Communicatie binnen de onderneming

We richten onze pijlen vaak op communicatie naar de klant, wat is de doelgroep en hoe bereik ik deze? Dat is natuurlijk ook belangrijk, want zonder klanten geen onderneming. Toch wordt de interne communicatie nogal eens als bijzaak gezien. Een slechte interne communicatie kan in negatieve zin bijdrage aan een teruglopend klantenbestand. Tijd om de interne communicatie eens onder de loep te nemen.

Top-down

Interne communicatie wordt ingezet vanuit de leiding “top-down” dus, maar kan door een goede interactie met mensen binnen de onderneming verrijkt worden. Echter, het startpunt waarin wordt aangegeven hoe communicatielijnen lopen, moet toch echt vanuit de leiding ingezet worden. Wat zijn officiële communicatiemomenten, in welke frequentie en hoe houden we elkaar tussentijds op de hoogte van ontwikkelingen? Vragen die geïnitieerd moeten worden door mensen die met leidinggevenden het plaatje vaststellen.

Interactie

Een goede interactie kan voorkomen dat iets vastloopt. Denk maar eens aan productinformatie voor degene die de telefoon aanneemt of baliewerk verricht. Een (potentiële) klant die hiernaar vraagt en waarbij de medewerker niet of niet goed weet waar het over gaat, kan zomaar het verlies van een (potentiële) klant betekenen. Onnodig en eenvoudig te voorkomen.

Daarnaast kan de terugkoppeling van klanten over een product of dienst de leiding weer helpen dit product of deze dienst te verbeteren, zaken aan te passen die over het hoofd gezien zijn etc. Er moet dan wel (veilige) ruimte geschapen worden waarbinnen deze interactie plaats kan vinden. Bijkomend voordeel is dat medewerkers zich serieus genomen voelen binnen het werk wat ze verrichten, wat de productiviteit weer ten goede komt.

Grijze circuit

Een onderneming ontkomt er niet aan… het grijze circuit of de wandelgangen zoals men het ook wel noemt. Een gevaarlijk aspect als je als leiding daar iets mee doet. Echter, als je als onderneming geen of een slecht intern communicatieplan hebt liggen, stimuleer je het wandelgangen circuit. Ook daarvoor is het goed om een intern communicatieplan te hebben liggen.

Hoe zet je een plan op?

Feitelijk is het simpel, want je begint bij de inventarisatie wat er aan officiële communicatie is en in welke frequentie. Een keer per jaar een kerstbijeenkomst met een speech of gooien we er in het nieuwe jaar iets tegenaan wat lijkt op een toespraak? Hoe worden nieuwe of vernieuwde producten geïntroduceerd voor de medewerkers van de onderneming? Vervolgens ga je de lijst bouwen met wat er aan interne communicatie zou moeten zijn en in welke frequentie. Dat is het beginpunt en van daaruit ga je invulling geven aan deze momenten. Maak mensen verantwoordelijk (dat wil niet zeggen dat deze mensen ook voor de inhoud moeten zorgen).

Nieuwsbrieven of internet

Een deel van je interne communicatie kan je ondervangen door periodiek een officiële interne nieuwsbrief te sturen of een intern net te introduceren. Deze interne website laat je opstarten zodra de pc opgestart wordt. Uiteraard geldt ook hiervoor dal iemand binnen de onderneming verantwoordelijk gesteld moet zijn deze website bij te houden. Waar de een de verjaardagen van de medewerkers wil benoemen, zal de ander het branche nieuws willen publiceren en weer iemand anders wil de wijzigingen binnen de organisatie benoemen of facilitaire zaken onder de aandacht brengen. Benoem het maar.

Introductie producten of diensten

Bij een nieuw product of dienst is een presentatie meestal zinvol, een presentatie heeft namelijk altijd een moment dat er vragen gesteld kunnen worden. Om bij mensen een nieuw of vernieuwd product of dienst te laten beklijven, moet je ze ook iets meegeven aan informatie en mogelijk een aardigheid (al is het maar als reminder, altijd goed voor commerciële mensen). Mensen moeten er ook op een later tijdstip nog op terug kunnen komen voor aanvullende vragen. Iemand moet hier dus verantwoordelijk voor zijn en/of aanspreekpunt.

Officiële momenten

Natuurlijk zijn er altijd officiële momenten en dit via een video brengen is feitelijk not done (wat overigens nog al eens wordt toegepast, omdat het zo lekker gemakkelijk is). Wat aandacht in de vorm van een officiële mededeling live heeft net dat beetje meer. Is het niet voor jezelf, dan toch minimaal voor de medewerkers.

Tot slot

Voor de ene onderneming is het slechts het toevertrouwen aan het papier wat de officiële communicatielijnen al zijn en voor de ander gaat er een nieuwe wereld op. Maar hoe het ook zij… een goede interne communicatie is van levensbelang voor de onderneming.