Het opstellen van een effectieve sollicitatiebrief

Een effectieve sollicitatiebrief is opvallend, professioneel, duidelijk van opbouw en kort van stof. Het grootste gevaar bij het schrijven van een sollicitatiebrief is er zomaar vanuit gaan dat deze gelezen wordt. Veel sollicitaties gaan digitaal, waarbij een grote hoeveelheid sollicitanten in een korte tijd bekeken wordt. Een sollicitatiebrief wordt vaak nog wel geopend, maar een grote hoeveelheid tekst of een standaardopening zorgt er voor dat de brief net zo snel weer weggeklikt wordt, nog voordat deze helemaal is doorgelezen. Door het opstellen van een effectieve sollicitatiebrief wordt de kans op succes dan ook vergroot.

Zorg voor een sollicitatiebrief die gelezen wordt

Het belangrijkste van een effectieve sollicitatiebrief is dat de brief zelf opvallend is. Afhankelijk van het bedrijf zijn hier verschillende opties in. Het gebruik van kleuren kan bijvoorbeeld bij sommige bedrijven effectief zijn, terwijl dit juist bij andere bedrijven afschrikt. Men kan zich voorstellen dat juist bedrijven uit de creatieve sector dergelijke ideeën waarderen. Een digitale sollicitatiebrief kan ook op een andere wijze opvallend zijn, bijvoorbeeld door alleen een link te bevatten naar een eigen website; een van de mogelijkheden bij digitaal solliciteren. Een andere manier van opvallen is wellicht juist weer een zeer traditionele opbouw en uitstraling, of een duidelijke, ongebruikelijke en persoonlijke openingszin. Voor het opstellen van een effectieve sollicitatiebrief is gelukkig niet veel talent of kunde nodig; het volgen van een aantal regels zorgt al voor een verhoogde kans om gelezen te worden.

Adresgegevens en aanhef

Begin altijd met je eigen adresgegevens, gevolgd door de gegevens van het bedrijf waar je solliciteert. Dit laatste doet wellicht ouderwets aan bij een digitale sollicitatie, echter geeft het wel een duidelijke formele en professionele uitstraling aan de sollicitatiebrief. Daarnaast laat het ook zien dat je de moeite hebt genomen om dit bedrijf een aparte brief op te stellen, waar veel sollicitatiebrieven juist generiek opgesteld zijn om voor meerdere sollicitaties tegelijk gebruikt te kunnen worden. Let op bij het vermelden van de adresgegevens; in sommige gevallen wordt er gekeken naar de wijk waar je woont aan de hand van de postcode. Mocht deze wijk berucht zijn vanwege incidenten of een uitzonderlijk hoge armoede is het wellicht verstandig om het adres weg te laten of te solliciteren via een ander adres.

Aanhef

Na de adresgegevens benoem je je eigen woonplaats gevolgd door een komma en de datum van sollicitatie. Het onderwerp van de sollicitatiebrief wordt kenbaar gemaakt door een nieuwe regel met het onderwerp; "betreft de vacature ..." Een nieuwe regel bevat de aanhef:

• Geachte ....,
• LS, (Bij een onbekende geadresseerde)

De inleiding van de sollicitatiebrief

De inleiding van de brief is het belangrijkste gedeelte. Hierin wordt bepaald of de lezer verder kijkt of de brief terzijde legt. De eerste regel moet dan ook een pakkende, originele en persoonlijke regel zijn. Kies hierbij bijvoorbeeld voor een uitleg van jezelf, bijvoorbeeld: "Ik ben een assertieve, prestatiegerichte analyticus, ...". In het voorbeeld blijkt al dat hier niet gekozen is voor een bewoording waar iedereen zich in kan vinden; een dergelijke generieke beschrijving trekt dan ook geen aandacht. De lezer kan het met het voorbeeld eens zijn, of kan het hier niet mee eens zijn. De aandacht is in ieder geval getrokken. Wees je er wel bewust van welke beschrijving je bij welk bedrijf kiest; de beschrijving uit het voorbeeld is natuurlijk minder geschikt voor een baan bij een kinderboerderij. Anderzijds hoeft de eerste regel geen beschrijving van jezelf te zijn, een andere opvallende regel is ook een optie.

Waarom deze baan?

Geef in de inleiding aan waarom je de baan wilt hebben en hoe je weet dat deze baan beschikbaar is. Eventuele informatie die je nog extra rondom de baan gevonden of opgevraagd hebt kun je hier ook in vermelden. Dit geeft in ieder geval aan dat je bereid bent moeite te doen voor de functie. Geef in ieder geval duidelijk aan welke aspecten aan het bedrijf jou specifiek aanspreken. Waarom een managementfunctie bij H&M en niet bij ZARA?

De argumentatie in de sollicitatiebrief

In de volgende alinea komt het aan op het verkopen van jezelf. Waarom ben jij geschikt en wat kun jij voor het bedrijf betekenen? Dit hoeft niet altijd te zijn wat in de omschrijving van de vacature staat; als je hier ruimte in ziet kun je beschrijven wat je nog kunt toevoegen aan de functie of het bedrijf. Wellicht kun je hier zelfs appelleren aan de positionering van het bedrijf en wat je hierin kunt betekenen. Koppel zoveel mogelijk hiervan aan je eigen ervaringen, je eigen beoordelingen en je eigen opleidingen. Laat zien waarom jij zo'n uitgesproken profiel hebt en waarom je beter bent dan de andere kandidaten. Gebruik desnoods citaten van beoordelingen op Linkedin als beschrijving van je kwaliteiten. Let wel op dat je niet te algemeen wordt; gebruik alleen die dingen die je profiel juist scherper en meer uitgesproken maken. Als je jezelf verkoopt als assertief en cijfermatig sterk, gebruik dan de ervaringen, opleidingen en beoordelingen die jou in die richting karakteriseren. Het grote gevaar is om jezelf toch als een allemansvriend te presenteren. Doe dit niet, iedereen doet dit al. Blijf jezelf presenteren als een duidelijk karakter, als een sterke persoonlijkheid.

Afronding

Sluit de brief af met de mededeling dat je graag een persoonlijk gesprek zou willen hebben. Eventueel kun je in de afronding nogmaals een sterk punt van jezelf benadrukken, pas echter op dat je hier niet nogmaals je hele argumentatie gaat herhalen.

Afsluitende uitnodiging

Krachtige en formele zinnen zijn bijvoorbeeld:

• Graag zou ik mijn CV in een persoonlijk gesprek verder willen toelichten
• Graag zou ik uitgenodigd willen worden voor een sollicitatiegesprek om mijn kwaliteiten verder toe te lichten
• In een persoonlijk gesprek kan ik mijn meerwaarde verder toelichten
• Gezien mijn kwaliteiten denk ik bij de vacature aan te sluiten. Graag zou ik dan ook willen verzoeken om een persoonlijk gesprek

Ondertekening

De ondertekening van de brief is het makkelijkste onderdeel; hierin zijn veel standaardzinnen te vinden:

• Met vriendelijke groet,
• Hoogachtend,
• In afwachting van uw antwoord verblijf ik,
• Erop vertrouwend dat u volledig bent geïnformeerd, verblijf ik

Plaats onderaan een handtekening, of een digitale handtekening met daaronder je eigen naam. Een CV als bijlage is aan te raden, vermeld deze geheel onderaan de brief