Zelf een koffiebar beginnen: waar moet je op letten?

Koffiebars zijn hot, maar er gaat veel tijd en geld in zitten. Zorg daarom voor een goed ondernemingsplan zodat je duidelijk in beeld krijgt of het plan realistisch is. Om te starten zijn er naast het businessplan de nodige vergunningen vereist, voor die ene perfecte locatie waar het goed vertoeven is onder het genot van een lekkere kop koffie. Uiteraard is een vriendelijke en deskundige bediening van essentieel belang.

Een koffiebar is hot

In ons land vind je in de grote steden op bijna elke hoek van de straat een koffiebar. Desondanks zijn er veel ondernemers die de gok wagen om hun eigen koffiebar te starten. Waar moet je op letten als je van plan bent om een koffiebar te openen en wat zijn de haken en ogen waar je rekening mee moet houden? Allemaal zaken die meetellen als je wilt dat je koffiebar succes heeft.

Allereerst is het belangrijk om te weten dat er veel tijd in het runnen van een eigen zaak gaat zitten, er zal weinig vrije tijd over blijven. Als je financiële zekerheid belangrijk vindt kun je beter wat anders gaan doen, maar als je risico´s durft te nemen dan zit je goed. Zorg er uiteraard voor dat je alles te weten komt over koffie (daar bestaan cursussen voor) en ga ook eens praten met een collega-eigenaar. Dat laatste in verband met de concurrentie liefst buiten je eigen woonplaats en hou daarbij de beoogde doelgroep in je achterhoofd.

Zelf een koffiebar beginnen: waar moet je aan denken?

Een koffiebar opstarten is geen kleinigheid, het vraagt om een hele investering (minimaal € 15.000). Je hebt de huur van het pand, je moet een goede koffiemachine aanschaffen, de zaak inrichten en natuurlijk begin je met een ondernemingsplan. In het geval van financiering is het verplicht maar ook als je zelf over genoeg startkapitaal beschikt is een ondernemingsplan onmisbaar. Werk het plan vervolgens uit en maak het concreet. Dat werkt heel verhelderend:

Het ondernemingsplan

• Hoe financier je de koffiebar?
• Hoe ga je een en ander regelen en wat doe je met de administratie en de verzekeringen?
• Wat is de doelgroep?
• Hoe zit het met de concurrentie en de omzetverwachting?
• Waarin onderscheid jij je van de andere koffiebars? Denk daarbij ook aan opgedane ervaring.

Beschik je zelf over startkapitaal dan is dit erg handig, de banken zijn niet erg scheutig als het gaat om het verstrekken van een lening. Wel kun je je wenden tot www.qredits.nl, dit is een samenwerking van banken die makkelijker zijn in het financieren van een startende ondernemer. Op hun site tref je een ondernemingsplan dat je kan downloaden. Verder zijn er franchiseorganisaties zoals Kaldi waarbij je een eigen Kaldifranchise kunt starten en er bestaan crowdfundingprojecten op koffiegebied, zoals Koko, Doppio en Buutvrij.

Welke vergunningen heb je nodig?

De Kamer van Koophandel en de Belastingdienst

Iedereen die voor zichzelf gaat beginnen moet zich in laten schrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). De KvK zorgt er automatisch voor dat jouw gegevens terechtkomen bij de Belastingdienst. Je hoeft je later dus niet nog apart aan te melden bij de fiscus. Denk ook aan het openen van een zakelijke rekening en hoe je het zakelijke betalingsverkeer vorm wilt geven.

Bestemmingsplan gemeente

Informeer bij de gemeente naar het bestemmingplan van de buurt waar je de zaak wilt vestigen. Stel dat er in de toekomst plannen zijn om de betreffende locatie of de omgeving daarvan aan te pakken dan kan de droomlocatie wel eens minder ideaal blijken dan gedacht. Mocht een koffiebar niet passen in het bestemmingsplan dan kun je overleggen of het bestemmingsplan kan worden gewijzigd of dat er een omgevingsvergunning kan worden aangevraagd voor het "in strijd handelen met regels ruimtelijke ordening".

Is er een omgevingsvergunning voor bouwen nodig?

