Notuleren: richtlijnen om een goed verslag te maken

Notuleren is een vak. Wie er zeker van wil zijn dat een vergadering goed genotuleerd wordt kan een professionele notulist inhuren. Het is ook mogelijk om een interne functionaris te vragen een vergadering te notuleren. Deze moet dat er dan naast zijn andere, vaak drukke, werkzaamheden bij doen. Een vergaderverslag moet goed te lezen en in de praktijk bruikbaar zijn, anders is het zonde van de tijd. Wie dus geen professionele notulist wil inhuren moet goed weten aan welke eisen een goed verslag moet voldoen een hoe dat te realiseren is.

Voorbereiding

Een goede notulist bereidt zich terdege voor op een vergadering. In de eerste plaats moet hij of meestal zij weten wat voor soort vergadering het betreft. Hoeveel mensen nemen er deel aan de vergadering? Voor welke doelgroep is het verslag? Is er al eerder over het onderwerp vergaderd? Bij een vergadering van de raad van commissarissen van een groot bedrijf gaat het er anders aan toe dan bij de jaarlijkse vergadering van de vereniging van eigenaren van een appartementencomplex. Een gemeenteraadsvergadering is iets anders dan een persconferentie. Daarmee houdt de notulist rekening in haar presentatie (kleding, gedrag) en in haar taalgebruik (formeel of minder formeel).

Samenvattend, uitgebreid of woordelijk verslag

Verder is het noodzakelijk te weten of er behoefte is aan een samenvattend, een uitgebreid of een woordelijk verslag. Een samenvattend verslag is een verslag dat alleen de essentie van de vergadering weergeeft. Bij een uitgebreid verslag wordt per spreker samengevat wat hij of zij heeft gezegd. Een woordelijk verslag geeft exact weer wat er is besproken.

De notulist kan aan het einde van het verslag een actie- en besluitenlijst opnemen of zelfs volstaan met alleen een actie- en besluitenlijst. Stem dat altijd af met de opdrachtgever.

Als de notulist zich in deze zaken heeft verdiept leest zij zich in in de materie. Misschien is er een vergaderverslag van een vorige vergadering of zijn er vergaderstukken. In ieder geval dient de notulist over de vergaderagenda te beschikken. De agendapunten geven de structuur van de vergadering weer en kunnen in het verslag worden overgenomen. Ook de namen van de sprekers kunnen van tevoren opgevraagd worden, liefst met een foto erbij.

Het is mogelijk om te notuleren met pen en papier. Tegenwoordig is het echter gebruikelijker om een laptop mee te nemen en mee te typen met de vergadering. Zo staat er al heel wat op papier en hoeft dat later alleen nog uitgewerkt te worden. Ook het opnemen van geluid kan de notulist helpen bij haar verslaglegging. Er zijn erg handige, niet te dure, opname-apparaatjes die een goede geluidskwaliteit hebben. Met een uitwerkprogramma als Express Scribe en een voetpedaal kan de notulist snel en efficiënt aan de slag met het uitwerken van de notulen van de vergadering.

Tijdens de vergadering

Van belang is een goede zitplek waar de notulist goed kan verstaan wat er wordt gezegd. Bovendien moet een notulist vaak lang in dezelfde houding zitten. Daarom is een goed afgestelde stoel van belang. Ook een glaasje water kan bijdragen aan het welzijn van de notulist en daarmee aan de kwaliteit van het verslag. Tijdens de vergadering probeert de notulist zo goed mogelijk te volgen wat er wordt gezegd. Ook non-verbale signalen (spreker knikt) neemt zij mee in haar verslag. Het meest ideale is als de notulist niet zelf meevergadert. Het is haast ondoenlijk om zelf mee te doen en toch een goed verslag te maken.

Het verslag uitwerken

Na de vergadering kan de notulist nog even bij de voorzitter of andere aanwezigen navragen wat zij niet heeft begrepen. Bepaalde woorden kunnen dan nog worden verduidelijkt. Dan gaat zij aan de hand van haar aantekeningen over tot uitwerking van het verslag. Dat kan aan de hand van alleen de aantekeningen maar ook met behulp van opgenomen geluid.

Lay-out van het verslag

Allereerst zorgt de notulist voor een duidelijke lay-out. Als er al eerder eenzelfde soort vergadering is geweest dient er uniformiteit tussen de verslagen te zijn. Gebruik de structuur van de agenda en werk met kopjes. Het kan ook overzichtelijk werken om namen vet en/of schuin te drukken.

Objectiviteit en correct Nederlands

Een notulist dient zo objectief mogelijk te zijn. Uit het verslag mag niet blijken welke mening zij over een bepaald onderwerp heeft. Zij vermijdt daarom het gebruik van woorden als 'natuurlijk' en 'eigenlijk'. Het is verder belangrijk om duidelijk te zijn in het verslag. Afkortingen die niet iedereen kent, moeten tussen haakjes worden uitgelegd. Het is verder buitengewoon nuttig om gebruik te maken van ‘De Schrijfwijzer’ van Jan Remkema. In dit handboek is zo'n beetje alles te vinden op het gebied van geschreven tekst. Van een notulist mag worden verwacht dat zij correcte Nederlandse zinnen zonder spelfouten kan schrijven. Zij dient te weten waar wel en waar geen hoofdletters moeten worden gebruikt. Allemaal zaken die in dit boekje kunnen worden opgezocht.

Nazoeken van termen of namen

Een ander hulpmiddel is natuurlijk het internet. Vooral bij onbekende termen of namen is dit een uitkomst voor de uitwerkende notulist. Wees er wel voorzichtig mee, want het internet staat vol met fouten.

Autocorrectie

De autocorrectiefunctie in het tekstverwerkingsprogramma kan worden gebruikt om veel voorkomende lastige woorden gemakkelijk te typen. Als autocorrectie kan bijvoorbeeld de lettersamenstelling ‘vrz’ worden gedefinieerd als voorzitter. Voortaan hoeft de notulist daar waar het woord 'voorzitter' moet komen alleen ‘vrz’ te typen. Zo kunnen alle veel voorkomende woorden en moeilijke namen met autocorrectie worden vereenvoudigd. Bovendien kan er met deze functie voor worden gezorgd dat iedere zin met een hoofdletter begint en dat veel gemaakte typefouten automatisch worden verbeterd.

Spellingscontrole en het verwijderen van dubbele spaties

Als het verslag bijna gereed is, is het verstandig om met een spellingcorrector tot controle van het document over te gaan. Ook kunnen met de zoek- en vervangfunctie van het tekstverwerkingsprogramma dubbele spaties uit het document worden verwijderd. Ten slotte leest een goede notulist haar verslag altijd na om de laatste fouten en omissies uit het verslag te halen.

Beveiliging verslag

Bij een vertrouwelijk verslag kan de notulist haar document beveiligen met een wachtwoord. Alleen de doelgroep krijgt het wachtwoord zodat niet jan en alleman van de laatste vertrouwelijke ontwikkelingen op de hoogte is.