Het nut van processen beschrijven

Elk bedrijf, firma of overheidsinstantie wil weten wat er binnen de organisatie gebeurt en hoe efficiënt de processen zijn. Hoe komt een product of dienst tot stand en welke mensen en apparatuur zijn er nodig om dit doel zo effectief mogelijk te bereiken. Ook is het belangrijk om te weten welk organisatiemodel het beste past bij het bedrijf. Er komt veel bij kijken om de concurrentie voor te blijven.

Procesmanagement

De laatste jaren komt men tot het besef dat het procesmanagement (BPM, Business Process Management) het hart van een organisatie vormt. Het procesgericht denken en handelen zijn de belangrijkste middelen van elke organisatie, zeker in de administratieve organisatie (ao). De processen worden doorgaans gemodelleerd met behulp van speciale software, hoewel dat niet strikt noodzakelijk is. Het procesgericht denken is afkomstig uit de industrie waar al sinds de jaren vijftig met processen wordt gewerkt. Procesmanagement is het continu verbeteren van bedrijfsprocessen. Elk bedrijfsproces heeft een levenscyclus die uit de twee volgende fasen bestaat:

De vormingsfase:

• Benoemen (identificatie)
• Ontwerpen
• Inrichten
• Implementeren

De uitvoeringsfase:

• Beheren
• Analyseren
• Verbeteren

Veranderde procedure

De eerste fase vindt maar één keer plaats in tegenstelling tot de tweede dat ‘eeuwig durend’ is. Dat laatste is dan bij wijze van spreken omdat sommige processen verdwijnen en er weer nieuwe voor in de plaats komen. Het proces kan ook veranderen door vernieuwde regelgeving of een veranderde procedure.

Een voorbeeld voor het verdwijnen van een proces. Tot vorig jaar was het nodig om een vergunning aan te vragen voor het gebruik van een marifoon. Staatssecretaris Heemskerk heeft deze vergunning omgezet naar een systeem met een eenmalige meldings- en registratieplicht. Het proces voor het aanvragen van een vergunning is dus komen te vervallen.

Voordelen

Waarom processen beschrijven? Er zijn verschillende onderzoeken gedaan naar het nut van het beschrijven van processen dat alleen maar voordelen oplevert. Samengevat komt het hier op neer:

• Verbetering van kwaliteit
• Betere arbeidsomstandigheden
• Afname vervelende taken door automatisering
• Meer efficiënte stappen in het productieproces
• Hogere productie per werknemer
• Reductie personeel
• Kostenvermindering
• Risicovermindering
• Tijdwinst
• Snel inspelen op veranderingen

Communicatie

De communicatie met de medewerkers wordt door het beschrijven van processen sterk verbeterd. Als een proces goed is beschreven heeft dit alleen maar voordelen bij het inwerken van een nieuwe medewerker. Voor de werknemer is het belangrijk om te weten wat een proces inhoudt, welke bijdrage er van hem of haar verwacht wordt en wat het uiteindelijke doel is.

Kwaliteit

De kwaliteit van producten wordt grotendeels bepaald tijdens het proces. Wanneer de kwaliteit niet voldoende is kun je vaak in het proces al terugzien wat daar de oorzaak van is. Voor sommige kwaliteitscertificaten of audits is het vereist om je bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen. Een voorbeeld is de verplichte GBA-audit bij gemeenten. Dit is een kwaliteitskeurmerk voor het onderhoud van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Regelgeving

Wanneer bestaande regels in een proces zijn opgenomen kunnen ze eenvoudig worden aangepast in geval van nieuwe regelgeving. Het wordt meteen zichtbaar welke invloed zo´n nieuwe regelgeving heeft op het hele proces.

Inzichtelijk

Voor de organisatie levert het beschrijven van processen alleen maar voordelen op. De samenwerking tussen mensen, afdelingen, vestigingen en bijvoorbeeld externe organisaties wordt duidelijk en inzichtelijk gemaakt. Wanneer daarnaast ook taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden vastgelegd kunnen we altijd zien wie wat doet in het proces en wie verantwoordelijk is.

Processen

Organisaties werken vaak met organisatiemodellen. Een procesgericht model is het INK (Instituut Nederlandse Kwaliteit) en de meeste gemeenten hanteren een afgeleid model dat KO (Kwaliteitsmodel voor Overheidsorganisaties) heet.

Lees verder

• Hoe bedrijfsprocessen beschrijven
• Met welke software processen beschrijven