Notities maken voor vergaderingen en bijeenkomsten

Tijdens vergaderingen en bijeenkomsten, groot of klein, moeten er notities worden gemaakt. Dit zodat de aan-en afwezigen kunnen teruglezen wat er is besproken en of ze wellicht acties moeten opvolgen. Het is daarom van groot belang dat er goede en duidelijke notities worden gemaakt.

Voorbereiding

1. Waar gaat de vergadering over? Bekijk de agenda en lees de bijbehorende agenda stukken
2. Bespreek onduidelijkheden over agenda punten met de voorzitter van de vergadering. Wat wil de voorzitter met de vergadering bereiken?
3. Maak een lijst van de personen die aan de vergadering deelnemen. Zijn de deelnemers bekend voor je? Gebruik dan afkortingen voor de namen, dan gaat het opschrijven makkelijker. Ken je de deelnemers niet? Laat ze dan hun naam opschrijven bij binnenkomst.
4. Overleg welke verslagvorm je gaat gebruiken: een uitgebreid verslag, een afsprakenlijst, een actie lijst of wellicht een besluitenlijst.

Tijdens het vergaderen

Ga naast de voorzitter zitten. Zo krijg je alles goed mee en kun je, wanneer alles te snel zou gaan, de voorzitter makkelijker vragen iets te herhalen of te verduidelijken. Noteer in elk verslag, kort of lang, in ieder geval de datum, locatie, naam van aan-en afwezigen en ook wie de notulen maakt. Let tijdens vergaderingen en bijeenkomsten vooral op actiepunten (wie doet wat) , besluiten die worden genomen en de feiten. Het is niet nodig om precies op te schrijven wie nu wat heeft gezegd. Als er lange discussies plaatsvinden, schrijf dan gewoon kort op waar de discussie over gaat en wat er over besloten is aan het eind. Mocht de discussie te lang duren kun je de voorzitter bijvoorbeeld ook even een seintje kunnen geven om een en ander af te sluiten en naar het volgende agenda punt te gaan. Omdat je naast hem zit, kun je dit onopvallend doen.

Na het vergaderen

Heb je alles goed begrepen? Zo niet, en je weet nog wie er op dat moment aan het woord was, kun je het de betreffende persoon vragen. Natuurlijk kun je ook bij de voorzitter navraag doen. Het maken van een actie-en/of besluiten-lijstje is verstandig, dan weten zowel de aan- als afwezigen welke acties er nog genomen moeten worden en welke besluiten er zijn genomen. Een tip is om een actie/besluitenlijst altijd bovenaan een verslag te zetten. Op deze manier valt het sneller op en dit zijn toch vaak de belangrijkste punten van een vergadering op een rijtje. Wacht niet te lang met het uitwerken, in ieder geval niet meer dan een dag of 2, omdat je anders makkelijker de essentie van het verslag vergeet . Meteen uitwerken of in ieder geval dezelfde dag is het beste. Zo zit alles nog goed in je geheugen. Noteer je bevindingen altijd in een objectieve manier en gebruik feiten in plaats van meningen.