Het hoe en waarom van digitaal archiveren

Je kunt je nu al geen werkplek meer voorstellen zonder computer. Alles op papier moeten schrijven is al evenmin van deze tijd. Nu het aantal digitale documenten stijgt, moet er ook een goede manier komen om deze documenten overzichtelijk op te slaan. Hier moet goed over nagedacht worden, want hoe beter je je documenten opslaat op je computer, des te sneller kun je ze dan ook weer terugvinden. Het digitale tijdperk is aangebroken.

Waarom digitaal archiveren?

Er zijn eigenlijk vele redenen te bedenken om documenten digitaal te willen opslaan en archiveren.

Meer ruimte op je werkplek

Elk kantoor heeft nu nog kasten vol met talloze mappen en folders met papieren erin. Deze kasten nemen veel ruimte in op een kantoor en die extra mappen en folders op je bureau zullen ook een doorn in het oog zijn. Je werkt namelijk veel rustiger als je bureau en kamer er opgeruimd uitziet. Sla je je documenten digitaal op, dan heb je de extra kasten, mappen en folders niet meer nodig. Wat er dan nog wel aan papier is kun je dan vaak in minder dan twee mappen gaan bewaren. Je houdt zo veel ruimte over.

Tijdbesparing

Bij een papieren archief moet elk document in een map of folder worden geplaatst. Wil je dit een beetje overzichtelijk doen dan moet je ook elk type document zijn eigen plekje in je archiveringssysteem geven. Bij elk document moet je je dan afvragen in welke map of folder het document hoort. En deze mappen en folders moeten dan een naam krijgen en ergens geplaatst worden. Dit kost veel tijd en denkwerk. Sla je je documenten digitaal op, dan vind je ze veel sneller weer terug en online een foldertje erbij aanmaken kost je nog geen seconde werk.

Makkelijk terugvinden

Veel mensen gooien de papieren documenten op een stapel om er dan later nog maar eens naar te kijken. Heb je dan ineens een bepaald document nodig, dan wordt het zoeken! Het grote voordeel van een digitaal archief is dat het veel makkelijker is om documenten terug te vinden. Een eenvoudige zoekopdracht in het start-menu van Windows is bijvoorbeeld al voldoende om met trefwoorden een document of programma of email terug te vinden. Er zijn daarnaast ook vele software programma's beschikbaar die je meer zoekopties geven om je documenten snel en eenvoudig terug te vinden.

Waar en hoe sla je je digitale files op?

Er zijn verschillende manieren om digitale files en documenten te bewaren en archiveren:

• alles op een CD of DVD branden
• opslaan op een harde schijf (intern/extern)
• opslaan op een zogenaamde Cloud server (online opslag systeem) (extern)

Vaak bieden bedrijven de mogelijkheid om documenten op te slaan in een Cloud server opslag. Je hebt dan geen CD/DVD or harde schijven meer nodig. Vaak is zo'n opslag systeem in de Cloud ook beschikbaar vanaf buiten het bedrijf met een inlogsysteem. Het nadeel is wel dat een internet verbinding een must is.

Het opzetten van een digitaal archief

Wanneer je documenten stapel steeds groter wordt, of het nu in hardcopy of digitaal is, dan wordt het tijd om alles een plekje te geven. Maar hoe pak je dit nu het beste aan?

Documenten digitaliseren

De documenten die je in papier vorm hebt, zul je moeten gaan digitaliseren. De makkelijkste manier is om dit met behulp van een scanner te doen. Houdt er rekening mee dat sommige documenten tweezijdig zijn en dus ook tweezijdig gescand moeten worden.

Denk na over je indeling

Voordat je begint is het belangrijk om eerst goed na te denken hoe je je archief wilt opzetten: per jaar, per maand, per onderwerp, op nummer, of misschien combinaties hiervan. Ga eens door de documenten die je hebt verzameld heen en dan zul je een idee krijgen van de verschillende soorten documenten die er onder je ogen komen.

Documenten categoriseren en indelen

Verdeel je documenten over verschillende categorieën. Heb je veel categorieën, probeer deze dan te beperken en te kijken hoe je bepaalde categorieën het beste kunt combineren, Maak per categorie een folder aan via de Windows verkenner. Eventueel kun je binnen deze categorieën nog een verdere indeling maken per jaar of maand of onderwerpen binnen deze categorieën. Je kunt ook besluiten om eerst per jaar een folder te maken en daarbinnen per categorie en onderwerp.

Geef documenten een duidelijke benaming

Ook al zijn je mappen nog zo goed ingedeeld, als je je documenten geen duidelijke naam geeft, dan wordt het nog moeilijk om ze terug te vinden. Denk bijvoorbeeld eens na hoe je zou zoeken als iemand je zou vragen om een bepaald document terug te vinden na een aantal maanden. Zou je dan op onderwerp zoeken, of op datum? Denk hierover na wanneer je een naam geeft aan een document. Stel dat je voor meerdere mensen werkt en met veel documenten te maken hebt, dan is het handig om het onderwerp van het document in trefwoorden te benoemen met daarnaast de afkorting van de persoon van wie het document is en de datum waarop het document is aangemaakt. Zo kun je op verschillende manieren een document ook terugzoeken. Bijvoorbeeld: Piet Hein vraagt je een offerte te sturen aan Klaas-Jan op 10 maart 2015. Je document kan dan genoemd worden: "Offerte KlaasJan.PH.100315".

Bijhouden in een spreadsheet?

Misschien vind je het handig om een lijst bij te houden van waar je je documenten hebt opgeslagen. Soms krijgen documenten alleen een nummer en dit nummer is dan terug te vinden in een lijst waar alle gegevens van dat document instaan. Zo'n lijst kun je dan bijvoorbeeld bijhouden in een Excel sheet, waaruit je ook makkelijk kan filteren. Gebruik je dit systeem dan is het wel belangrijk om de spreadsheet ook meteen bij te werken wanneer er een nieuw document bij komt. Plaats de spreadsheet dan ook op je desktop, zodat je de lijst makkelijk kunt openen.