InfoNu.nl > Zakelijk > Management > Het nut van processen beschrijven

Het nut van processen beschrijven

Het nut van processen beschrijven Elk bedrijf, firma of overheidsinstantie wil weten wat er binnen de organisatie gebeurt en hoe efficiënt de processen zijn. Hoe komt een product of dienst tot stand en welke mensen en apparatuur zijn er nodig om dit doel zo effectief mogelijk te bereiken. Ook is het belangrijk om te weten welk organisatiemodel het beste past bij het bedrijf. Er komt veel bij kijken om de concurrentie voor te blijven.

Procesmanagement

De laatste jaren komt men tot het besef dat het procesmanagement (BPM, Business Process Management) het hart van een organisatie vormt. Het procesgericht denken en handelen zijn de belangrijkste middelen van elke organisatie, zeker in de administratieve organisatie (ao). De processen worden doorgaans gemodelleerd met behulp van speciale software, hoewel dat niet strikt noodzakelijk is. Het procesgericht denken is afkomstig uit de industrie waar al sinds de jaren vijftig met processen wordt gewerkt. Procesmanagement is het continu verbeteren van bedrijfsprocessen. Elk bedrijfsproces heeft een levenscyclus die uit de twee volgende fasen bestaat:

De vormingsfase:

  • Benoemen (identificatie)
  • Ontwerpen
  • Inrichten
  • Implementeren

De uitvoeringsfase:

  • Beheren
  • Analyseren
  • Verbeteren

Veranderde procedure

De eerste fase vindt maar één keer plaats in tegenstelling tot de tweede dat ‘eeuwig durend’ is. Dat laatste is dan bij wijze van spreken omdat sommige processen verdwijnen en er weer nieuwe voor in de plaats komen. Het proces kan ook veranderen door vernieuwde regelgeving of een veranderde procedure.

Een voorbeeld voor het verdwijnen van een proces. Tot vorig jaar was het nodig om een vergunning aan te vragen voor het gebruik van een marifoon. Staatssecretaris Heemskerk heeft deze vergunning omgezet naar een systeem met een eenmalige meldings- en registratieplicht. Het proces voor het aanvragen van een vergunning is dus komen te vervallen.

Voordelen

Waarom processen beschrijven? Er zijn verschillende onderzoeken gedaan naar het nut van het beschrijven van processen dat alleen maar voordelen oplevert. Samengevat komt het hier op neer:

  • Verbetering van kwaliteit
  • Betere arbeidsomstandigheden
  • Afname vervelende taken door automatisering
  • Meer efficiënte stappen in het productieproces
  • Hogere productie per werknemer
  • Reductie personeel
  • Kostenvermindering
  • Risicovermindering
  • Tijdwinst
  • Snel inspelen op veranderingen

Communicatie

De communicatie met de medewerkers wordt door het beschrijven van processen sterk verbeterd. Als een proces goed is beschreven heeft dit alleen maar voordelen bij het inwerken van een nieuwe medewerker. Voor de werknemer is het belangrijk om te weten wat een proces inhoudt, welke bijdrage er van hem of haar verwacht wordt en wat het uiteindelijke doel is.

Kwaliteit

De kwaliteit van producten wordt grotendeels bepaald tijdens het proces. Wanneer de kwaliteit niet voldoende is kun je vaak in het proces al terugzien wat daar de oorzaak van is. Voor sommige kwaliteitscertificaten of audits is het vereist om je bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen. Een voorbeeld is de verplichte GBA-audit bij gemeenten. Dit is een kwaliteitskeurmerk voor het onderhoud van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Regelgeving

Wanneer bestaande regels in een proces zijn opgenomen kunnen ze eenvoudig worden aangepast in geval van nieuwe regelgeving. Het wordt meteen zichtbaar welke invloed zo´n nieuwe regelgeving heeft op het hele proces.

