Zakelijke teksten schrijven: misverstanden vermijden

Een schrijver van een beleidstekst dient zich voortdurend af te vragen of het voor de lezer wel duidelijk is wat hij schrijft. Hij wil immers, tenzij hij niet meer informatie kan of wil geven, dat de lezer zijn tekst begrijpt. Dat lange zinnen of moeilijke woorden de tekst voor een lezer onduidelijk (minder begrijpelijk) kunnen maken is bekend. Er zijn echter nog meer factoren die voor onduidelijkheden of misverstanden kunnen zorgen. Kennis van die factoren is noodzakelijk om misverstanden (onjuiste interpretatie) bij de lezer te kunnen voorkomen.

Het belang van duidelijke, goed leesbare zakelijke teksten

Soms worden er met opzet onduidelijke beleidsteksten geschreven. De schrijver van die beleidstekst mag, kan of wil niet meer informatie geven. Maar doorgaans wordt een beleidstekst geschreven met de bedoeling dat de lezers de tekst begrijpen.

Hoe schrijft u een duidelijke, goed leesbare beleidstekst? Door factoren die uw beleidstekst minder duidelijk maken te vermijden. Een aantal factoren die kunnen zorgen voor onduidelijke, minder goed leesbare teksten zijn u ongetwijfeld bekend: moeilijke woorden, te lange zinnen, onbekende afkortingen en het ontbreken van een duidelijk verband tussen de zinnen.

Er zijn ook minder concrete factoren die kunnen zorgen voor onduidelijke teksten en dus voor (mogelijke) misverstanden bij de lezers. Een schrijver van beleidsteksten die onduidelijkheden of misverstanden wenst te vermijden, dient ook met die factoren rekening te houden.

Ingebouwde beperkingen

In beleidsteksten komen niet zelden voorzichtige formuleringen voor, ook wel ingebouwde beperkingen genoemd, die te weinig relevante informatie voor de lezer bevatten. Een voorbeeld: We hebben besloten om voorlopig af te zien van een gerechtelijke procedure. De lezer wordt in het ongewisse gelaten. Hij wil waarschijnlijk weten tot wanneer wordt afgezien van een gerechtelijke procedure.

Ook de volgende zin roept ongetwijfeld vragen op bij de lezer: De kosten van het noodzakelijke onderzoek zullen in belangrijke mate door ons worden vergoed. Een lezer heeft, als een zin met een ingebouwde beperking niet gevolgd wordt door een verklaring, niets aan mededelingen als in beperkte mate, zo spoedig mogelijk, in zijn algemeenheid, tot op zekere hoogte, niet geheel en in principe.

Zo spoedig mogelijk, is dat binnen 24 uur, binnen een week, of ...? De mededeling in belangrijke mate biedt de lezer ook geen zekerheid. Voorkom dat de lezer met vragen blijft zitten. Dat kan door geen ingebouwde beperkingen te gebruiken bij het schrijven van uw beleidstekst.

Verhullend taalgebruik

In een beleidstekst over een onplezierig onderwerp worden niet zelden negatieve begrippen verzacht door enigszins vage termen (eufemismen) te gebruiken. Eufemismen bevorderen doorgaans niet de duidelijkheid van een beleidstekst. Ze zijn in beleidsteksten daarom ongewenst.

Zo wordt er in een beleidstekst niet geschreven dat er bezuinigd wordt op defensie. De minister schrijft in haar beleidstekst dat de uitgaven zullen worden getemporiseerd. En bij defensie is geen sprake van (massaal) ontslag, maar van (aanzienlijke) vermindering van het personeelsbestand.

Vage formuleringen

Soms zijn vage formuleringen in een beleidstekst wenselijk, bijvoorbeeld als politieke partijen op zoek zijn naar een politiek compromis. Vage formuleringen kunnen echter leiden tot een verkeerde interpretatie: de lezer stelt zich bij een woord of zin iets anders voor dan dat de schrijver bedoelt. Probeer vage formuleringen daarom zo mogelijk te vermijden. Licht een vage formulering toe, of vervang hem door een (meer) exacte formulering.

Voorbeeld: Het risico van een ongeluk in een kerncentrale is onaanvaardbaar groot. Is de kans dat er een ongeluk in een kerncentrale gebeurt onaanvaardbaar groot? Dat kan een juiste interpretatie zijn. Het kan echter ook zo zijn dat de schrijver de gevolgen van een ongeluk in een kerncentrale voor de omgeving onaanvaardbaar groot vindt.

Vage zelfstandige naamwoorden

Er zijn zelfstandige naamwoorden die niets zeggen. Ze hebben weinig inhoud. Zelfstandige naamwoorden die alleen maar 'vulling' zijn kunnen een zin onnodig vaag maken, reden om ze te vermijden.

Schrijf dus niet: Een verlaging in de belastingsfeer is dit jaar niet waarschijnlijk. Liever: Een belastingverlaging is dit jaar niet waarschijnlijk.

Schrijf dus niet: In een offerte moet ook het aspect van de reiskosten worden betrokken. Liever: In een offerte moeten ook de reiskosten worden betrokken.

Welzijnstaal

Welzijnstaal is de taal van de mensen die werken in de welzijnssector. De taal is overgenomen door ambtenaren en door werkers in de gezondheidszorg. Beleidsteksten met veel welzijnstaal zijn vaag, nietszeggend en voor sommige lezers irritant. Enkele voorbeelden van welzijnstaal: Ergens aan werken, Ik beleef dat heel anders, Ergens denk ik dat..., Ermee omgaan en Daar ben ik nog niet zo helder over.

Vermijd dergelijke formuleringen. Ze kunnen uw lezers irriteren of zelfs aan het lachen maken.

Het bereik van woorden en uitdrukkingen

Er ontstaan misverstanden als niet duidelijk is op welke delen van een zin een bepaald woord of een bepaalde uitdrukking betrekking heeft. In dit artikel staat bijvoorbeeld de volgende zin: Veel moeilijke woorden maken zinnen moeilijk leesbaar. Wil de schrijver zeggen dat uw beleidsteksten onleesbaar worden als u veel moeilijke woorden gebruikt? Wellicht wil hij zeggen dat er veel moeilijke woorden zijn die teksten, en dus ook uw beleidstekst, onleesbaar kunnen maken.

In beleidsteksten leest u weleens: Er zijn weinig concrete afspraken gemaakt. Ook deze mededeling kan leiden tot misverstanden. Immers, zijn er weinig afspraken gemaakt of waren die afspraken weinig concreet. Schrijf dus liever: Er zijn niet veel concrete afspraken gemaakt. Of schrijf liever: De afspraken die we gemaakt hebben, zijn weinig concreet.

Ook ogenschijnlijk duidelijke zinnen kunnen meerdere betekenissen hebben: De onderzoekers zoeken al heel lang naar meer betrouwbaar bewijsmateriaal. De kritische lezer zal zich afvragen of de onderzoekers al heel lang zoeken naar bewijsmateriaal, of dat onderzoekers al heel lang zoeken naar betrouwbaarder bewijsmateriaal.

Een zin of een woord met meer betekenissen kan dus leiden tot misverstanden (verkeerde interpretaties). Formuleer uw zinnen zo dat misverstanden worden voorkomen.

Lees verder

• Zakelijke teksten schrijven: persoonlijk schrijven