Timemanagement; archiveren

Niets is ergerlijker dan zoekgeraakte informatie. Tijdsverlies door kwijtgeraakte mappen of losse vellen papier die door elkaar liggen is verlies van kostbare tijd. Het is daarom belangrijk om informatie goed en makkelijk te kunnen vinden. Zorg voor een overzichtelijk archief. Een logisch systeem dat goed wordt bijgehouden kan veel tijd besparen.

Een ouderwets archief

Hoe graag sommige bedrijven ook zoveel mogelijk papierloos door het leven gaan en alles zoveel mogelijk digitaal doen (zie hiervoor het artikel over timemanagement; e-mail beheren), bijna elk bedrijf heeft minimaal één fysiek archiefsysteem. Over de keuzes die daarbij horen en het beheer/onderhoud gaat dit artikel.

Kies een archiveringssysteem

Afhankelijk van je activiteiten/werkzaamheden moet je kiezen voor een bepaalde manier van archiveren. Alfabetisch, op projectnummer, op adres of achternaam. Binnen bedrijven is vaak al een keuze gemaakt en het is dan belangrijk volgens dit systeem te werken zodat ook collega’s de informatie terug kunnen vinden. Start je echter zelf of wordt er gekozen om op een andere manier te gaan archiveren dan is het belangrijk van tevoren te bedenken wat er nu, maar ook in de toekomst binnen gaan komen aan informatie die bewaard moet blijven.

Meerdere archiefsystemen

Binnen een bedrijf zijn vaak meerdere archiefsystemen naast elkaar te vinden. Afdeling personeelszaken heeft immers andere informatie te bewaren dan de afdeling verkoop. Ook binnen een afdeling kunnen meerdere systemen naast elkaar bestaan, bijvoorbeeld één alfabetisch systeem en bij personeel subcategorieën van de verschillende namen van de personeelsleden. Het bestaan van meerdere archiefsystemen hoeft geen enkel probleem te zijn, zolang de juiste personen maar weten waar welk systeem wordt gebruikt.

Verschillende archiefkasten

Verschillende categorieën in verschillende archiefkasten kan ook heel overzichtelijk werken. Bijvoorbeeld een archiefkast voor projecten op naam of nummer (vaak is een naam beter omdat er anders op een andere plek een lijst met projectnummers en namen moet worden bijgehouden omdat de naam van een project makkelijker te onthouden is). Een archiefkast voor informatie over personeelsleden (denk aan kopieën identiteitspas, diploma’s, verslagen functioneringsgesprekken et cetera). Een archiefkast/map voor verkooporders et cetera.

Genoeg archiefruimte

Een open deur, maar zorg dat er genoeg archiefruimte is. In propvolle archieflades is uiteindelijk niets te vinden. Zorg ook voor genoeg lege archiefmappen, zodat ‘nieuwe’ informatie ook opgeborgen kan worden. Daarnaast is het belangrijk om alle archiefmappen te labellen zodat in één keer de juist archiefmap gepakt kan worden en niet de hele lade doorzocht moet worden.

Archiveer meteen

Hoe beter je het archief bijhoudt hoe minder tijd het uiteindelijk kost. Probeer elke dag aan het einde even tijd vrij te maken om de zaken op te ruimen en indien nodig meteen te archiveren.

Archief opruimen

Maak minimaal één keer per jaar vrij om je archief door te lopen en te kijken wat er weg kan. Houd hierbij rekening met de wetgeving betreffende de gearchiveerde informatie. Sommige zaken moeten vernietigd worden na een X aantal jaar, andere moeten juist minimaal een X aantal jaren bewaard worden.

Lees verder

• Timemanagement; e-mail beheren
• Timemanagement; to-do-lijst (getting things done)