Hoe stel je een goede offerte op?

Een goede offerte opstellen is voor sommige mensen een behoorlijke klus. Met onderstaande stappen weet je hoe je een offerte opstelt en ook waar je op moet letten. Zorg ervoor dat jouw offerte eruit springt en het meest opvalt en toch professioneel overkomt!

Zorg voor voldoende informatie

Denk na over de behoefte van je klant. Naar welke voordelen is hij/zij op zoek? Welke investering is hij/zij bereid te doen?

Kies een duidelijke structuur

Opening en inleiding

Hier schrijf je de aanleiding voor je offerte. Stel je de offerte op naar aanleiding van een gesprek, verwijs hier dan naar.

Beschrijf huidige situatie van de klant

Beschrijf wat er in de huidige situatie van de klant ontbreekt, mist of waar er behoefte aan is. Wees hierbij niet negatief maar objectief.

Aanbieding van product of dienst

Presenteer hier je product zo dat het de oplossing is voor het geschetste probleem. Ga hierbij niet teveel in detail, het gaat er voornamelijk om dat de klant ziet wat de voordelen zijn om met jouw organisatie in zee te gaan. Denk bijvoorbeeld aan tijdbesparing, kostenbesparing, veiligheid, etc.

Prijs

Natuurlijk wil de klant ook het prijskaartje weten. Noem deze maar de prijs hoeft niet vetgedrukt of extra opvallend genoteerd te worden.

Afsluiting

Zorg voor een persoonlijk tintje in de afsluiting en stimuleer daarbij de klant om tot actie over te gaan. Hoe en wanneer kan de klant reageren?

Bijlagen

Denk bijvoorbeeld aan technische specificaties, betalingscondities, leveringsvoorwaarden, etc.

Maak de offerte makkelijk leesbaar

Wil je je onderscheiden van de standaard offertes, dan moet je wel wat aandacht besteden aan de formulering van je offerte:

• Houdt de zinnen concreet en begrijpelijk, maar ontwijk het gebruik van teveel vaktaal. Wees ook objectief in je taalgebruik, ga geen andere producten of bedrijven afkraken/vergelijken met dat van jou.
• Schrijf vanuit het perspectief van de klant
• Schrijf alsof de klant al besloten heeft gebruik te maken van het aanbod. Dit werkt namelijk drempel-verlagend.

Laat de offerte er aantrekkelijk uitzien

De lay-out is belangrijk voor het leesgemak van de klant. Kies een prettig lettertype, dat er wel zakelijk uitziet (bv. geen Comic Sans MS, dit is te speels). Times New Roman en Arial zijn goede lettertypes en laat het lettertype ook niet te klein zijn (11 of 12 punts). Gebruik duidelijke kopjes boven je tekst, ruime marges en witregels om je offerte een duidelijke structuur te geven.