De voorbereiding voor het maken van goede notulen

De notulen zijn het verslag van een vergadering. Vaak wordt deze taak nog onderschat en is het voor de notuliste een onmogelijke taak om alles overzichtelijk in de notulen te krijgen. Notuleren is niet zo moeilijk als je goed voorbereid bent. Hieronder vind u een duidelijk overzicht van de taken die voor, tijdens en na de vergadering moeten worden uitgevoerd om uiteindelijk overzichtelijke notuleren te krijgen.

De notuliste moet goed geëquipeerd zijn

Vergaderstukken

Natuurlijk zijn de vergaderstukken erg belangrijk. Dit zijn bijlages van de agendapunten die in de vergadering besproken gaan worden. Denk aan een brief of een financieel jaaroverzicht.

Notulen

De notuliste moet in het bezit zijn van de notulen van de vorige vergadering. Vaak staan daar nog punten in die in de volgende vergadering nogmaals besproken worden en je kan dan nagaan wat er toen door wie over een bepaald agendapunt is gezegd.

Pen en papier

Papier en pen zijn natuurlijk noodzakelijk. Het is handig om jouw papier alvast in te delen afhankelijk van het agendapunt zodat je daar tijdens de vergadering geen tijd meer aan hoeft te besteden.

De deelnemers aan de vergadering moeten zichzelf en hun rol serieus nemen

Een vergadering heeft een agenda. Elk agendapunt heeft een bepaald doel. Er moet bijvoorbeeld een beslissing worden genomen. Om aan een vergadering te kunnen deelnemen, moet elke deelnemer weten waar de vergaderpunten over gaan, en welk doel de agendapunten hebben. Kortom: De deelnemer moet zich op de vergadering voor bereiden.

De voorzitter moet zijn taak goed uitvoeren

Als een voorzitter zijn taak op de juiste manier uitvoert wordt het notuleren een stuk gemakkelijker.
Taken van de voorzitter zijn o.a. :

• Een agendapunt duidelijk inleiden voor duidelijkheid onder de deelnemers en de notuliste.
• Besluiten kort samenvatten. Zo kunnen de deelnemers nagaan of ze zich hierin kunnen vinden en het maakt voor de notuliste duidelijk wat er besloten is.
• Zorgen dat de deelnemers zich aan het te bespreken agendapunt houden en niet afdwalen naar andere onderwerpen.
• De orde behouden.

De voorzitter en de notuliste moeten goed samenwerken

Als notuliste heb je het meest met de voorzitter te maken. Om die reden is een goede samenwerking belangrijk.

Voorbereiding

Voorafgaand aan de vergadering is een agendavoorbereiding en agendaoverleg belangrijk. De voorzitter kan dan aangeven wat de bedoeling per agendapunt is en zonodig nog informeren over bepaalde onderwerpen.

Samenwerking

Ook tijdens de vergadering is een samenwerking noodzakelijk. De juiste plaats voor de notuliste om te zitten is dan ook naast de voorzitter. Zo kan zij hem snel raadplegen als ze advies wil hebben iets wel of niet te noteren.

Voldoende tijd nodig om haar taak goed uit te voeren

Notuleren kost tijd. Niet alleen vergadertijd maar ook voorbereidingstijd en tijd om de notulen uit te werken.

De taken van de notulist zijn:

• Agendavoorbereiding
• Agendaoverleg
• Versturen convocaties
• Tijd om zich voor de vergadering nog eens goed in te lezen en voor te bereiden
• Uitwerktijd van de notulen
• Verzenden en archiveren notulen