Eigen methode boekhouden
Wettelijk is bepaald aan welke administratieve verplichtingen bedrijven moeten voldoen. De belangrijkste verplichting is het aanleveren van jaarrekeningen aan de belastingdienst. Met behulp van een spreadsheet kan worden voldaan aan deze verplichting. Financiële bedragen kunnen daarmee op een simpele manier worden verwerkt tot een winst- en verliesrekening en een balans.Warning: Undefined array key 5 in /data/sites/web/interatenl/subsites/infonu.nl/include/config.inc.php on line 362
Boekhouden is verplicht
De belastingdienst wil jaarlijks inzage in de winst- en verliesrekening en de balans. Daarnaast vraagt de kamer van koophandel kleine ondernemingen om jaarlijks de balans te deponeren. Een boekhouding dient er natuurlijk ook voor om zelf inzicht te hebben in de financiële aspecten van de bedrijfsvoering. Dit inzicht is het meest helder als u zelf de jaarstukken produceert met behulp van een spreadsheet.- Spreadsheet Excel
- Belastingdienst
- Bank- en kasrekening overhevelen naar eerste blad
- Winst- en verliesrekening op tweede blad
- Balans op derde blad
Spreadsheet Excel
U beschikt mogelijk al over het programma Microsoft Office Excel. Dit is een zogenaamd ‘spreadsheet’, een breed toepasbaar rekenprogramma, dat u ook voor uw boekhouding kunt gebruiken. Het voordeel van dit programma is dat u het naar eigen inzicht en wensen kunt vormgeven en precies kunt volgen wat er gebeurt. Het resultaat is dus eenvoudig te controleren. In een spreadsheet zijn de rijen genummerd en de kolommen zijn alfabetisch aangegeven. Op de kruising van rijen en kolommen bevinden zich de cellen die kunnen worden ingevuld met getallen, teksten of met formules. Elke spreadsheet-programma beschikt over drie bladen (voor het wisselen van blad links onder in het scherm klikken). Op het eerste blad kunnen bijvoorbeeld bank- en kasbedragen worden verwerkt tot totaalbedragen per post. Het tweede blad is dan mogelijk voor de winst- en verliesrekening en het derde blad voor de balans.Belastingdienst
De structuur van de boekhouding wordt bepaald door de posten in de jaarstukkenbladen van de belastingdienst. Een accountant noemt deze posten (bijvoorbeeld lonen of huisvestingskosten) grootboekrekeningen. De jaarstukkenbladen zijn bij een eenmanszaak onderdeel van de persoonlijke aangifte inkomstenbelasting. Bij een besloten vennootschap (BV) zijn deze bladen onderdeel van de aangifte Vennootschapsbelasting. U vult alleen de posten in die relevant zijn. Bij de posten waarin de woorden ‘overig’ en ‘andere’ voorkomen kunnen een aantal onbelangrijke zaken worden gecombineerd (bijvoorbeeld bij overige personeelskosten en andere bedrijfskosten). Als u de door u ingevulde posten onder of bij elkaar zet ontstaat de winst- en verliesrekening en de balans. Voorafgaand aan het daadwerkelijk invullen van de jaarstukkenbladen gebruikt u het spreadsheet.Bank- en kasrekening overhevelen naar eerste blad
Voor het groeperen en optellen van de bedragen die horen bij de bovengenoemde posten kan het eerste blad van het spreadsheet worden gebruikt. Doel van dit blad is het verkrijgen van kolommen 'Bank' en 'Kas' met de totaalbedragen van elke relevante post (we gaan hier uit van 20 relevante posten).De relevante bedragen zijn te vinden op bankafschriften en in het kasboek of op nota's. In de cellen boven de kolommen (A t/m O) van het spreadsheet vult u bijvoorbeeld op rij 5 het volgende in:| Cel | Invoer | Toelichting |
|---|---|---|
| A5 | Nr | nummer van de post van de belastingdienst op het jaarstukkenblad |
| B5 | Naam | naam van de posten op het jaarstukkenblad relevant voor uw situatie |
| C5 t/m N5 | Maand | maandnummer 1, respectievelijk 2, 3, 4 ...... t/m 12 |
| O5 | Totaal | totalen van alle maandelijkse bedragen per post |
In de matrix gevormd door rijen 6 t/m 25 en kolommen C t/m N, worden later de bedragen ingevoerd die elke maand (of week) per post zijn uitgegaan (-) of of ingekomen (+). In kolom O op rij 6 t/m 25 ontstaan met de somfunctie de totaalbedragen die later met een beweging kunnen worden gekopieerd naar een kolom ‘Bank’ als onderdeel van de winst- en verliesrekening. De totalen van de maandelijkse kasbedragen op een andere plaats op dit eerste blad dienen volgens dezelfde aanpak een kolom ’Kas’ op te leveren.
Winst- en verliesrekening op tweede blad
In de cellen op rij 5 van het spreadsheet vult u wederom koppen in van de kolommen. U kunt dit doen zoals in onderstaande tabel is aangegeven.| Cel | Invoer | Toelichting |
|---|---|---|
| A5 | Nr | nummer van relevante post van belastingdienst op het jaarstukkenblad |
| B5 | Naam | naam van de relevant posten op de jaarstukkenbladen in uw situatie |
| C5 | Bank | de gekopieerde kolom ‘Bank’ van blad 1 |
| D5 | Kas | de gekopieerde kolom ‘Kas’ van blad 1 |
| E5 | Totaal | som van bank- en kasbedagen bij de betreffende post per rij 6 t/m 25 |
| F5 | Privé | het deel van het bedrag dat eventueel privé werd gebruikt |
| G5 | Zaak | het verschil van kolom E en F geeft de brutobedragen |
| H5 | BTW | het BTW-gedeelte van het bedrag van kolom G |
| I5 | Netto | verschil Zaak en BTW oftewel kolom G-H |
