Hoe je e-mailgedrag je werkproductiviteit kan beïnvloeden

In de tijd dat brieven nog met de hand geschreven werden of met een typemachine getypt moesten worden, was communicatie een tijdrovende activiteit. Een e-mail daarentegen is binnen een mum van tijd verstuurd. Dus twijfelen we geen seconde en sturen alle e-mails de wereld in zonder erbij na te denken. En is dit nu een kwestie van gemak of toch ook tijdverspilling? We spenderen tijdens werktijd ook veel tijd aan het lezen en versturen van e-mails. Zoveel, dat het ten koste gaat van de werkproductiviteit.

De statistieken

Het Nationaal E-mail Onderzoek doet jaarlijks onderzoek naar het e-mailgebruik van de Nederlandse bevolking. Zo'n 1000 mensen worden ondervraagd. Het Nationaal E-mail Onderzoek constateerde onder andere het volgende:

• In 2013 begonnen 48% van de mensen hun dag met het openen van hun e-mail, in 2016 is dit wel minder geworden maar is dit nog steeds 33%.
• 30% van de e-mails die dagelijks verstuurd worden is in feite inhoudsloos.
• 68% van de ondervraagde bevolking geeft aan reclame/nieuwsbrieven liever via e-mail dan andere kanalen te ontvangen.

De statistieken geven aan dat veel van onze zakelijke communicatie via e-mail gaat. Het is immers snel geregeld om even een berichtje te sturen naar iemand.

Minder e-mail versturen is minder e-mail ontvangen!

30% van de e-mailberichten zijn inhoudsloos, het zijn berichten die we sturen met een korte reactie zoals: "dat is goed", "dankjewel", "ga ik doen". Het is geen actie, maar ook geen echte reactie, eigenlijk zinloos. Vooral als je erbij nadenkt dat de andere persoon ook weer reageert. In totaal zijn dit soort e-mails 30% van de e-mails die je dagelijks stuurt. Dit soort e-mails zijn zo tijdrovend dat het zo een paar uur per dag kan kosten. En de resterende taken die je die dag op kantoor nog moet doen? Die krijgen zo minder aandacht en moeten in minder tijd afgemaakt worden. Dit levert dan vervolgens weer stress op bij werknemers en ook werkgevers.

Wanneer verstuur je dan wel een e-mail?

Tijd om meer na te denken wat je aan e-mail verstuurt, al is het alleen maar om meer tijd in je dag te creëren voor andere werkzaamheden. Tegelijkertijd is e-mail wel een goede en efficiënte manier van communiceren wanneer je dit gebruikt voor het verstrekken van (belangrijke) informatie. Vooral als mensen iets met deze informatie moeten doen. Als de informative echter puur ter kennisgeving is dan is het wellicht beter om dit per telefoon of in persoon te mededelen, vooral als het om een handjevol personen gaat. Je verstuurt wel bij voorkeur een e-mail in de volgende gevallen:

• Wanneer je aan iemand informatie wil verstrekken
• Wanneer je informatie wilt inwinnen
• Het bevestigen van afspraken
• Wanneer je een antwoord wilt geven op een niet urgente en/of eenvoudige vraag
• Wanneer je wilt communiceren met mensen uit het buitenland met een andere tijdzone

Structuur in je werk aanbrengen

Als je structuur in je werk wilt (kunnen) aanbrengen zul je je taken moeten plannen en ze daadwerkelijk op het geplande moment moeten uitvoeren. Veel werk komt via de e-mail binnen, maar dit betekent niet dat je constant je mailbox in de gaten hoeft te houden. Dit leidt namelijk meer af dan je zou willen denken. Je kunt je tijd beter gebruiken om taken af te krijgen voordat je je mailbox opent voor nieuwe taken. Bekijk je mailbox bijvoorbeeld op vaste momenten in je dag (bijvoorbeeld 's morgens, na de lunch, in de middag). Daarnaast is het goed je te realiseren dat wanneer je vaak en snel op mails reageert, mensen dit van je gaan verwachten en zij dus vaker een mail sturen in plaats van langskomen of bellen. Ga je alleen op bepaalde momenten je e-mails langs, en schep je niet de verwachting dat je constant je e-mails bekijkt, dan zullen mensen die je mailen ook niet meteen een antwoord van je verwachten.

