Beleidsnota: communicatief en strategisch formuleren

Een schrijver van een beleidsnota moet communicatief formuleren. Zijn tekst moet voor alle lezers begrijpelijk zijn. Bovendien moet de tekst prettig leesbaar zijn en niet onnodig lang. Hij moet daarom duidelijk formuleren, gepast formuleren, aantrekkelijk formuleren en efficiënt formuleren. Hij moet bovendien ook strategisch formuleren. De tekst moet zo zijn geformuleerd dat zo mogelijk alle lezers van de beleidsnota, vaak met tegenstrijdige belangen, de in de beleidsnota genoemde voorstellen aanvaarden. Dat kan hij bereiken door bewust zo te formuleren dat de voorstellen vaag of voor meerdere uitleg vatbaar zijn.

Communicatief en strategisch formuleren

Een schrijver van een beleidsnota heeft een communicatief doel. Hij wil de lezers informeren over een beleidsprobleem en over de voorstellen om het probleem op te lossen. Om dat te bereiken formuleert de schrijver communicatief: hij schrijft een voor de lezers begrijpelijke tekst.

Een schrijver van een beleidsnota heeft tegelijkertijd ook een strategisch doel. Hij wil dat de de lezers de voorstellen om het beleidsprobleem op te lossen accepteren. Om dat te bereiken formuleert de schrijver strategisch: door argumenten te verzwijgen, schijnargumenten toe te voegen, passages te vervagen, enzovoorts probeert hij te bereiken dat alle lezers de voorstellen accepteren.

Communicatief en strategisch formuleren kunnen met elkaar in conflict komen. Een schrijver die communicatief mogelijk formuleert streeft immers naar een duidelijke en aantrekkelijke tekst, terwijl een schrijver die zo strategisch mogelijk formuleert doorgaans een minder duidelijke of minder aantrekkelijke tekst schrijft.

Een beleidsnota communicatief formuleren

Een schrijver van een beleidsnota moet natuurlijk correct formuleren. Taalfouten hoeven geen probleem te zijn bij het begrijpen van een tekst, maar de lezers kunnen er zich wel aan ergeren. Er zijn veel boeken in de handel waarin veel informatie is te vinden over over de juiste spelling en grammaticale vormgeving van teksten, reden om dit onderwerp hier niet te bespreken.

Een schrijver die zo communicatief mogelijk wil formuleren moet:

• duidelijk formuleren
• gepast formuleren
• aantrekkelijk formuleren
• efficiënt formuleren

Duidelijk formuleren

Een lezer die duidelijk formuleert maakt zinnen die de lezer kan verwerken. Hij gebruikt woorden die de lezer kent of die hij kan interpreteren. Zo kan hij voorkomen dat zijn informatie door de lezer verkeerd wordt begrepen.

Moeilijke zinnen

Zinnen kunnen moeilijk te begrijpen zijn vanwege hun lengte en/of hun complexiteit. Een voorbeeld van een lange en ingewikkelde zin:


Deze informatie kan ook vermeld worden in een aantal korte en eenvoudige zinnen. Bovendien moet bij elkaar staan wat bij elkaar hoort.


Zinnen kunnen ook ingewikkeld zijn omdat er veel ontkenningen in de zin zitten. Dat maakt de interpretatie van de zin lastig.


Het beschreven beleid moet voor de lezer voorstelbaar zijn. Zinnen waarin alleen het 'wat' vermeld wordt, en niet wie de handeling uitvoert, zijn minder voorstelbaar.

Moeilijke woorden

Lezers van beleidsnota's hebben doorgaans kennis van zaken. Toch is het aan te bevelen om niet onnodig moeilijke woorden te gebruiken. Dit bevordert het leesgemak van de lezer. Bovendien leidt het minder snel tot misverstanden.

Vaktermen
Vaktermen binnen de eigen organisatie zijn soms noodzakelijk. Wordt uw beleidsnota ook gelezen door lezers buiten uw organisatie, dan moeten vaktermen toegelicht worden. In het beleidsplan eerste klas van de NS staat vermeld:


De term hardware moet worden toegelicht. De lezer zou kunnen denken dat het te maken heeft met automatisering. Het toelichten kan bijvoorbeeld door de volgende zin toe te voegen:


Leenwoorden
Soms worden leenwoorden gebruikt om de lezer te imponeren. Vaak is het gebruik van leenwoorden onnodig. Ze kunnen vervangen worden door Nederlandse woorden.


