De virtuele secretaresse

We zijn gewend dat een secretaresse zich op kantoor bevindt, haar kamer in de buurt van die van de manager. Dichtbij, zodat de manager op elk gewenst moment, de secretaresse kan aanspreken om een klusje op te knappen.

De nieuwe secretaresse is mobiel

Vanuit Amerika is er een nieuwe trend in opkomst: de "virtual assistant". De virtual assistant is een secretaresse op afstand. De trend wordt populair omdat huidige managers in het bedrijfsleven ook niet altijd meer een vaste werkplek hebben. Zij hebben geen secretaresse meer nodig die aan een bureau in een kantoor zit. Een kantoorruimte wordt niet meer gebruikt, huurkosten worden uitgespaard. In het huidige tijdperk van mobiele telefoon en mobiel internet is alles overal mogelijk. Waar de directeur of manager vanuit zijn huis, hotel of bij een zakenrelatie werkt, kan de secretaresse op afstand vanuit haar eigen huis werken.

Thuiswerken, ideaal voor moeders

Ook van de kant van de secretaresses is er veel belangstelling voor werken op afstand. Werk en zorg combineren is belangrijk, wanneer vrouwen in de kleine kinderen zitten. Thuiswerken is dan gemakkelijk en goed te doen, wanneer men een aparte werkkamer heeft om zich rustig even terug te trekken als men moet telefoneren. Belangrijk is wel dat de beller absoluut niet het idee moet hebben dat hij of zij niet naar een kantoor, maar naar een woonhuis belt. Zo zijn huilende kinderen op de achtergrond niet gewenst tijdens het telefoneren. Een thuiswerkende secretaresse zal ook de beschikking moeten hebben over een computer, internetaansluiting en zakelijike telefoon. De eventuele correspondentie die zij uitwerkt voor een manager kan voorzien worden van een digitale handtekening en door de secretaresse worden gepost of per mail worden verzonden. Voor het overige werk zal er meestal gebruik gemaakt worden van mailverkeer.

Bedrijf voor virtual assistents

MoneyPenny.nl is het eerste Nederlandse bedrijf wat assistentes levert voor secretariële diensten op afstand. Het bedrijf is zeer enthousiast over de mogelijkheden die een virtual assistent biedt. Onder andere is het voor bedrijven mogelijk alleen een assistente in te huren wanneer zij er een nodig hebben. Zo worden kosten uitgespaard. Inmiddels is gebleken dat mensen die thuis kunnen werken productiever zijn. Zij worden niet opgehouden door collega’s die een praatje willen maken en hoeven geen eindeloze vergaderingen bij te wonen, die massa’s tijd opslokken. Wellicht is er naast MoneyPenny een mogelijkheid voor secretaresses om freelance aan de slag te gaan als secretaresse op afstand. Secretaresses kunnen ook diverse banen combineren, wanneer managers geen fulltime ondersteuning nodig hebben.

Zet deze trend door?

Of deze trend een doorslaand succes wordt in Nederland valt nog wel te bezien. De meeste managers bevinden zich nog steeds gewoon op kantoor. Veel managers zijn nog geneigd hun secretaresse dicht in de buurt te willen hebben, zodat zij altijd een oogje in het zeil kunnen houden en de secretaresse ter plekken opdracht kunnen geven om opdrachten uit te voeren. Veel bedrijven maken wel al gebruik van (vaak freelance) notulistes, die alleen voor de vergadering die genotuleerd moet worden naar het bedrijf komen, maar de notulen thuis uitwerken.