Zakelijk: Zo bereik je meer in minder tijd

We hebben het vaak over efficiency en effectiviteit, maar als je efficiënter werkt dan wil dat nog niet zeggen dat je effectiviteit omhoog gaat. Dat neemt niet weg dat veel mensen per saldo een stuk efficiënter zouden willen werken, maar om een of andere reden lukt het lang niet altijd. Als je efficiënt bent, kan je meer bereiken - met de nadruk op “kan” - en dat is absoluut te leren.

Efficiënt

Efficiënt werken is op een manier werken dat je het meeste haalt uit de minste tijd. Wil dat zeggen dat je je een slag in de rondte moet werken om dit te realiseren? Nee, dat is het niet. Je werkt gewoon zoals je gewend bent, maar dan alleen met wat “hulp” en dit zichtbaar of onzichtbaar georganiseerd.

Hoe ziet die hulp er dan uit?

Tijd

Voor de een bestaat tijd (zoals de meeste mensen dit kennen) niet, maar om efficiënt te werken kan een wekker je aan het begin van de dag echt op weg helpen. Immers als je genoeg tijd hebt, kan je alles doen om zo de dag lekker te beginnen. Daar heb je het eerste begin al om ook de rest van de dag goed bezig te zijn. Als je lekker lang wilt slapen, zou dat kunnen betekenen dat je de avond ervoor dus eerder naar bed moet gaan. Wil je beide? Keuzes maken hoort erbij...

Ruis

Bepaal wat ruis is voor je en dat doe je aan de hand van wat je af kan leiden. Voor veel mensen gelden dezelfde zaken en het heeft veelal met concentratie (of het ontbreken hiervan) te maken. Als je je eenvoudig kunt concentreren dan is er waarschijnlijk ook niet veel wat je af kan leiden. Echter, voor veel mensen geldt dat “ruis” de grootste bottleneck is in het efficiënt werken. Ruis in de vorm van:

• Internet.
• Social media.
• E-mail (zeker als je rechtsonder het envelopje op je computer ziet staan).
• Radio of televisie op de achtergrond.
• Loslopende huisdieren (voor de thuiswerkers).
• Kleine kinderen die nog niet naar school gaan (voor de thuiswerkers).
• Niet goed opgezette kantoortuinen.
• Vervelende werksfeer

Het meeste kan je beïnvloeden, maar dan moet je wel duidelijke afspraken maken met als eerste jezelf en daarnaast je directe omgeving. Immers, je kunt een niet goed opgezette kantoortuin niet zomaar veranderen, maar je kunt bijvoorbeeld wel stilteafspraken maken (bijvoorbeeld bepaalde tijden afspreken) en het e-mail envelopje kan je op “uit” zetten en op gezette tijden je e-mail checken. Ditzelfde geldt voor je social media-activiteiten.

Voor thuiswerkers is de ruis vaak anders, maar je zult dit goed invulling moeten geven. Geen verkapte “oppasdag” of heel opportunistisch starten als kleine kinderen nog slapen. Op enig moment worden ze immers wakker of het kind gaat eerder dan verwacht huilen c.q. wordt eerder wakker. Hoe dan ook, je moet als ouder/opvoeder aan de bak en het haalt je dus uit je concentratie. Ook al laat je een kind nog even liggen, het zorgt voor ruis op de lijn en de kans is groot dat je concentratie het afvoerputje in gaat.

To-do lijstjes
Sommige mensen werken met “geeltjes” en andere met lijstjes. Feitelijk maakt het niet uit, het kan je altijd helpen. Je moet het alleen wel in het zicht leggen of ophangen. Je ontkomt er niet aan als je het continu “ziet”. Een bijkomend voordeel is dat je zo kunt kijken of er kleine taken zijn die je tussen grote taken door kunt doen. Dit kan je lijst zichtbaar kleiner maken en dat kan je weer stimuleren. Dat laatste geeft dan weer een goed gevoel en zet aan tot meer activiteiten (en mogelijk ook een "luchtiger" blik op de werkzaamheden die er nog liggen).

Begin minder leuk en eindig leuk

Een sterke vorm van afleiding is een vervelende taak tot het einde van de dag te bewaren. Je denkt er onbewust namelijk zeer regelmatig aan (is heel menselijk) en dat geeft weer “ruis” op de lijn. Begin je dag met de meest vervelende taak, je kunt het maar beter gehad hebben. Bovendien ben je aan het begin van je werkdag nog helder en dat kan het proces van deze minder leuke taak weer verlichten.
Je kunt het overigens ook nog zien als een “beloning” … je taken worden steeds “lichter”.

Wil je echt efficiënter werken?

Het staat of valt met het gegeven of je wel echt efficiënter wilt werken of is het maar een hype of doe je het omdat iemand anders op het werk zo ook veel meer werk gedaan krijgt. Efficiënter werken moet iets zijn wat je echt wilt, je moet er de voordelen van in willen zien. Als dat niet het geval is, heeft het geen kans van slagen. Het moet immers een tweede natuur worden en dat kan alleen door het te blijven doen tot het een automatisme is. Iets wat je niet echt wilt, gaat voor de lange duur bijna nooit werken.

Als je het aanpakt, pak het dan grondig aan!