De kantoortuin: een goed idee of niet?

De kantoortuin: in veel bedrijven is het de dagelijkse realiteit. Diverse medewerkers delen samen een open ruimte. De kantoortuin ontstond in de jaren zestig vanuit de gedachte dat een gebrek aan muurtjes de afstand tussen mensen zou verkleinen. Toch gaan er ook steeds meer klachten op. De meest gehoorde zijn veel afleiding en een gebrek aan privacy. De kantoortuin: een leuk idee, maar werkt het wel?

De geschiedenis van de kantoortuin

De kantoortuin, oftewel het 'Bürolandschaft' ontstond in de jaren zestig in Duitsland. Al snel verspreidde het idee zich door West-Europa, en in de jaren 1970 werden kantoortuinen gemeengoed in Nederland en België. Het principe van een kantoortuin is dat van een open werkruimte, waarin meerdere medewerkers tegelijkertijd werkzaam zijn. Kantoortuinen passen perfect binnen de trend van democratisering in de jaren zestig en zeventig. De kantoortuin zou communicatie tussen medewerkers vergemakkelijken, en een einde maken aan de hiërarchie van afgesloten kamertjes.

Onderzoek naar het effect van kantoortuinen

In 1997 werd voor het eerst onderzoek gedaan naar het effect van kantoortuinen. De resultaten van de Universiteit van Calgary waren op zijn minst vernietigend. Een kleine opsomming van de effecten van de kantoortuin:

• Werknemers zijn minder tevreden over de werkomgeving
• 86 minuten per dag productiviteitsverlies
• 62 procent meer ziekteverzuim
• Tot wel 50 procent meer gemaakte fouten

Overleven in de kantoortuin-jungle

Als het gaat om de grootste kantoortuin-ergernissen, staan gebrek aan privacy en veel afleiding met stip op nummer één. Uit het onderzoek blijkt dat dit de bloeddruk omhoog jaagt, en dat werknemers daardoor een hogere mate aan stress ervaren. Wegen al die zaken wel op tegen de organisatorische voordelen van de kantoortuin? Samen werken in één ruimte biedt namelijk ook een grote mate van flexibiliteit, en verlaagt zogezegd de drempel om met elkaar te communiceren. Gelukkig zijn er ook in een kantoortuin mogelijkheden om te overleven.

De vijf grootste concentratiekillers op kantoor

Het Center for People and Buildings deed in 2014 en 2015 onderzoek naar afleiding op kantoor. Kantoorpersoneel kreeg in het kader van een Werkomgevingsdiagnose (WODI) de vraag voorgelegd wat hen nu het meest afleidt tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Dit zijn de vijf grootste afleiders op kantoor:

• Geluiden van anderen
• Spontane vragen van collega's
• Bewegingen van mensen uit de omgeving
• Inkomende mails, telefoonverkeer en sociale media
• Geluiden in het algemeen

Opvallend is dat de directe nabijheid van collega's als het meest storend wordt ervaren. Druk telefoonverkeer, ge-ijsbeer over de afdeling of lastige vragen van collega's: het helpt allemaal niet om je te kunnen concentreren. Externe geluiden - zoals het gezoem van de airco of druk stadsverkeer - worden dan weer als minder storend ervaren.

Het koffiepot-principe

Wat te doen dus? Toch maar weer investeren in scheidingswandjes, of terug naar het cellenkantoor? Niet per se. Belangrijker is te weten hoe sociale interacties werken. Tijden veranderen, maar de functie van de koffiepot blijft ongewijzigd. De koffieruimte is nog altijd de plek waar de chemie ontstaat. Dat was al voor de jaren zestig zo, toen de kantoortuin zijn intrede deed, en dat is nog altijd zo.

Het koffiepot-principe is als volgt: mensen hebben besloten ruimtes nodig om zichzelf te kunnen zijn. Veilige muurtjes creëren de randvoorwaarden waarbinnen vertrouwen kan bloeien. Groepjes die zich samen in een kleine ruimte terugtrekken, komen daar niet zelden uit met de meest opzienbarende resultaten. De kantoortuin doet in dat opzicht geen wonderen. Doordat mensen het gevoel krijgen dat ze continu op hun vingers worden gekeken, wil het met de chemie gewoon niet lukken.

Hoe overleef ik een kantoortuin?

Ja, denk je nu misschien, maar die kantoortuin staat er al. Hoe houden we het samen dan toch zo leefbaar mogelijk? Wanhoop niet, met de volgende tips boots je zo goed mogelijk de goede oude koffiepot na.

Tips voor werknemers:

• Is er concentratie vereist? Zet dan gerust een koptelefoon op. Mocht je dit toch te opzichtig vinden, dan zijn er bij de apotheek heel goede gehoorstoppers te koop die je nauwelijks ziet.
• Licht je collega's vooraf in dat je aan iets belangrijks gaat werken, en dat je nu echt even niet gestoord kunt worden.
• Moet je een belangrijke deadline halen? Vraag je leidinggevende of je even in een afgesloten ruimte mag zitten. Meestal helpt dat om je te kunnen concentreren.
• Last van inkomende mails of telefoontjes? Leg gerust even de hoorn naast het toestel, of schakel een out-of-office-reply in. Als het echt belangrijk is, zullen ze je later wel terugbellen.
• Planten, bloemen of versieringen geven je werkplek een persoonlijk tintje en creëren een visuele beslotenheid. Hier geldt wel: overdrijf het niet! Een knipperende kerstversiering rond je monitor leidt alleen maar af.

Tips voor werkgevers of managers:

• Spreek samen af hoe de gemeenschappelijke ruimten worden benut. Niet alleen de individuele werkplekken zijn belangrijk, maar ook de functionaliteit van andere plekken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan stiltezones.
• Tref de juiste maatregelen voor een goede akoestiek. Planten, gordijnen en een geluidsdempend plafond doen soms wonderen voor de productiviteit.
• Plaats de bureaus niet te dicht op elkaar, maar zorg zoveel mogelijk dat iedere werknemer zijn of haar eigen plekje heeft.
• Zorg voor afsluitbare ruimten waar werknemers zich even kunnen terugtrekken, overleggen of telefoneren. Dit geeft meer privacy en de andere medewerkers raken minder snel afgeleid.
• Last but not least: investeer in een gezellige koffiehoek. Geen anonieme automaat in een open ruimte, maar een plaats waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten en naar hartenlust even stoom af kunnen blazen of ideeën uitwisselen. Niet een peperduur Nespresso-automaat, maar beslotenheid maakt het verschil!