Onkosten declareren: werknemers laten 60 miljoen liggen

Geld laten liggen doen we niet graag. Maar toch gebeurt het. Dat blijkt uit onderzoek van het maandblad Intermediair naar het declaratiegedrag van werknemers. Soms kunnen de bedragen aardig oplopen. Dat alles, en tips om dit vervelende klusje gemakkelijker te maken: lees verder. Reis-, verblijfs- en horecakosten bij je baas declareren. Je zult er niet meteen rijk van worden - hoewel het gedrag van sommige ministers en staatssecretarissen anders doet vermoeden - maar toch, in een tijd waarin men meer op de kleintjes let is het toch iets om even bij stil te staan. Dat dacht Intermediair, het blad voor hoogopgeleiden, ook. Dus enqueteerde Intermediair een representatieve pool van 450 Nederlandse werknemers over de vraag: wie betaalt er voor jouw treinkaartjes, restaurant- en taxibonnen?

La-maar zitten...

Het bleek dat niet minder dan de helft van werknemers deze kosten simpelweg niet declareert. Het zal zeker de hoogopgeleide en dus goed verdienende werknemer de kop niet kosten, maar toch laat je daarmee minstens zestig euro per jaar zitten, ofwel je doneert het aan je baas. Waarom doen mensen dat? De reden die door de meesten wordt genoemd om de declaratie niet in te dienen, is dat het om ‘kleine bedragen’ gaat. 62 procent van de ondervraagden bekleedt dit standpunt. ‘Vergeten’ is het antwoord dat 44 procent geeft, en dan is ook nog eens 25% het ‘bonnetje kwijt’ .

Mag ik even (extra) vangen?

Opvallend is, dat het tegengestelde 'officieel' heel wat minder voorkomt. Te veel declareren zegt maar 6 procent van de respondenten te hebben gedaan. Daarbij moet je wel in je achterhoofd houden dat enquetes nogal eens sociaal wenselijke en politiek correcte antwoorden opleveren. Waarvan akte: 28 procent denkt dat er wel collega's zijn die soms ten onrechte onkosten declareren. Die akelige onverlaten verdenken we vooral van het ongeoorloofd eten op kosten van de werkgever, het declareren van privéspul en zelfs het veranderen van de bedragen op bonnetjes!

Bliep-bliep

Zou het helpen als je onkosten online zou kunnen declareren? Ruim de helft (52 procent) van de respondenten zou aan declareren via internet de voorkeur geven. Dat terwijl slechts 20% dat ook echt kan doen. En wanneer declareren we? Een derde doet dat vrijwel meteen na het maken van de kosten, maar er is ook een derde die de bonnetjes opspaart tot een bepaald bedrag, en dan pas de declaratie ervan gaat regelen.

Zestig miljoen

Mochten de uitkomsten van de Intermediair-enquete representatief zijn voor alleen al de ruim twee miljoen Nederlandse hoogopgeleiden in loondienst, dan houdt dit in dat werknemers per jaar minimaal 60 miljoen euro aan kosten niet declareren. Dat is een fractie van de geschatte driekwart miljard euro aan onkosten die wél gedeclareerd worden, maar het is toch een respectabel bedrag. Bovendien is dit bedrag voor de ene ondervraagde werknemer maar een luttel bedragje, maar er zijn ook respondenten die liefst 250 euro aan te declareren onkosten versmaden!

Te veel rompslomp

Ik zou mij er persoonlijk voor schamen een bonnetje van vijf euro te declareren', zegt Gijs Koning (38), managing director van indextracker ThinkCapital in een interview met Intermediair. ‘Bedragen onder de twintig euro declareer ik eigenlijk nooit. En als ik een keer met de auto ergens heen moet, ga ik niet op de teller kijken hoeveel kilometers ik heb gemaakt." Ook het maken van rekensommetjes inzake gereden kilometers plus die eeuwige vaste vergoeding van 0,19 euro schrikt Koning af...

Bezint eer ge declareert...

Een goede raad van Intermediair: niet creatief boekhouden en declareren. Zo'n driekwart van degenen die declaraties moeten goedkeuren, checkt de rechtmatigheid van de declaratie. Er is maar een luttel percentage verantwoordelijken die dit werk van de rechtvaardigheid nooit doet. Van de vrouwen controleert 39 procent, terwijl dit aantal bij mannen op 56 procent komt...