Verkopen aan grote warenhuizen

Het verkopen van je producten aan een groot warenhuis of online-aanbieders als de V&D, Wehkamp, De Bijenkorf of Zalando, is voor veel ondernemers een droom. Hoe leg je contact en wat komt er allemaal bij kijken als je samen met zo'n groot bedrijf in zee gaat?

De inkoopafdeling van een groot warenhuis of grote keten

Een groot warenhuis heeft wel 100 inkopers die zich dagelijks bezig houden met het samenstellen van de collectie voor het warenhuis. De inkopers zijn vaak gespecialiseerd in een productgroep. Je product kan in meerdere productgroepen vallen. Tassen kunnen vallen onder mode, reizen en vakantie, schoolartikelen, kantoorartikelen of accessoires. Elk groot winkelbedrijf heeft zijn inkoop weer anders georganiseerd.

Contact leggen met de juiste persoon

Het vinden van de juiste contactpersoon vergt enige creativiteit en doorzettingsvermogen. Er zijn een paar manieren:

• Via het algemeen zakelijk telefoonnummer. Dat nummer kan je meestal snel via Google vinden met 'inkoop telefoonnummer ….' Op de puntjes vul je dan de naam van het bedrijf in. Je belt en je vraagt gewoon naar de inkoper voor tassen en dan krijg je meestal gewoon iemand aan de lijn. Kan je het niet vinden, bel dan gewoon het telefoonnummer voor klanten. De telefoniste geeft je zonder problemen het nummer van de inkoopafdeling.
• Via een algemeen e-mail adres van het bedrijf. Het lijkt of zoiets niet gaat werken, maar als je in de titel 'mailtje voor inkoopafdeling tassen' schrijft en in je bericht een kort bericht en een link naar je website, dan wordt er toch gewoon naar gekeken.
• Via social media als Linked-In of Facebook. Als je een beetje handig bent met Linked-In kan je makkelijk de namen van inkopers vinden. Niet iedereen stelt het op prijs om op deze manier benaderd te worden, maar Linked-In is tenslotte een zakelijk netwerk waar je elkaar met zakelijke voorstellen mag benaderen.

Bereid zo'n eerste contact goed voor. Dat doe je het beste door jouw product vanuit het warenhuis te bekijken. Stel je zelf de volgende vragen: Wat is de toegevoegde waarde van jouw product voor hen? Wie is hun doelgroep en waarom past jouw tas daar juist uitstekend bij? Verwerk de antwoorden op deze vragen in een korte 'elevator-pitch'.

Het eerste gesprek

Wordt er interesse getoond, bied dan aan om langs te komen. Zorg ervoor dat je over alle relevantie informatie beschikt en dat je het mooi uitgeprint in een mapje kunt achter laten. Het gaat om:

• Productinformatie (de doelgroep, het gebruik, de duurzaamheid, de garantie, etc.)
• Een korte introductie van je bedrijf en van jezelf
• Informatie over je productielijn (voor zover je die wilt vertellen, maar de inkoper wil er zeker van zijn dat je echt kan leveren)
• De aantallen die je kan produceren en de minimum aantallen voor afname
• Je verkoopcijfers (voor zover je die wilt vertellen, maar als je er al veel verkoopt wordt je product interessanter voor de inkoper)
• De prijs: bedenk van te voren goed met welke prijs je product interessant wordt. Een groot warenhuis vermenigvuldigt de inkoop prijs met een factor 3 om de verkoopprijs te berekenen. Een tas of ander product dat voor 60 euro in de winkel ligt, is ingekocht voor ongeveer 20 euro, een product dat voor 25 euro in de winkel ligt, is waarschijnlijk ingekocht voor een prijs van rond de 8 euro.
• De levertijd (wanneer kan je leveren en hoeveel tijd heb je nodig om na de definitieve opdracht te leveren)
• Jouw voorwaarden: als bedrijf heb je als het goed is algemene voorwaarden opgesteld die gelden als jij je producten levert. Neem ze mee op papier en geef ze samen met de andere informatie aan je gesprekspartner. Dan ben jij in ieder geval niet te laat en kan je, mochten er problemen komen, aan jouw voorwaarden refereren

Geen interesse?

