkt. Je moet in staat zijn om het grote geheel te bekijken en tegelijkertijd te werken aan de individuele elementen die zorgen dat dit geheel tot stand komt. Je kunt immers geen muur bouwen door stenen in de lucht te gooien en hopen dat ze in de juiste positie belanden. Om een stevige muur te bouwen hebt je een goede basissteen nodig waarop je steen per steen en rij per rij de muur bouwt, het oog gericht op de algemene constructie maar met de inspanningen vooral gericht op een steen per keer.

Je kunt precies hetzelfde doen met projecten waar je mee bezig bent of met problemen die je probeert op te lossen. Volg deze stappen om gefocust te blijven op het doel en op het vergroten van de productiviteit:

• Schrijf op wat er gedaan moet worden
• Splits deze op in haalbare taken
• Beëindig iedere taak voordat je naar de volgende gaat

Voorbeelden van de 80/20 regel

De volgende zijn enkele typische voorbeelden van de 80/20 regel en waarom ze belangrijk zijn.

• 80% van de verwerpingen wordt veroorzaakt door 20% van de oorzaken, dus pak die 20% van de oorzaken aan om het probleem te elimineren.
• 80% van de waarde van je voorraad wordt gevormd door 20% van de totale hoeveelheid, dus als je de voorraadwaarde moet reduceren om geld vrij te maken identificeer je dus best die 20%.
• 80% van de winst komt van 20% van je productielijn dus die andere 80% is minder belangrijk bij het bepalen van de prioriteit en het eventuele uitschakelen van een lijn.
• 80% van de omzet komt van 20% van je klanten, dus daar richt je je best op.
• 80% van de gewerkte tijd zal komen van 20% van je medewerkers dus je weet met wie je best tijd doorbrengt.

Variaties op het Paretoprincipe

De 80/20 regel volgt niet altijd een perfecte 80/20 verdeling. Het balansverschil kan ook groter zijn, Zo zou het kunnen zijn dat 10% van je klanten 90% van je omzet genereren. Of 10% van de planten in de tuin 90% van de bijen aan.

Omgekeerd kan het balansverschil ook kleiner worden met een 75/25 verdeling. Bijvoorbeeld: 75% van je computer crasht en te wijten aan 25% van de draaiende programma's. Of drie kwart van de alle kleren die je per maand wast komt uit een kwart van je garderobe.

Lees verder

• Het Peterprincipe binnen een organisatie
• Visgraatdiagram/Ishikawa Fishbone Diagram