Een perfecte vacature opstellen: tips & trucs

Op zoek naar een nieuwe medewerker? Of zoek je iemand als tijdelijke vervanging? Geschikte medewerkers vinden op de arbeidsmarkt is geen gemakkelijke klus. Een goed aanwervingsbeleid, met vervolgens de selectie van de medewerker, start bij de opmaak van een goede en aantrekkelijke vacature. De inhoud, lay-out en beschrijving van de vacature zal doorslaggevend zijn en bepalen hoeveel en welke kandidaten zich voor de functie aandienen. Bij het schrijven van een vacature hou je best rekening met een paar algemene regels. Stel jezelf de juiste vragen om te bouwen aan de perfecte vacature voor de aanwerving van een medewerker.

Is er een vacature nodig in uw bedrijf?

Alvorens je een vacature gaat plaatsen, doe je er goed aan om heel goed na te denken of de vacature echt wel nodig is. Neem de personeelsplanning bij de hand. Op basis van deze planning kan je kijken welke competenties en profielen je nodig hebt de komende periode. Een goede voorbereiding en inzicht in de planning kan een foute of overbodige aanwerving voorkomen. Denk ook na over baanverschuivingen, promoties, doorgroeimogelijkheden enzovoort. Met enige creativiteit kan je het personeelsprobleem eventueel oplossen zonder een aanwerving. Of je hebt – na het schuiven met personeel – een vacature die misschien gemakkelijker in te vullen valt.

Welk soort vacature kan je aanbieden?

In de regel zijn er twee soorten vacatures beschikbaar. Enerzijds een uitbreidingsvacature, waarbij je een extra medewerker in een bestaande functie zoekt of gewoonweg de creatie van een compleet nieuwe functie. Anderzijds bestaan er ook vervangingsvacatures om een vertrekkende medewerker te vervangen. Vaak wordt bij een vertrekkende medewerker eerst gekeken of er intern niet kan worden geschoven met het personeel. Op deze manier kan je eventueel als baas een besparing doorvoeren.

Bepaal de selectiecriteria voor je vacature

Bij deze stap ga je bepalen wat de verwachtingen van de nieuwe medewerker moeten zijn of aan welke criteria hij of zij moet voldoen. Er zijn een aantal vragen die moeten worden ingevuld bij het bepalen van de selectiecriteria. Over welke talenten zal de nieuwe medewerker moeten beschikken? Zijn diploma’s belangrijk? Moet hij over bepaalde specifieke competenties beschikken? Wat zijn de verloningen en extralegale voordelen? Het is belangrijk om de huidige medewerkers te betrekken bij het opmaken van een vacature. Op deze manier creëer je een draagvlak en achteraf de minste kritiek moest je toch de verkeerde medewerker aangetrokken hebben.

Definieer of je intern of extern publiceert

Bepaal of je de vacature intern of extern gaat verspreiden. Indien je intern verspreidt, ga dan na wat de procedures zijn. Voor een externe verspreiding moet je bepalen of je dit via een lokaal streekblad, via Facebook, via bepaalde banenwebsites of via nog andere media gaat doen.

Belangrijk: de vacature opstellen

Een vacature opstellen is geen gemakkelijke klus. Je gaat elementen opnemen om een zo ruim mogelijke doelgroep aan te spreken. Een goede vacature heeft quasi steeds dezelfde onderdelen.

Een goede en duidelijke inleiding

Bij een vacature begin je eerst je bedrijf voor te stellen. Meld waar het gelegen is, de naam van de sector, het aantal medewerkers enz. Vermeld ook wat de missie en de uitdagingen van het bedrijf zijn. Je kan bijvoorbeeld melden dat het bedrijf in de toekomst gaat uitbreiden, wat dan weer een positief effect kan hebben op de responsgraad.

Reden van de vacature

In deze rubriek kan je vermelden waarom je op zoek bent naar een nieuwe medewerker. Dit kan door een vervanging zijn of bijvoorbeeld omdat je extra werknemers gaat aannemen door de sterke expansie van het bedrijf.

Functieomschrijving en functieprofiel
Een goede en duidelijke functietitel moet duidelijk maken aan de sollicitanten wie je zoekt. Hiervoor kan je gebruik maken van een functieomschrijving. Belangrijke onderdelen hierin zijn: Welke taken zal deze medewerker uitvoeren? Wat is de plaats in het organogram en wie rapporteert aan wie? Met wie moet er worden samengewerkt? Naast de functieomschrijving vermelden je ook wat het profiel van de gezochte medewerker moet zijn. Je kan vermelden of er ervaring nodig is of je kan aanduiden welk opleidingsniveau er nodig is.

Schrijf een mooi aanbod uit

Tracht de sollicitant te verleiden met mooie voorwaarden. Hij moet zich als het ware vereerd voelen om in jouw bedrijf te komen werken. In deze rubriek spreek je over het loon en extralegale voordelen, de arbeidsvoorwaarden, de opleidings- en doorgroeimogelijkheden en de eventuele mogelijkheid tot thuiswerk.

Sollicitatieprocedure

Hier vermeld je bij wie de kandidaat extra informatie kan verkrijgen omtrent de functie. Vermeld hierbij ook de gegevens naar wie de kandidaat zijn motivatiebrief en curriculum vitae mag opsturen. Eventueel kan je hier ook de startdatum van de functie vermelden.

Andere tips voor een perfecte vacature

• Een vacature dient steeds een duidelijk en volledig beeld van de organisatie weer te geven. Het is de taak van de werkgever om hiervoor te zorgen.
• Wees eerlijk in de vacature en beloof niets als je die verwachtingen toch niet kan inlossen. Je kan immers nooit uitsluiten dat een kandidaat één van je medewerkers zou kennen, en bijgevolg zou te weten komen dat de voorwaarden niet kunnen ingelost worden.
• Een overzichtelijke en professionele lay-out is heel erg belangrijk om de responsgraad van de vacature te verhogen.