Lange woorden
Lange woorden (vaak samenstellingen) maken het lezen moeilijk. Ze worden niet door iedere lezer herkend. Ook het gebruik van lange woorden kan vermeden worden.

Gepast formuleren

Het taalgebruik in beleidsnota's is doorgaans neutraal. Woorden met sterke positieve of negatieve connotaties (briljant, belabberd) ontbreken doorgaans. Ook beeldspraak wordt zelden gebruikt.

Al te direct taalgebruik kan de lezer afschrikken. Als het te pijnlijk is om direct te zeggen waar het op staat, biedt een eufemisme uitkomst.


De bij het schrijven van een beleidsnota gebruikte taal moet overigens passen binnen de cultuur van de organisatie. Veel ambtenaren zijn gewend om afstandelijke en ingewikkeld geformuleerde teksten te schrijven. Nieuwkomers die die gewoonte willen doorbreken, merken vaak dat hun teksten niet door iedereen serieus worden genomen.

Aantrekkelijk formuleren

Doorgaans blinken beleidsnota's niet uit door een aantrekkelijke formulering. Een schrijver van een beleidsnota moet er wel aandacht aan besteden, want het maakt een beleidsnota prettiger leesbaar.

Concreetheid

Concrete formuleringen zijn duidelijker en aantrekkelijker. Ook een schrijver van beleidsnota's moet zo concreet mogelijk formuleren.

Vermijden van naamwoordconstructies
Naamwoordconstructies maken een tekst formeler en abstracter. Herschrijving is doorgaans mogelijk.


Vermijden van de lijdende vorm
Ook het gebruik van de lijdende vorm maakt teksten formeler, reden dat ambtenaren er vaak gebruik van maken. Ook dan is herschrijving doorgaans mogelijk.


Een beleidsnota is veel prettiger leesbaar als er afwisseling is aangebracht in zinslengte en zinsconstructie.

Afwisseling van lange en korte zinnen
Vermijd het gebruik van veel korte zinnen achter elkaar, want dat maakt het lezen erg vermoeiend. Wissel lange zinnen (15-30 woorden) af met korte zinnen (7-15 woorden). Dat maakt een tekst prettiger leesbaar.

Afwisseling in de zinsvolgorde
Schrijf niet alleen zinnen in de standaardvolgorde onderwerp-persoonsvorm-rest. Zorg voor afwisseling, want ook dat maakt een tekst prettiger leesbaar.


Positief formuleren
Uw beleidsnota wordt ook aantrekkelijker als u positief formuleert. Beleidsnota's zijn doorgaans doelgericht. Ze lenen zich voor een positieve benadering. Het centraal stellen van de oplossing van het probleem maakt uw beleidsnota aantrekkelijker.

Efficiënt formuleren

Een beleidsnota moet niet langer zijn dan nodig is. Het lezen van een beleidsnota moet niet meer vergen van de kostbare tijd van medewerkers binnen de organisatie dan noodzakelijk is. Een schrijver van een beleidsnota moet daarom voorkomen dat zijn tekst een ondoordringbare woordenbrij wordt. Maak daarom efficiënt gebruik van woorden. Formuleer bondig. Een wijdlopige tekst is saai, formeel en zeurderig.

Vermijd omhaal van woorden

Vaak worden er onnodig veel woorden gebruikt.


Omhaal van woorden is overigens niet altijd onnodig. Slecht nieuws kan vaak beter gebracht worden met omhaal van woorden.

Zorg voor voldoende steunpunten

Om een efficiënte verwerking van de tekst mogelijk te maken, is het niet alleen belangrijk om bondig te schrijven. De tekst moet ook voldoende steunpunten bevatten, die het mogelijk maken dat de lezer snel informatie opneemt. Voorbeelden van steunpunten zijn onder andere:

• een duidelijke inhoudsopgave
• goed opgebouwde alinea's met heldere kernzinnen
• door signaaltekens herkenbaar gemaakte opsommingen

---

Een beleidsnota strategisch formuleren

Strategisch formuleren is een welbewuste inbreuk op de aan communicatief formuleren te stellen eisen. Een beleidsnota is een tekst waarin meerdere (groepen) lezers, vaak met tegenstrijdige belangen, zich willen herkennen. Een schrijver van een beleidsnota moet daarom zo formuleren dat zijn in de tekst genoemde beleidsvoorstellen voor iedereen aanvaardbaar zijn.

