Het voorbereiden van een functioneringsgesprek als manager

Een goed functioneringsgesprek is afhankelijk van een goede voorbereiding. Dit geldt zowel voor de manager als de werknemer; alleen middels een goede voorbereiding van beiden kan een zinnig functioneringsgesprek gehouden worden waarin het functioneren van zowel de werknemer als de leidinggevende verbeterd kan worden. Als manager is het van belang om ervoor te zorgen dat de eigen visie op het functioneren van de werknemer niet als een verassing komt voor de werknemer.

Het voorbereiden van een functioneringsgesprek

Voor een manager worden functioneringsgesprekken vaak gezien als een last in plaats van een lust. Het hogere management stelt vaak een datum vast waarop de gesprekken gehouden moeten worden en het is dan aan de manager om iedereen aan bod te laten komen. Ondanks dat het vaak ongelegen komt en het vaak lijkt alsof er onvoldoende tijd is voor het voorbereiden van functioneringsgesprekken, zorgt een goed gesprek ervoor dat er uiteindelijk tijd bespaard wordt; de werknemer gaat immers beter functioneren of kan zelfs een aantal taken overnemen van de manager waardoor deze tijd bespaart.

Een goede voorbereiding van een functioneringsgesprek is essentieel voor een goede uitvoering. De kenmerken van een goede uitvoering van een functioneringsgesprek zijn:

• Het gesprek is een tweerichtingsgesprek; er is ook ruimte voor de werknemer om bijvoorbeeld de leidinggevende stijl van de manager te bespreken en wat deze stijl met hem/haar doet.
• Er worden concrete voorbeelden genoemd in het functioneringsgesprek
• De manager stelt vragen en luistert ook
• Er wordt gesproken over feitelijkheden, niet over veronderstellingen (bijvoorbeeld: Ik zie dat je vaak te laat komt, dit komt op mij over alsof je onverantwoordelijk bent. Herken je jezelf hierin?)
• Er worden duidelijke afspraken gemaakt, het liefst SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden)
• Hetgeen besproken wordt is geen verassing voor de werknemer
• De werknemer heeft zelf tijd gehad om zichzelf gestructureerd voor te bereiden op het gesprek

Om een dergelijke uitvoering tot stand te doen komen zal een manager een aantal zaken moeten voorbereiden:

• Op tijd een formulier/lijst verstrekken van onderwerpen die besproken gaan worden aan de werknemer
• Een beoordeling van de positieve competenties of verbeterpunten met bijbehorende voorbeelden
• Mogelijke afspraken en consequenties van het wel en niet nakomen van de afspraken
• Mogelijkheden voor doorgroei/extra taken voor de werknemer
• Het eigen optreden in relatie tot het functioneren van de werknemer
• Mogelijkheden om de werknemer extra te ondersteunen bij het verbeteren van het functioneren

Voorbereidingstijd voor de werknemer

Het is van belang om de werknemer voldoende tijd te geven om zichzelf voor te bereiden. Een werknemer zal zelf ook moeten kunnen reflecteren op het functioneren, wil deze zinnig kunnen participeren in het gesprek. Daarnaast kan een niet goed voorbereide werknemer ook snel in een defensieve reflex belanden. Om een goede voorbereiding voor een werknemer te garanderen zijn er in veel bedrijven zogenaamde voorbereidingsformulieren beschikbaar voor werknemers waarin ze gevraagd wordt om een beoordeling met motivatie te noemen voor de onderwerpen die behandeld worden in het functioneringsgesprek. Als een dergelijke structuur niet aanwezig is in het bedrijf, kan een manager zelf een dergelijk formulier opstellen en aan de werknemer verstrekken.

Beoordeling van de competenties

Naast het gunnen van voorbereidingstijd voor de werknemer zal de manager ook zelf het functioneringsgesprek moeten voorbereiden. Om een duidelijk beeld te hebben van het functioneren van een werknemer kan een leidinggevende gedurende het jaar steeds notities bijhouden van situaties die voorgevallen zijn in het functioneren van een werknemer. Wel is het daarbij van belang om niet alleen van de negatieve gebeurtenissen notities bij te houden, maar ook van de positieve gebeurtenissen om een eerlijk beeld te creëren. De verzamelde informatie kan in de voorbereiding van het gesprek weer gebruikt worden om goed terug te kunnen kijken op het functioneren van de werknemer. Daarnaast kunnen dergelijke gegevens in het gesprek gebruikt worden als voorbeeld om een bepaalde visie te kunnen ondersteunen

Afspraken en consequenties van deze afspraken

Zonder duidelijke afspraken mist een functioneringsgesprek een groot gedeelte van de potentiële kracht. Het beste is om dergelijke afspraken SMART te formuleren, waardoor het voor alle betrokken partijen duidelijk is wat er van elkaar verwacht wordt. Het hoeven ook niet alleen afspraken te zijn die de werknemer aangaan; ook afspraken met betrekking tot bijvoorbeeld de leidinggevende stijl van de manager kunnen hier in terugkomen, of afspraken rondom ondersteuning waar de werknemer gebruik van kan maken. Bij het functioneringsgesprek is het wel van belang om zoveel mogelijk draagvlak te creëren voor dergelijke afspraken; als de medewerker er niet achter staat zal een dergelijke afspraak minder nut hebben.

Mogelijkheden voor doorgroei of extra taken voor een werknemer

Voor aanvang van een gesprek is het belangrijk om na te denken over de mogelijkheden voor de werknemer binnen het bedrijf. Zijn er bijvoorbeeld plekken waar de werknemer meer tot zijn/haar recht komt of zijn er mogelijkheden tot doorgroei voor de werknemer in de toekomst? Indien dit zo is, kan in het functioneringsgesprek al een afspraak gemaakt worden tot te ontwikkelen competenties voor het verkrijgen van dergelijke functies. Om ergens naar toe te groeien, of ter verrijking van de baan, kan tevens gekeken worden naar het overnemen van meer verantwoordelijkheden.

Het eigen optreden als manager

Vaak heeft de leidinggevende stijl van de manager een grote invloed op het functioneren of welbevinden van de werknemer. Om het functioneren van de werknemer te bespreken of te verbeteren is het daarom ook zeer belangrijk om de stijl van de manager hierbij te betrekken. Als leidinggevende is het daarom van belang om hier van tevoren over na te denken en dit open en eerlijk met de medewerker te bespreken.

Mogelijkheden om de werknemer extra te ondersteunen in het functioneren

Vaak is het voor werknemers lastig om te benoemen wat voor extra ondersteuning ze zouden kunnen gebruiken om hun taak beter te kunnen verrichten. Ze weten vaak niet goed wat de mogelijkheden zijn en zijn vaak terughoudend met het vragen van extra ondersteuning; een dergelijke vraag kan namelijk makkelijk opgevat worden als een zwakte. Als manager is het daarom van belang om hier ook zelf over na te denken en mogelijkheden ook aan te bieden aan de werknemer.