Virtual assistant: thuiswerker met toekomst

De arbeidswereld verandert voortdurend. Anno 2018 wordt van werknemers meer dan ooit flexibiliteit gevraagd. Banen veranderen, net als ondernemersprofielen. Steeds vaker worden verdienmodellen aangeboden waarbij, door de hedendaagse communicatietechnieken, de aanwezigheid op een bepaalde plaats niet langer vereist is. Zo kan de virtual assistant een thuiswerker met toekomst zijn. De secretaresse oude stijl maakt plaats voor de ZZP'er of freelancer met meerdere opdrachtgevers.

Virtual assistant: flexibele helper voor meerdere opdrachtgeverss

‘Virtual assistants’ zijn werknemers die naar behoefte worden ingezet, en die simpel virtueel via internet, e-mail en telefoon worden begeleid. Afgerekend wordt er volgens een gunstig en transparant uurtarief. Dit maakt outsourcing eenvoudig planbaar en bespaart ondernemers tijd en geld. Zowel eenmalige taken als voortdurend terugkerende routinetaken kunnen worden uitbesteed aan virtual assistants. Het werkproces is daarbij duidelijk gedefinieerd en gestandaardiseerd, zodat coaching van de assistant maar weinig inspanning vergt. Om de voortgang van het werk te kunnen controleren, ontvangt de opdrachtgever tijdens het werk regelmatig statusupdates en tussentijdse rapporten.

Welke activiteiten kunnen ondernemers uitbesteden?

De volgende activiteiten kunnen ondernemers onder meer uitbesteden aan virtual assistants (geen uitputtende opsomming):

• de financiële administratie, bijvoorbeeld in Moneybird, een online boekhoudprogramma;
• marktonderzoek en enquêtering
• ondersteuning bij sociale media-activiteiten
• de bouw van websites
• het maken van online video's
• onderhoud content-management- en winkelsystemen
• OnPage Seo
• klantondersteuning via telefoon, e-mail, messenger en sociale media
• grafiek- en beeldbewerking

Werkzaamheden niet afhankelijk van plaats of tijd

De werkzaamheden van een virtual assistant, kortweg VA, kunnen onafhankelijk van plaats of tijd worden uitgevoerd. Soms reizen de 'virtuele medewerkers' de hele wereld over en verdienen ze onderwijl met hun laptop voor meerdere relaties hun inkomen. Anderen houden het dichter bij huis, maar ook dan komt het voor dat men zijn opdrachtgever nog nooit persoonlijk ontmoet heeft. De contacten worden dan meestal gelegd via Skype en email. Gaat de opdrachtgever akkoord met de offerte, dan ontvangt de VA zijn inloggegevens, zijn betaling wordt geregeld en hij kan aan de slag.

Opdrachtgevers kunnen zich concentreren op kernactiviteiten

De werktijd van menig (startende) ondernemer is te waardevol om te verspillen aan routinematige activiteiten! Met name tijdrovende maar eenvoudige werkzaamheden zoals klantsupport, onderzoek en het onderhoud van de website, kan heel goed worden gedelegeerd door outsourcing. Daardoor kan de ondernemer zelf zich concentreren op zijn kernactiviteit, terreinen die de waarde van zijn bedrijf bepalen. Want juist daar zijn diens kwaliteiten als ondernemer het meest gewenst.

Niet gebonden aan vaste werkplek

Ondernemers kunnen dankzij moderne communicatietechnologieën overal ter wereld met virtual assistants werken. Of ze nu op zakenreis zijn of op vakantie. Ze houden altijd zicht op hun bedrijfsactiviteiten en de juiste uitvoering van werkzaamheden wordt vrijwel uitsluitend virtueel gecontroleerd. Als de omstandigheden het toelaten, kan men met behulp van een notebook of smartphone zelfs taken vanaf een strandstoel op het strand uitbesteden.

Als freelancer of ZZP’er van huis uit werken

Het inhuren van nieuwe medewerkers kost ondernemers tijd en geld. Een ‘virtual assistant’ heeft geen werkplek in het bedrijf nodig omdat die als freelancer of ZZP’er van huis uit werkt. Ondernemers hoeven zich dus geen zorgen te maken over het huren van kantoorruimte, over eventuele reiskosten of andere personeelskosten. Alles is al inbegrepen in de prijs. Ook de tijdrovende rekrutering van nieuwe medewerkers kan achterwege blijven. Dat gebeurt allemaal door het bureau dat de outsourcing voor het bedrijf organiseert.

Thuiswerkers kunnen snelle ondersteuning bieden op piekmomenten

Of het nu gaat om de introductie van een nieuw product, de update van internetsoftware of het klassieke kerstpatroon, steeds weer kampen ondernemers met tijdelijk personeelstekort. Door een beroep te doen op virtual assistants, kunnen ze onmiddellijk en flexibel reageren op een verhoogde arbeidsbelasting. Zo voorkomen ze dat het werk hen boven het hoofd groeit en vermijden ze overmatige stress en de beruchte burn-out.