Geen nood. Je hebt een goede ervaring opgedaan die je bij een volgende gesprek bij een volgend bedrijf heel goed kan gebruiken.
Tip: Houd altijd de deur op een kier door vriendelijk te blijven en te vragen of je bij een volgend model weer contact mag opnemen. Je zal niet gauw een 'nee' te horen krijgen bij deze vraag.

Wel interesse?

Gefeliciteerd. Je hebt een voet tussen de deur. Bedenk wel dat, als de inkoper interesse toont, het nog helemaal niet zeker is of er ook echt ingekocht gaat worden. Het samenstellen van een collectie voor een groot bedrijf, wordt in samenhang met de andere producten gedaan: truien, jassen, make-up, tassen, etc., het wordt allemaal in onderling verband bekeken. En het kan heel raar lopen. Soms hoor je weken niets van je contactpersoon en dan moet je opeens over een uur allemaal extra informatie aanleveren. Dan is het 'we denken erover', de volgende dag is het nee, dan komen er weer vragen over aantallen... het lijkt wel of de onzekerheid en de chaos compleet is. Soms zit je weken of zelfs maanden te wachten op een uiteindelijk antwoord.
Tip: Houd tijdens deze periode actief contact met je contactpersoon over de e-mail. Zorg ervoor dat je toon altijd vriendelijk, optimistisch en constructief is. Voel je je gefrustreerd omdat ze niet bellen, terwijl ze vorige week al zouden bellen, blijf rustig. Stuur een mailtje eerst even naar je eigen e-mail adres, dan kan je veel beter beoordelen of je de juiste toon hebt weten te treffen.

Voorwaarden voor leveranciers

Een groot warenhuis heeft meestal niet alleen een grote inkoopafdeling maar ook een grote juridisch afdeling die voorwaarden opstelt waaraan leveranciers en de geleverde producten moeten voldoen. Als je de voorwaarden voor leveranciers in handen krijgt, dan zinkt de moed je soms in de schoenen. Het lijkt wel of alle risico's bij de leverancier gelegd worden. Bedenk dat jij ook je voorwaarden hebt afgegeven en dat er in geval van een probleem, er altijd eerst in goed overleg naar een oplossing wordt gezocht. Natuurlijk heb je een aansprakelijkheidsverzekering voor je bedrijf afgesloten, mocht het echt helemaal mis gaan.
De voorwaarden voor leveranciers gaan over garanties over tijdige leveringen, over de producten, over de kwaliteit, en over hoe de producten aangeleverd moeten worden: vaak inclusief prijskaartje dat aan de kassa gescand moet kunnen worden, dus natuurlijk met een barcode, de prijs, de productinformatie, etc. Leveren aan grote bedrijven, betekent dat jij, als bedrijf, je producten maar ook de verzendingen kan voorzien van barcodes, waaraan je producten te herkennen zijn. Het verkrijgen van barcodes gaat via de organisatie GS1. Je kan daar tegen betaling een bedrijfsnummer krijgen en dan kan je zelf je barcodes aanmaken. Vervolgens druk je ze zichtbaar op de vrachtbrieven, de dozen, de verpakkingen en de prijskaartjes.

De daadwerkelijke levering

Aan de daadwerkelijke levering worden vaak zeer specifieke eisen gesteld. Je levert af bij een groot distributiecentrum waar je alleen mag leveren op een van te voren afgesproken dag (soms zelfs tijdstip), aan een van te voren bepaalde laaddeur, op pallets met een bepaalde maximale afmeting, verpakt in plastic, etc.
Tip: Het is handig om voor de levering een professionele vervoerder in te schakelen.

De betaling

Als er geleverd is, kan ook de factuur worden verstuurd. Bedenk dat grote bedrijven meestal korting van 2% bedingen als ze binnen 30 dagen betalen. Als je werkt met kleine marges, kan dat een vervelende bijkomstigheid zijn.

Een vast klant?

De eerste levering is de moeilijkste, maar als je een klant eenmaal binnen hebt dan gaat de tweede keer veel makkelijker. Het kan een begin zijn van een winstgevende zakelijke relaties waar inkoper en leverancier jaren plezier aan beleven.

Lees verder

• De kosten om een tas te produceren in China