Stel dat je de toekomstige locatie wilt verbouwen of renoveren dan zul je een omgevingsvergunning van de gemeente nodig hebben. Zit je pal naast een beschermd monument dan heb je mogelijk ook een omgevingsvergunning nodig voor slopen en handelingen die gevolgen kunnen hebben voor het betreffende monument. Voor sommige gebouwen geldt een omgevingsvergunning voor brandveilig gebruiken, maar in de meeste gevallen kan worden volstaan met een gebruiksmelding. Dit kun je te weten komen via het omgevingsloket online.

Melden oprichten of veranderen milieuinrichting

Dit heeft te maken met de milieuvoorschriften zoals energie, afvalstoffen en lawaai. Dit kan de gemeente je vertellen.

Exploitatievergunning

Er zijn gemeenten die van startende ondernemers een exploitatievergunning horecabedrijf eisen. Dit heeft te maken met de openbare orde, de veiligheid en de zedelijkheid in de nabijheid van openbare inrichtingen. De APV (Algemene Plaatselijke Verordening) van de gemeente vertelt daar meer over.

Hygiëne

Heel belangrijk: de hygiëne. Als je gaat werken in de horeca heb je een HACP-plan nodig of moet je tenminste aan kunnen tonen dat je gebruik maakt van een hygiënecode zoals de BhenC-code waar iedereen die in de horeca werkzaam is zich aan moet houden.

Terrasvergunning

Het is natuurlijk heerlijk als jouw gasten gebruik kunnen maken van een terras zodat ze ´s zomers lekker buiten kunnen zitten. Denk eraan dat je hiervoor bij de gemeente een terrasvergunning aan moeten vragen. Dit geldt ook voor het laten horen van muziek, zowel binnen als buiten, hiervoor heb je toestemming nodig van Buma en Sena.

Het betalingsverkeer

Ga je zelf de boekhouding doen, besteed je het uit en wat regel je voor het zakelijke betalingsverkeer? Denk er ook aan om een zakelijke rekening te openen. En als je personeel in dienst neemt is het verstandig om als beginnende ondernemer gebruik te maken van een payrollbedrijf. Zij doen dan de loonadministratie. Als je personeel hebt moet je een risico-inventarisatie en risico-evaluatie (RI&E) hebben waarin de bedrijfsrisico’s op de werkplek worden beschreven.

Welke locatie

Uiteraard is een goede locatie erg belangrijk. Globaal zijn er vier locaties waaruit je een keuze kunt maken:

• Omgeving kantoren - alleen op werkdagen, vooral tijdens lunchtijd; de bezoekers hebben haast maar hebben naar verhouding veel te besteden.
• Omgeving scholen - studenten hebben veel tijd en gebruiken die tijd om te chillen met vrienden, ze beschikken over een klein budget; tijdens het weekend en tijdens vakanties zullen ze de koffiebar minder vaak bezoeken.
• Omgeving winkels - meer bezoekers in het weekend met een doorsnee budget.
• Omgeving stations, vliegvelden, langs drukke wegen - gasten hebben weinig tijd, dus de service moet snel; omdat er weinig uitwijkmogelijkheden zijn hoeft er niet te worden geconcurreerd.

Onmisbaar in een koffiebar

Afgezien van een goede koffiemachine en het vakmanschap om een goede kop te bereiden zijn voor elke koffiebar de volgende zaken belangrijk:

• Gratis Wifi; dat is vanzelfsprekend
• Goede loungeplekken om te ontspannen, aangevuld met werkplekken om ongestoord te kunnen werken
• Sfeer; de koffiebar moet toegankelijk zijn en een gelegenheid waar je graag naartoe gaat
• Uitstallen wat je verkoopt, dat kan uitbundig of juist heel geraffineerd

Sociale media

Als je voor jezelf begint kun je elke ondersteuning gebruiken. Benut sociale media als Facebook, Twitter, Instagram, YouTube en LinkedIn. Laat zien wat je te bieden hebt en luister ook naar de reacties van de bezoekers. Zo kun je nog beter inspelen op hun behoeftes. Maar de belangrijkste criteria om een koffiebar succesvol te runnen zijn het bereiden van goede koffie en het leveren van prima service. Weet wat je schenkt en praat erover met de klanten, zij zullen het zeker waarderen.