Netto onkostenvergoeding of declareren?

Je betaalt je werknemers maandelijks een netto onkostenvergoeding. Mag dat? Je hoort namelijk wel eens dat de fiscus lastig kan gaan doen, omdat je altijd de bonnetjes van je werknemers moet vragen. Als werkgever kun je aan je werknemer zakelijke kosten onbelast vergoeden. Dat betekent dus zonder loonbelasting. De werknemer geeft bij het declareren de rekening of bonnetje van de gemaakte kosten door de persoon. Hieronder vallen zakelijke kosten zoals lunch afspraken met klanten, relatiegeschenken, mobiele telefoons, vakliteratuur etc.

Declareren met bonnetjes

Je zal veel administratief werk op je schoot geworpen krijgen als je werknemers op declaratiebasis veel zakelijke kosten vergoed krijgen. Al deze rekeningen en bonnen die gedeclareerd worden moeten gecontroleerd en bewaard worden. Kan dat niet veel handiger vraagt u zich af? Ja, dat kan!

Netto-onkostenvergoeding

Het is mogelijk om ervoor te kiezen dat je je werknemers een vaste onbelaste (netto) kostenvergoeding betaalt. Hiermee voorkom je veel administratief werk. Veel zakelijke kosten kunnen in deze vaste kostenvergoeding worden verwerkt. Dit geldt voor zakelijke kosten die op regelmatige basis (maandelijks) met ongeveer eenzelfde bedrag terugkeren. Als je een groep werknemers hebt die maandelijks dezelfde zakelijke kosten maken, kan je deze een zelfde vaste kostenvergoeding uitbetalen.

Bepaling van de vergoeding

Een onderbouwing van de vergoeding betekent dat per kostenpost aangegeven moet worden wat het bedrag is dat gedekt wordt door de vaste kostenvergoeding.Let op!: het is erg belangrijk dat deze onderbouwing apart wordt opgenomen in de loonadministratie.

Voorbeeld kostenvergoeding: je geeft € 75,- aan je werknemer aan onbelaste kostenvergoeding per maand als werkgever. Deze is bedoeld voor de zakelijke kosten:

• Lunch afspraken en diners met klanten of relaties: € 60,-
• Autowasserij kosten voor auto van de zaak: € 10,-
• Snacks voor onderweg: € 5,-

Vaststelling onbelaste kostenvergoeding

De vergoeding stel je vast door middel van een goede onderbouwing. Je kunt een steekproef houden onder je werknemers door deze bijvoorbeeld 3 maanden lang hun zakelijke kosten te laten bijhouden. In deze periode zullen ze hun rekening en bonnetjes moeten bewaren en inleveren. Zo zien je aan het eind van de steekproef welke kosten telkens terugkomen waarmee je de onbelaste kostenvergoeding mee kan vaststellen.