OAT Typologie: Beschikbaar stellen van capaciteit

Binnen de categorie dienstverlening zien we het beschikbaarstellen van capaciteit terug. Die capaciteit kan zijn een plaats (stadion) of uren van de mens (notaris). Maar hoe kan je de volledigheid van de opbrengsten nu beoordelen. Er is geen waardenkringloop aanwezig en er zullen dus andere steunpunten gezocht moeten worden.

Beschikbaar stellen van capaciteit

Bij dit gedeelte van de typologie zijn er twee soorten te onderscheiden: beschikbaar stellen van ruimte en materieel en het beschikbaar stellen van personeel. Het verschil is dat bij de eerste het gaat om plaatsen of materieel en bij de tweede het specifiek gaat om personen.

Beschikbaar stellen van ruimte en materieel

Voorbeelden zijn hotels, ziekenhuizen, verzorgingshuizen, luchtvaartmaatschappijen en verhuurbedrijven. Belangrijk is het vaststellen van de maximale capaciteit. Na het vaststellen van de maximale capaciteit is het van belang om te kijken of de onderneming een adequate leegstandscontrole heeft en is dit voldoende voor een toets van de betrouwbaarheid van de bezettingsregistratie?

Aandachtspunten zijn dus:

• Leegstandscontrole bij kamers/plaatsen
• Aankomst- en vertrekmeldingen bij receptie
• Rapportage van de huishoudelijke dienst van verschoond linnengoed (hotels)
• Verstrekking aantal ontbijten (hotels)

Let vooral op de verantwoording van de aankomst niet te vroeg en van het vertrek niet te laat wordt verantwoord.

Transportonderneming

Accountant doet volgende werkzaamheden om totale capaciteit te controleren:

• Beginstand aansluiten met eindstand vorig jaar van het wagenpark
• Beginstand plus investeringen (volgens investeringsbegroting, notulen, uitgaande geldbeweging) minus desinvesteringen (volgens onderliggende documenten, eventueel ingaande geldbeweging) is de totale capaciteit
• Ook kunnen leasecontracten helpen met het in kaart brengen van de capaciteit

Functiescheidingen zijn van belang tussen de planningsafdeling, de chauffeurs, de facturering/incasso en de administratie. Procedures die van belang zijn: rond vastlegging van vervoerscontracten in het contractenregister, de planning van de transporten, de aanleg van ordermapjes en de aanmaak van de benodigde vracht- en verzekeringsdocumenten. Aan de hand van overzichten per wagen kan het beoordelen van de bezettingsgraad plaatsvinden, de kosten en de opbrengsten per gereden tijd per chauffeur plaatsvinden.

Intern periodiek aansluiting tussen bezettingsoverzichten en registratie door tachografen. De controles die een accountant kan doen zijn:

• Partiële detailcontrole: op de juistheid van de verantwoorde tarieven
• Balanscontrole: eigendomscontrole en de waardering van het materieel

Noot: soms is leegstandscontrole lastig. Bij internationale ondernemingen worden wel inspecteurs op de grens ingeschakeld om te kijken of de gerapporteerde wagens echt leeg zijn. Anders heb je het risico van een zaak in een zaak.

Verzorgingstehuizen

Valt onder het beschikbaar stellen van ruimte op een langdurige basis en er staat een periodieke, meestal vaste, vergoeding tegen over. Meestal wordt ook gebruik gemaakt van een standenregister, dus aansluiting bezettingsadministratie en standenregister. Zijn er wachtlijsten bij een verzorgingstehuis? Dan is de bezetting zo goed als volledig, minus de korte leegstandsperiode van vertrek en aankomst bewoners.

Beschikbaar stellen van personeel

Voorbeelden van dienstverlening met beschikbaar stellen van personeel zijn advocatenkantoren, accountantskantoren en schoonmaakbedrijven. Dit wel voor zover deze activiteiten worden gedeclareerd op regiebasis of op basis van vaste aanneemsommen.

Controles kan men doen op:

• Maximale capaciteit is totaal beschikbare uren minus indirecte uren (niet benutte capaciteit)
• Regiewerk: bestede uren keer tarief
• Vaste aanneemsom: voor- en nacalculatie en de verschillenanalyse
• Combinatie is ook mogelijk, let hierbij op bij verschuiving

Maximale capaciteit is vast te stellen op basis van de verzamelloonstaat en de uitgaande geldbeweging. Indirecte uren zijn vast te stellen aan de hand van de CAO, ervaringsgegevens en eventueel interne normstellingen.

Bij een opdrachtenadministratie gaat de accountant na:

• Of de ontvangen opdrachten worden vastgelegd in het contractenregister
• Doorlopende nummering en opening rekening in opdrachtenadministratie
• Opdrachtenadministratie bevat bestede uren (debet) en in rekening gebrachte bedragen (credit)
• Ook zijn er kosten die gemaakt worden (reis, verblijf) de voorschotten
• Volledigheid in contractenregister nagaan door partiële detailcontroles

Special met meer informatie over de OAT voor opleiding HBO Accountancy

Lees verder

• OAT Typologie: Dienstverlening doorstroming eigen goederen
• OAT Typologie: Handelsorganisatie
• OAT Typologie: Homogene massaproductie
• OAT Typologie: Levering via vaste leidingen