InfoNu.nl > Zakelijk > Management > Timemanagement; to-do-lijst (getting things done)

Timemanagement; to-do-lijst (getting things done)

Timemanagement; to-do-lijst (getting things done) In deze tijd waarin er steeds meer informatie op ons afkomt en alles steeds sneller en eerder lijkt te moeten gebeuren is het belangrijk om overzicht te houden. Een goede en duidelijke to-do-lijst kan hierbij helpen. Hoe gebruik je een to-do-lijst zo optimaal mogelijk en wat zet je er wel of juist niet op?

Overzicht houden

Veel zaken vragen onze aandacht, zowel op het werk als privé. Het is dan moeilijk om overzicht te houden. Vaak ga je dan over bepaalde zaken nadenken op momenten dat dit niet uitkomt of denk je meerdere keren over hetzelfde na. Dit kost extra tijd en energie. Een goede to-do-lijst kan helpen zaken los te laten en overzicht te houden.

Getting things done van David Allen

In de bestseller ‘Getting things done’ zegt David Allen ‘to-do-lijsten zijn vaak opsommingen van lopende zaken in plaats van overzichten van het werk dat moet gebeuren om die zaken af te handelen’. Veel mensen gebruiken hun to-do-lijst niet op de juiste manier. Ze verzamelen van alles (zowel werk als privé) en zetten dit op de to-do-lijst en leggen hetgeen dat moet worden gearchiveerd of worden gelezen eronder. Dit verzamelen is goed. David Allen noemt dit het verzamelen van de ‘losse eindjes’ en daar zit ons hoofd en onze omgeving (post, e-mails, voice mail et cetera) over het algemeen vol mee.

Het verzamelen van de’ losse eindjes’

De zogenaamde ‘losse eindjes’ bestaan uit alle gedachten in ons hoofd waar we iets mee moeten of willen doen, ‘opslagplaatsen’ als postbakjes, voice-recorders, onze elektronische inbox et cetera), verzoeken op het werk, nieuwe ingevingen et cetera. Eigenlijk alles waarover je een beslissing wilt of moet nemen. De eerste keer dat je dit gaat doen schrik je van de hoeveelheid losse eindjes die een mens in zijn/haar hoofd en omgeving heeft. Daarna is het een kwestie van onderhoud en kost het veel minder tijd en energie.

To-do-lijst

Veel to-do-lijsten zijn onvolledig of er staan niet de juiste dingen op. Een to-do-lijst is namelijk een lijst waarop zaken staan die gedaan moeten worden. Het is een lijst waarop de volgende actie staat. Als iets je te binnen schiet, binnenkomt via de voicemail of een andere opslagplaats, vraag je meteen af ‘moet ik hier nu iets mee of wil ik hier nu iets mee’. Zo nee, heel makkelijk, vergeten, weggooien of in het archief (stop in het archief bakje en ruim dit één keer per week op). Wil of moet je er wel iets mee, vraag je af welke volgende actie nodig is (dit geeft duidelijkheid en voorkomt dat je twintig keer hetzelfde mailtje moet lezen). Duurt de uitvoer van deze actie minder dan twee minuten, handel het dan meteen af. Duurt het meer dan twee minuten zet dan de volgende actie op de to-do-lijst of delegeer het.

Onderverdeling to-do-lijst

Om te voorkomen dat het doornemen van de to-do-lijst te veel tijd in beslag neemt is het goed deze onder te verdelen in meerdere categorieën, zoals een projectenlijst, een afwachtlijst, een ooit/misschien lijst (hier kunnen ook mooie dromen op staat en wensen/verlangens zoals een vakantie op Hawaï of gitaar leren spelen) et cetera. Je agenda is handig om te gebruiken voor alles wat op een specifieke dag of tijdstip moet gebeuren zoals vergaderingen, afspraken, verjaardagen en dergelijke. Sub-lijstjes zorgen ervoor dat je op sommige momenten ineens een heel rijtje zaken kunt afhandelen. Denk hierbij aan telefoontjes, boodschappen, kantoor/werk, thuis et cetera. Wees kritisch met leesmaterialen. Voor je het weet ligt er een enorme stapel leesvoer op je te wachten, waar je niet aan toekomt.

Sneller en beter werken

Met een leeg hoofd kun je sneller en beter werken. Een goede to-do-lijst is een mooi hulpmiddel om dit te bereiken. In eerste instantie kost het veel tijd en energie om alle losse eindjes te verzamelen en de juiste bestemming te geven. Maar uiteindelijk is het een stuk makkelijker werken met een goede en overzichtelijke to-do-lijst.

Lees verder

© 2013 - 2019 Opgroeien, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Timemanagment: het model van EisenhowerTimemanagment: het model van EisenhowerIn de moderne samenleving waarin we momenteel leven is tijd een steeds belangrijker begrip. Mensen hebben het druk en vo…
Timemanagement, nuttig en handigDe meningen over timemanagement zijn verdeeld en ook of het specifiek van deze tijd is. Feit is wel dat het handig is al…
Netflix: film of serie uit lijst 'Verder kijken' verwijderenNetflix: film of serie uit lijst 'Verder kijken' verwijderenGebruik je Netflix via je PC, laptop of tv-menu dan ben je waarschijnlijk bekend met de lijst 'Verder kijken'. Deze toon…
Snel en gemakkelijk je PC opschonenSnel en gemakkelijk je PC opschonenWanneer je bemerkt dat je computer behoorlijk trager begint te werken, wordt het tijd om je PC op te schonen. In drie ee…
Dertien wetten van effectief timemanagementTeveel te doen en te weinig tijd? Door een paar simpele trucs toe te passen kun je je tijd een stuk effectiever gebruike…
Bronnen en referenties
  • Allen, David Getting things done
  • Covey, R. Stephen Time management volgens Covey

Reageer op het artikel "Timemanagement; to-do-lijst (getting things done)"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Infoteur: Opgroeien
Laatste update: 06-11-2015
Rubriek: Zakelijk
Subrubriek: Management
Special: Management
Bronnen en referenties: 2
Schrijf mee!