Sollicitatiebrief: de basisregels

Een sollicitatiebrief is een schriftelijke sollicitatie en is het eerste contact met een werkgever. Het doel van een sollicitatiebrief is te worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Het is daarom belangrijk een opvallend goede brief te schrijven die tussen de andere brieven uitspringt. Wees origineel en zelfverzekerd. Dit artikel concentreert zich op de basisregels van het schrijven van een gerichte sollicitatiebrief. Hier volgen de basisregels van een gerichte sollicitatiebrief:

• AIDA-formule
• Schrijfstijl
• Opmaak

AIDA-formule

De AIDA-formule is een marketingterm en toepasbaar in een sollicitatiebrief.

• Attention: de sollicitatiebrief dient op te vallen tussen de andere brieven.
• Interest: wek interesse als kandidaat voor de vacature.
• Desire: de lezer wil kennis maken met de kandidaat.
• Action: tijd voor actie! De kandidaat wordt uitgenodigd voor een gesprek.

Schrijfstijl van een sollicitatiebrief

Een gerichte sollicitatiebrief wordt geschreven naar aanleiding van een vacature. Houdt die vacature goed in gedachte en schrijf specifiek voor díe vacature.

The do’s

• Formuleer kort en zakelijk en omschrijf zaken, als sterke eigenschappen en ervaringen, concreet.
• Probeer positief te schrijven en draai de rollen eens om en bedenk wat jou zou aanspreken in een sollicitatiebrief.
• Belangrijk is actieve werkwoorden te gebruiken en zoveel mogelijk in de tegenwoordige tijd te schrijven.

The don’ts

• Voorkom spelfouten, want brieven met spelfouten worden direct aan de kant geschoven.
• Het gebruik van “ik” is onvermijdelijk en mag gebruikt worden. Probeer het echter niet te vaak te gebruiken.
• Om professioneel over te komen mag de schrijfstijl niet afwisselend informeel en formeel zijn. Gebruik dus geen spreektaal.
• Zoek synoniemen voor woorden die regelmatig terug komen om herhaling te voorkomen.
• Alleen afkortingen zoals, drs., mr. en t.a.v., om een brief aan iemand te richten mogen gebruikt worden. In de sollicitatiebrief zelf mogen geen afkortingen staan.
• Voorkom ook het gebruik van verkleinwoordjes.

Opmaak van een sollicitatiebrief

Officiële regels betreffende de opmaak bestaan niet (meer). Zorg in ieder geval voor een getypte sollicitatiebrief waarin duidelijk gemotiveerd wordt waarom er gesolliciteerd wordt.
Een opmaak die makkelijk toe te passen is, heeft drie alinea’s, namelijk: inleiding, middenstuk en slot. Naast de drie alinea’s dienen er nog andere zaken vermeldt te worden. De volledige opmaak van een sollicitatiebrief bestaat uit de volgende onderdelen:

• Adressering
• Plaatsnaam en datum
• Betreft/onderwerp
• Aanhef
• Inleiding
• Middenstuk
• Slotzin
• Afsluiting
• Bijlagen

Ieder onderdeel wordt verder kort besproken.

Adressering

Een sollicitatiebrief begint met het eigen adres. Let erop dat de woonplaats in hoofdletters vermeld wordt. Het telefoonnummer, faxnummer en e-mail adres komen alle drie in het CV. Onder het eigen adres komen de naam, (eventueel) academische graad, instelling en eventueel de afdeling, van de geadresseerde. Wordt de sollicitatiebrief gericht aan een persoon bij een instelling, dan wordt eerst de instelling en eventueel de afdeling en dan de naam van de betreffende persoon vermeld. ‘Ter attentie van’ voor de persoonsnaam is overbodig. Zet verder alle informatie direct onder elkaar.

Plaatsnaam en datum

Dan volgt de plaatsnaam en datum. De enige en correcte manier is:
Eindhoven, 20 oktober 2007

Betreft / onderwerp

Betreft beschrijft het onderwerp, namelijk de vacature en een eventueel vacaturenummer. Na 'betreft' komt een dubbele punt. Na de dubbele punt wordt er begonnen met een kleine letter.

Een voorbeeld:
Betreft: vacature projectmanager.

Aanhef

De aanhef is standaard, zoals ‘Geachte heer/mevrouw …’. Op de puntjes wordt de achternaam zonder voorletters ingevuld. Voorkom afkortingen in de aanhef.
Bij namen met een voorzetsel, krijgt het voorzetsel een hoofdletter. Dus:
Geachte heer De Vries,

Inleiding

• Misschien logisch, maar het feit dat er wordt solliciteert dient in de inleiding te staan.
• Naar welke functie wordt gesolliciteerd.
• Hoe bent u op de hoogte gekomen van de vacature.

Middenstuk

• Omschrijf op welke manier er wordt voldaan aan de eisen. Doe dit aan de hand van bijvoorbeeld sterke eigenschappen of ervaringen.
• Waarom er gesolliciteerd wordt naar juist die functie voor dat bedrijf.

Slot

Het slot omvat een slotzin van de sollicitatiebrief. Een voorbeeld:
Graag wil ik mijn brief in een gesprek nader toelichten.

Afsluiting

Zorg dat de afsluiting in dezelfde stijl wordt geschreven als de aanhef. Twee keuzes (afhankelijk van de aanhef) voor een afsluiting zijn: Hoogachtend of Met vriendelijke groet, gevolgd door een komma. Een voorbeeld:

Hoogachtend,

(handtekening)

S. Leplat

Bijlagen

Als laatste onderdeel van de sollicitatiebrief worden het aantal bijlagen vermeld en de titels van de bijlagen. Altijd wordt tenminste het curriculum vitae toegevoegd als bijlage.