Strategische vaagheid

De schrijver kan 'strategische vaagheid' gebruiken om zijn tekst voor iedereen aanvaardbaar te maken. Hij maakt zijn formulering dan bewust vaag of voor meerdere uitleg vatbaar.

Gebruik van dubbelzinnige woorden

Het gebruik van dubbelzinnige woorden maakt een beleidsvoorstel voor meerdere uitleg vatbaar. Een lezer kan relevante beleidsopties opvatten als beleidsopties die serieus onderzocht moeten worden, terwijl een andere lezer slechts denkt dat het interessante beleidsopties betreft.

Gebruik van woorden met een ruime betekenis

Het gebruik van woorden met ene ruime betekenis maakt de in de tekst geformuleerde voorstellen aanvaardbaarder. Zo is 'rekening houden met zijn eisen' ruimer dan 'zijn eisen honoreren', en 'inspraak' een woord met een ruimere betekenis dan 'medezeggenschap'.

Vage tijdsaanduiding

Als een deel van de lezers wil dat het beleid snel moet worden uitgevoerd en een ander deel vindt dat het langzaam moet, dan kunt u schrijven dat het beleid op middellange termijn wordt uitgevoerd.

Gebruik van de naamwoordstijl

Door het gebruiken van de naamwoordstijl kunt u verhullen wie de handeling verricht. Als niemand zich verplicht voelt om daadwerkelijk te handelen, is de kans groot dat het voorstel wordt geaccepteerd.

Afzwakken van formuleringen

Een voorstel wordt eerder aanvaard als modale termen worden gebruikt. Vergelijk de volgende twee zinnen.

Gebruiken van eufemismen

Door eufemismen te gebruiken wordt een voorstel van zijn scherpe randjes ontdaan. U stelt in uw beleidsnota geen bezuinigingen voor maar ombuigingen, en u schrijft niet dat het beleid van de overheid heeft gefaald, maar dat de resultaten van het overheidsbeleid niet geheel conform de gewekte verwachtingen zijn.

Indirect meedelen

Soms is het niet verstandig om in een beleidsnota expliciet te vermelden dat ingrijpen noodzakelijk is. In plaats van 'De overheid moet ingrijpen om verdere vervuiling te voorkomen' kunt u bijvoorbeeld schrijven 'De vervuiling neemt zodanige vormen aan dat ingrijpen door de overheid onontkoombaar lijkt'.

Strategisch vermelden of verbergen

Een schrijver van een beleidsnota kan besluiten om bepaalde informatie prominent (erg duidelijk) te vermelden. De lezer heeft dan de indruk dat rekening gehouden wordt met zijn mening.

Hij kan informatie die hij wil verbergen zo vermelden dat het er wel staat, maar dat de lezer er waarschijnlijk overheen leest.

Gebruiken of vermijden van voorkeursplaatsen

Informatie die u prominent wilt vermelden, plaatst u in de kernzin van een alinea (vaak de eerste zin van een alinea). Wilt u informatie verbergen, dan kunt u de informatie vermelden aan het eind van de alinea, of in het midden van de alinea (de minst opvallende plek).

Het gebruik van signaaltekens

Door signaaltekens te gebruiken wordt een opsomming over (bijvoorbeeld) de gevolgen van nieuw beleid prominent vermeld. Wilt u dat juist vermijden, dan kunt u de opsomming onopvallend opnemen binnen een zin, gescheiden door komma's.

Vermelden van een concessie

Een schrijver kan in zijn beleidsnota expliciet vermelden dat hij terugkomt op een eerder ingenomen standpunt. Dat doet hij om tot overeenstemming te komen. Over andere voorstellen krijgt hij dan wellicht wel zijn zin.

Het opnemen van nuanceringen

Een voorstel kan acceptabeler worden gemaakt door in de tekst nuanceringen op te nemen.

Lees verder

• Beleidsnota: van vraag naar antwoord
• Beleidsnota: structuur met inhoud als uitgangspunt
• Beleidsnota: het schrijven van een beleidsnota