Informatie in een proces

Een proces kan in dit verband ondermeer zijn een leerproces, kennisoverdrachtsproces, beslissingsproces, sollicitatieproces, ontwerpproces of een productie- of bouwproces. Beslissingen in een proces worden genomen op basis van beschikbare informatie. De kwaliteit van de informatie die wordt geïntegreerd in een proces is van wezenlijk belang. Deze kwaliteit is ondermeer afhankelijk van de actualiteit, volledigheid , snelheid en duidelijkheid van de informatie.

Informatie in een proces

In het begin van ieder proces moeten doelen worden geformuleerd en moet het gebied worden afgebakend. Voor het bereiken van de gestelde doelen is het nodig om systematisch de relevante informatie binnen het aangegeven gebied te verzamelen en te analyseren. Om deze werkzaamheden te stroomlijnen kan gebruik worden gemaakt van lokale, nationale of internationale standaardprocedures. Deze procedures bieden echter geen garantie voor het eindresultaat omdat niet zeker is dat de in het proces geïntegreerde informatie aan de verwachte kwaliteitscriteria voldoet. Om verrassingen te beperken wordt in de praktijk vaak gebruik gemaakt van informatie uit eerder onderzoek. Er bestaan en bestonden talrijke breed samengestelde commissies die in overleg en door onderhandeling wetten, regels, normen en richtlijnen opstellen en publiceren. Voor toepassing daarvan kan een adviseur of expert worden ingeschakeld die deze publicaties goed kan interpreteren of die zelf in staat is tot het uitvoeren van aanvullend wetenschappelijk onderzoek. Begrippen die relevant zijn voor de informatie in een proces zijn:
Aktueel
Volledig
Snel en duidelijk

Aktueel

Het is lang niet altijd zichtbaar of de tijdens een proces beschikbaar komende informatie aktueel is. Onderzocht dient te worden wat de waarde van de gevonden informatie op dat moment is. Kennis die lange tijd als vaststaand en als vanzelfsprekend geldt, kan namelijk plotseling waardeloos blijken te zijn ten gevolge van nieuwe ontwikkelingen of veranderde wetgeving. De automatische update-functie van computers is hiervoor een voorbeeld. Computers kunnen razendsnel onderzoeken of programma’s verouderd zijn. Voor de computer is dat noodzakelijk om de gebruiksmogelijkheden in stand te houden en de veiligheidsrisico’s te beperken. Het beoordelen van andersoortige eventueel schadelijke informatie is minder gemakkelijk. Het is dus van belang om tenminste de kennis op het eigen vakgebied op peil en dus aktueel houden. Dit kan via opleidingsinstituten en de media, maar ook door het raadplegen van websites. Bijvoorbeeld van nationale en internationale overheden waar actuele wet- en regelgeving en octrooiinformatie kan worden gevonden. Bepaalde informatie is gevoeliger voor veroudering dan andere. Informatie over natuur- en wiskunde zal minder snel achterhaald blijken dan wet- en regelgeving die door de politiek gemakkelijk is te beïnvloeden. Voortdurend alert blijven en het tijdens het proces systematisch eerst de informatie op hoofdlijnen en pas later op details checken. Nagaan of de beschikbare informatie nog steeds wordt ondersteund door derden en of er wellicht aanvullende of nieuwe informatie beschikbaar is.

Volledig

Alle voor het proces relevante informatie dient te worden geïntegreerd. Wezenlijke informatie mag niet ontbreken. Denk aan randvoorwaarden of omgevingsfactoren die bij het onwerpen van een plan, begroting, gebouw of product ontbreken. Het over het hoofd zien van cruciale informatie kan rampzalige gevolgen hebben. Denk hierbij aan investeringskosten, gebruiksmogelijkheden, veiligheidsaspecten en milieurisco’s. Zo is bijvoorbeeld bij het ontwerpen van een gebouwconstructie deugdelijke informatie nodig over de bodemgesteldheid op de locatie of moeten aspecten van een nieuwe bouwmethode of consequênties van toepassing van een nog onbekende installatietechniek onder de loep worden genomen.

Hoe kom je er achter dat er nog informatie ontbreekt of dat er eenvoudigere of goedkopere oplossingen mogelijk zijn? Ook hier geldt dat er systematisch, gefaseerd en van globaal (grof) naar gedetailleerd (fijn) te werk moet worden gegaan. Vaak wordt tijdens het proces aanvullende informatie gegenereerd. Het is uiteraard van belang dat ook deze informatie betrouwbaar is. Middelen om betrouwbare gegevens te genereren en zijn: verschillende berekenings- of beoordelingmethoden naast elkaar gebruiken en de resultaten daarvan met elkaar vergelijken, steekproeven doen en monsters nemen, meten, testen en enquêtes houden.

Als dit redelijk en mogelijk is een risicoanalyse uitvoeren. Alle mogelijke gevaren van het resultaat van het proces in beeld brengen en voor het wegnemen ervan oplossingen bedenken en doorvoeren. Om tot een goed ontwerp of beslissing te komen, is het nodig om alle criteria te ontwikkelen waaraan het ontwerp of de beslissing uiteindelijk zal moeten voldoen. Meestal zijn dit kwaliteitscriteria zoals kosten, gebruiks-, veiligheids- en duurzaamheidsaspecten die integraal in het ontwerp of de beslissing dienen te worden ‘verwerkt’. In het daarop volgende traject is het meestal zaak om overeeenstemming met derden over realisatie te bereiken. Dit kan op basis van aanvullend te generen informatie in de vorm van bijvoorbeeld plannen (zoals bouwplannen, distributieplannen, onderhoudsplannen), specificaties ( zoals productsbeschrijvingen, bestekken en tekeningen) juridische informatie, contracten en dergelijke.

Snel en duidelijk

Door internet raken we gewend aan een steeds hogere toegankelijkheid van informatie. We beschikken niet alleen over meer informatie maar we vinden die digitale informatie ook steeds sneller. De snelheid om over informatie te kunnen beschikken kan cruciaal zijn. Denk hierbij aan nieuwsberichten, informatie over het weer, wisselkoersen, de waarde van aandelen, opties en dergelijke. Alarmering bij rampen behoort tot een andere categorie. Bij een proces met korte looptijd is de snelheid waarmee kan worden beschikt over informatie uiteraard van groter belang dan bij een proces met lange looptijd. Informatie moet daarnaast duidelijk en taalkundig juist geformuleerd zijn, zodanig dat deze voor iedereen, ongeacht het scholingsniveau van de ontvanger, slechts voor één uitleg vatbaar en op de dus juiste wijze interpreteerbaar is.

Lees verder

• Kwaliteit van informatie
• Eigen methode boekhouden