Projecten en beleidsontwikkeling: de projectorganisatie

Bij het uitvoeren van projecten binnen een onderneming, speelt de projectorganisatie altijd een belangrijke rol. Deze projectorganisatie vindt plaats in de eerste fase van het project, de beleidsstrategische fase. Het vormen van een goede projectteam kan soms moeilijk zijn, maar is wel van groot belang voor het verdere verloop van het project.

De projectorganisatie

Bij de projectorganisatie gaat het erom dat iedereen die belang heeft bij het project, een plek krijgt. Het is hierbij goed om eerst te kijken welke functie de leden willen vervullen. Er zijn binnen een project verschillende categorieën functies:

• productontwikkeling
• advisering
• middelenverstrekking
• regievoering (dagelijkse aansturing)
• besluitvorming (sturing op hoofdlijnen)

Bij het verdelen van de functies moet erop gelet worden dat de functie goed bij iemand past. Ook aan de behoeftes van het project moet voldoende aandacht besteedt worden. Nadat de functie-indeling bekend is, wordt de projectgroep meestal al snel gevormd. Daarnaast kan er een stuurgroep samengesteld worden. Deze stuurgroep stuurt in hoofdlijnen de projectgroep met goedkeuring van de projectleider. Wanneer er behoefte is aan een adviserende functie, kan er een klankbordgroep of begeleidingscommissie ingesteld worden.

Bij het projectmatig werken, worden de productontwikkelende activiteiten gepland in een logisch verband. Dit plan dient ook aangestuurd te worden. Het plannen een aansturen wordt ook wel de regie genoemd. Wanneer verschillende mensen betrokken zijn bij de planvorming, is deze kwalitatief vaak beter dan wanneer alleen de projectleider de planvorming regelt. Ook de uitvoering van dit plan kan in teamvorm gebeuren. De taken worden verdeeld en er ontstaat een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel. Wanneer de projectgroep als team werkt, wordt er van een projectteam gesproken. In dit projectteam functioneert de projectleider vooral als coördinator. Het projectteam neemt de regievoering op zich. Dit vereist een intensieve communicatie. Als de groep te groot is, of als de groep niet zo intensief wil samenwerken, wordt er gesproken van een projectgroep. Een projectgroep kan ook bestaan uit medewerkers van verschillende organisaties. Omdat deze medewerkers verschillende belangen hebben, zal de projectleider weinig gezag hebben. Het is dan verstandig om een kernteam in te stellen dat zorgt voor de regievoering.

Samenstellen van het projectteam

De projectleider stelt het projectteam samen, maar het is meestal niet mogelijk om vrij te kiezen wie hij in het team wil hebben. Voor het selecteren van leden van het projectteam, kan gebruik gemaakt worden van de volgende criteria:

• selectie op basis van belangen en/of standpunten
• selectie op basis van deskundigheid
• selectie op teamwork

Vaak worden projecten uitgevoerd door medewerkers van verschillende organisaties. Wanneer dit het geval is, accepteren zij vaak niet 1 opdrachtgever als richtingbepalend. Er kan dan een stuurgroep ingesteld worden, die bestaat uit hoge functionarissen van de belangrijkste organisaties. De stuurgroep kan geen middelen inzetten, omdat een stuurgroep niet over middelen beschikt. Lijnmanagers hebben deze middelen wel en zijn hier dan ook verantwoordelijk voor. Voor de lijnorganisatie zijn de resultaten van het project ook van belang. Er zijn ook andere belanghebbenden die niet in de stuurgroep of interne projectorganisatie zitten. Deze kunnen dan gevraagd worden in de klankbordgroep.

De klankbordgroep, stuurgroep, doelgroep en het lijnmanagement hebben allen verschillende belangen. De interne projectorganisatie is er voor de uitvoering en de regie, de stuurgroep voor de aansturing, de organisatieomgeving levert de middelen en stemt deze af op eigen belangen, de klankbordgroep adviseert op basis van deskundigheid en voor de doelgroep is vooral het projectresultaat belangrijk.

Nadat de projectorganisatie is omschreven in het projectvoorstel, moet de projectorganisatie nog daadwerkelijk geïnstalleerd worden. Het realiseren van de projectorganisatie is erg belangrijk voor het succes van het project. Het kan veel tijd kosten en dit mag dan ook niet onderschat worden. Wanneer dit wel gebeurt, kan dit resulteren in een organigram op papier dat geen functionerend systeem in de praktijk is.