Voor elke taak het juiste moment kiezen

Als je je dagelijkse werkzaamheden zou moeten opdelen, dan kom je uit op de volgende taken:

• Routinematige handelingen (deze doe je snel en er is weinig denkwerk voor nodig)
• Geplande werkzaamheden (hier heb je wellicht concentratie en weinig afleiding voor nodig)
• Ad-hoc werkzaamheden (deze zijn niet te plannen, en komen tussendoor)

De geplande werkzaamheden waar concentratie en denkwerk voor nodig is zijn het lastigst in te plannen. Je hebt de tijd en stilte nodig om de werkzaamheden te kunnen verrichten. Maar dit is niet altijd op elk moment mogelijk. Allereerst zul je moeten uitvinden op welk moment van de dag je concentratie het best is en wanneer het rustiger is om deze taken te verrichten. Bewaar werkzaamheden waarbij je je moet concentreren dus voor die momenten in de dag. Je kunt deze klussen dan sneller en beter doen omdat je niet afgeleid wordt door andere werkzaamheden. Zet je e-mail uit en laat deze niet op de achtergrond zichtbaar zijn. Binnenkomende e-mails leiden teveel af.

De routinematige werkzaamheden kun je bewaren voor de overige momenten in de dag. Voor deze werkzaamheden heb je immers weinig concentratie en denkwerk nodig. De ad-hoc-werkzaamheden zijn niet te plannen, wat lastig kan zijn. Ze komen tussendoor en onverwacht en meestal per e-mail. Wat je wel kunt plannen is de tijd die je besteedt aan deze ad-hoc-werkzaamheden. Laat ad-hoc-taken niet de meest productieve momenten van je dag innemen.

Niet uitstellen, maar doen!

Niet elke klus is even leuk om te doen. En al helemaal niet als je de verkeerde soort klus op een verkeerd moment verricht. Wat je dan vaak gaat doen is bepaalde klussen uitstellen. Uitstellen werkt als een slechte motivatie voor jezelf en tegenover je collega's. Je gaat dan ook tegen de uitgestelde werkzaamheden opzien zodat ze in feite moeilijker worden om af te krijgen. Stel dus niet uit! Juist door de minder leuke taken meteen te doen of in je productiefste momenten, zul je er juist meer energie van krijgen omdat je tevreden bent dat het af is. Wat je kunt doen om uitstel te voorkomen is aan het begin van je dag een takenlijst maken van klussen die je die dag af wilt hebben. De moeilijkste taken komen bovenaan het lijstje. Het voelt dan goed wanneer je die taken weg kunt strepen.

E-mailetiquette

Ook bij het versturen van e-mail horen gedragsregels, oftewel e-mailetiquette. Langzaam maar zeker wordt een e-mail beschouwd als officiële correspondentie in het bedrijfsleven en dat betekent dat je je op dit gebied ook moet houden aan bepaalde regels.

• Raak je snel afgeleid door je e-mail? Open je e-mail dan niet meer dan drie keer per dag en het liefst op een vast tijdstip.
• Gebruik e-mail voor berichten die niet urgent zijn, verwacht namelijk niet van een ander dat die zijn e-mail wel snel leest/beantwoordt.
• Zet alleen personen in de cc van de e-mail als ze echt op de hoogte moeten zijn van een bericht. Niets zo afleidend en misleidend als in de cc genoemd staan van een e-mail met informatie die niet voor jou van belang is.
• Het sturen en doorsturen van kettingmails is (nog steeds) verboden.
• Beperk het schrijven/beantwoorden van e-mails buiten werkuren, tijdens weekends of vakanties.
• Gebruik je professionele e-mailadres alleen voor professionele doeleinden. Zo houd je privé en werk gescheiden en vermijd je spam.