De toekomstige vergadersystemen en ruimtes

De 2.0 vergadersystemen zijn een aanvulling op het toekomstige “Het nieuwe werken” dat in de toekomst zal gaan ontstaan. Bij nieuwe vergadersystemen horen natuurlijk ook nieuwe vergaderruimte ideeën. Over de inrichting. De inrichting kan veel invloed hebben op de efficiëntie van een vergadering. En dan met de juiste apparatuur, zijn lange, saaie en nutteloze vergaderingen definitief voorbij!

Videoconferencing - vergaderen op afstand maar toch dichtbij

Met 2.0 vergadersystemen wordt bedoeld de nieuwe manieren en daarbij horende systemen van vergaderen bedacht door bedrijven zoals Cisco, LifeSize en Microsoft, waarbij men niet meer hoeft te reizen om op 1 plek bij elkaar te komen.

Cisco’s “Telepresence 3000”

Een luxe systeem waarbij het lijkt alsof je “live” bij elkaar aan tafel zit. 3 grote HDTVJ-schermen tonen vergadergenoten op afstand die op precies dezelfde stoel en dezelfde tafel zitten als jij. Het praten gaat gemakkelijk en zelfs het door elkaar praten is geen probleem, zodat een ieder gehoord kan worden. Je kunt tegelijkertijd presentaties op het beeldscherm projecteren en je kunt rondlopen zonder dat het geluid en kwaliteit van beeld hierdoor minder wordt. Een nadeel: wanneer er meer dan 3 personen op afstand zijn verspringt het beeldscherm van land tot land, waardoor een maximum aantal deelnemers aan de vergadering ongeveer 6 is. Een ander nadeel is het prijskaartje: een telepresence set kost maar liefst 300.000 euro, exclusief extra kosten zoals network, etc. Maar houd er wel rekening mee dat je tegelijkertijd op de lange duur geld bespaart op reis-en verblijfkosten,etc.

Microsoft Office communicator

Dit systeem heeft veel weg van Skype; je kunt er mee chatten maar je kunt er ook een face-to-face gesprek mee voeren. Met een druk op de knop ben je al in beeld. Je kunt ook met meer dan 2 personen tegelijkertijd communiceren.

Microsoft Round Table

Dit is een draaibare webcam die je op de vergadertafel kunt plaatsen. Dit is handig als je met grote groepen wilt vergaderen.

LifeSize Express

Een van de meest populaire systemen op het gebied van videoconferencing. Met dit systeem kun je opnamen maken, met meer deelnemers tegelijk bellen en presentaties laten zien. Voor dit systeem heb je weinig bandbreedte nodig en de kwaliteit is toch erg goed. Al met al kun je tot 70% aan reiskosten besparen als je een goed videoconferencing systeem aanschaft. Het imago van videoconferencing was in voorgaande jaren niet erg best omdat de kwaliteit vaak te wensen overliet. Maar met de nieuwe snufjes van tegenwoordig is dit niet meer een probleem en neemt videoconferencing aan populariteit toe.

Vergaderen in het tijdperk van nu - modern, praktisch en efficient

Introductie

Het idee van dit nieuwe vergaderconcept is gebaseerd op verschillende fasen in een bijeenkomst. Het vereist een andere inzet van medewerkers en een ander gebruik van de hersenen. Er zijn 5 verschillende inspirerende ruimten die afzonderlijk of als een geheel gebruikt kunnen worden en die specifiek ingericht zijn voor de verschillende fasen van een vergadering. Alle ruimten zijn in het bezit van de nieuwste technische instrumenten, bv. een muur die in een white-board veranderd, een smart-board in plaats van een normaal scherm.

De 5 vergaderruimtes

Speak

In deze ruimte begint de vergadering of bijeenkomst. Op grote schermen kun je een presentatie geven en de spreker kan zijn eigen presentatie zien op een LCD scherm zodat hij niet met zijn rug naar het publiek hoeft te staan. De laptop waar de presentatie op draait, kan ook tegelijkertijd in de andere ruimtes worden gebruikt.

Create

Dit is een grote ruime zaal met aan 1 wand een kast met wat op het eerste oogpunt kubussen lijken. De kubussen zijn poefjes die je uit de kast kunt pakken en neer kunt zetten in de ruimte. Er is een scheidingswand in de ruimte die een groot whiteboard op wieltjes blijkt te zijn. Dit whiteboard is aan beide kanten te beschrijven. Dit is erg handig als je je in groepen wilt opdelen.

Design

De naam zegt het eigenlijk al: deze ruimte wordt gebruikt voor het ontwerpen en in kaart brengen van ideeen. Hoge tafels met krukken staan in de ruimte en de muren zijn allen beschrijfbaar. Er zijn smart-boards aanwezig die werken met touchscreens.

Reflect

Dit is een lounge ruimte waar je even kunt rusten en lekker kunt napraten met iedereen. Zo geef je je hersens de rust die het nodig heeft om later eventueel weer verder te kunnen gaan.

Decide

De laatste ruimte waar de uiteindelijke beslissingen worden genomen. Er staat een grote ronde tafel met stoelen. Hier kun je je vergadersessie/bijeenkomst tot een goed einde brengen.

Waarom werkt deze methode?

Allereerst heb je de nodige materialen en technische snufjes bij de hand om het vergaderen of je bijeenkomst zo efficient mogelijk te maken. Aandachtspunten en ideeen kunnen snel genoteerd worden