Inzichtelijk

Voor de organisatie levert het beschrijven van processen alleen maar voordelen op. De samenwerking tussen mensen, afdelingen, vestigingen en bijvoorbeeld externe organisaties wordt duidelijk en inzichtelijk gemaakt. Wanneer daarnaast ook taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden vastgelegd kunnen we altijd zien wie wat doet in het proces en wie verantwoordelijk is.

Processen

Organisaties werken vaak met organisatiemodellen. Een procesgericht model is het INK (Instituut Nederlandse Kwaliteit) en de meeste gemeenten hanteren een afgeleid model dat KO (Kwaliteitsmodel voor Overheidsorganisaties) heet.

Lees verder

© 2009 - 2019 Bertvdw, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Projectmatig werken vs. Continu verbeterenVerbeteringen doorvoeren in organisaties, het maken van projectplannen, uitvoeren en borgen daarvan. Projectmatig succes…
Collectieve acties en stakingenCollectieve acties en stakingenIn Nederland komen stakingen geregeld voor. Vaak is dit het gevolg van werknemers die ontevreden zijn. Wat zijn de regel…
Standaardisatie, functioneel of dooddoener?Het standaardiseren van processen is een veelgehoorde term, maar ook een term met een lading. Het werken volgens standaa…
WBSO en RDA subsidie: voor wie geldt de aftrek?WBSO en RDA subsidie: voor wie geldt de aftrek?De WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) is een subsidie in voor bedrijven. De RDA (Research en Development…
Wat houdt BiSL in?BiSL is een procesmodel die wordt gebruikt voor de professionalisering van functioneel beheer. De functioneel beheer is…
Bronnen en referenties
  • Business Proces Magazine
  • Kennisportal.com

Reageer op het artikel "Het nut van processen beschrijven"

Plaats een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Reacties

Bertvdw (infoteur), 24-09-2010 16:37 #4
Het beheren van (voorraad)bestanden kan gemakkelijk geautomatiseerd worden. Je kunt de verkooplijsten koppelen aan het voorraadbeheer. Het computerprogramma geeft aan wanneer er bestellingen gedaan moeten worden zonder zelf de vakken van het magazijn te controleren. Dit is een eenvoudig voorbeeld.
Zelf heb ik meegemaakt dat een document maar liefst zeven keer door de handen van werknemers ging. Had te maken met autorisering (stempeltjes en parafen). Dat werd teruggebracht naar twee keer. De werknemers kregen nu tijd voor andere werkzaamheden. In een proces dat beschreven is komen dit soort knelpunten eenvoudig naarvoren.

Sanne, 24-09-2010 14:18 #3
Het gaat om:
- afname vervelende taken door automatisering
- hogere productie per werknemer
- reductie personeel
Zou u deze voor mij willen toelichten?
Alvast bedankt.

Bertvdw (infoteur), 21-09-2010 13:54 #2
Je geeft niet aan welke genoemde voordelen je bedoelt. In grote lijnen kan ik wel zeggen dat inzichtelijkheid en transparantie van beschreven processen alleen maar voordelen opleveren. Dat is goed te zien in stroomschema's van BPM-modellerings-programma's die uit meerdere lagen kunnen bestaan. Je kunt elk onderdeel apart benaderen, analyseren en optimaliseren. De argumentatie zit in de samenhang van alle radertjes van een proces.

Sanne, 21-09-2010 10:34 #1
Voor mijn afstudeeronderzoek doe ik onderzoek naar het nut en de invloed van procesmatig werken. Dit artikel is zeker nuttig, maar ik vroeg mij af of ik ook enige toelichting op de voordelen zou kunnen krijgen. Het is mij namelijk niet helemaal duidelijk welke argumentatie er achter sommige van de genoemde voordelen zit. Als iemand mij hier meer informatie over kan geven, graag! Alvast bedankt.

Infoteur: Bertvdw
Laatste update: 17-10-2015
Rubriek: Zakelijk
Subrubriek: Management
Special: Bedrijfsprocessen
Bronnen en referenties: 2
Reacties: 4
Schrijf mee!