Kwaliteitstool: Het Pareto-diagram

Een Pareto-diagram is een van de meest gebruikte tools om inzichtelijk te maken wat de belangrijkste aspecten zijn in een gegeven situatie. Het wordt vaak gebruikt om de performance van een bepaald proces te optimaliseren of om kosten te reduceren. Een blik op een Pareto verschaft gelijk inzicht en maakt duidelijk waaraan gewerkt moet worden. In Microsoft Excel is het maken van een Pareto een standaard functie.

Wat is een Pareto-diagram?

Een Pareto-diagram is altijd een staafgrafiek. Iedere staaf in de grafiek staat voor een aspect in een gegeven situatie. Een voorbeeld beschrijft het het best. Stel u wilt gaan bezuinigen op uw kosten voor kantoorartikelen. Om te beginnen verdeeld u de kosten voor kantoorartikelen in een aantal categorieën . Welke categorieën uw kiest, kunt u zelf bepalen. U zou bijvoorbeeld kunnen groeperen per afdeling of op bijvoorbeeld op de leverancier. Ook een verdeling op soort artikelen is mogelijk, bijvoorbeeld:

• Verbruiksartikelen (pennen, papier)
• Printerbenodigdheden (toner, printerpapier)
• Batterijen
• Hulpmiddelen (nietmachines, perforators, schaken, etc.)

Als u bijvoorbeeld de gemaakte kosten per artikel categorie zou weten, zou dat kunnen helpen bij het zoeken naar bezuinigingsmogelijkheden. Door de kosten per categorie in een staaf diagram te plaatsen en deze van links naar rechts te sorteren maakt u een Pareto. Dit geeft een direct inzicht in welke categorieën het meest bepalend zijn voor de gemaakte kosten.

Wanneer kunt u een Pareto gebruiken?

• Als u wilt bezuinigen op een bepaalde groep van kosten
• Als u een probleem heeft met meerdere oorzaken en u wilt u focusseren op de meest belangrijke
• Als u uw informatie wilt delen met anderen met een simpele, makkelijk te begrijpen methode

Wat zijn de stappen om een Pareto-diagram te maken

1. Maak een keuze in de categorieën die u wilt zien
2. Beslis wat u precies wilt meten en hoe. Vaak worden kosten gebruikt, tellingen van aantal incidenten of frequentie van voorkomen
3. Welke tijdsperiode gaat u meten. Is een dag voldoende of moet het een week of maand zijn
4. Verzamel data of gebruik bestaande data
5. Bereken de aantallen, getallen, frequentie of kosten per categorie
6. Maak, bijvoorbeeld in EXCEL een staafgrafiek en sorteer op grootte van links naar rechts. Kleine groepen kunnen samengevoegd worden tot "overige".
7. Optioneel : Bereken het percentage van iedere categorie ten opzicht van het totaal
8. Optioneel : Bereken de cumulatieve som van de percentages en voeg die ook toe in de grafiek middels een lijndiagram. Op de rechter schaal kan dan een percentage gezet worden.

Uitgebreidere rapportage

Naast de kwantitatieve rapportage zoals hierboven beschreven, wordt het Pareto-diagram vaak uitgebreid met een tabel waarin de acties beschreven worden die uiteindelijk tot de verbetering moeten leiden. Deze tabel blijft vaak beperkt tot maximaal vijf acties. De volgende gegevens kunnen in de tabel opgenomen worden.

• Volgnummer van de actie
• Beschrijving van de actie
• Verwachtte effect als de actie is voltooid (bijvoorbeeld procentuele reductie van de kosten)
• Eigenaar, wie moet de actie uitvoeren
• Verwachtte einddatum
• Status/Opmerkingen

Op het Pareto-diagram op een goede manier te gebruiken is het noodzakelijk dat deze regelmatig wordt bijgewerkt met de laatste stand van zaken. De frequentie hangt af van het probleem wat beschreven wordt maar zal in de meeste gevallen variëren van wekelijks tot maandelijks.