Just-in-time (JIT) in Lean Manufacturing

Bedrijven worden steeds competitiever en concurreren steeds sterker. Om in deze verzadigde markt tóch winst te blijven maken zijn er verschillende methoden ontwikkeld om geld te besparen door verspillingen uit de bedrijfsprocessen te verwijderen. Binnen de logistiek is er een hele tak van 'lean manufacturing'-methoden ontstaan. Dit zijn methoden om je bedrijf of organisatie meer winst te laten maken door zo min mogelijk materialen en voorzieningen te gebruiken. Just-in-time is één van deze methoden. Just-in-time houdt in het kort gezegd in dat de producten precies op tijd en in de juiste hoeveelheid geleverd worden.

Achtergrond

De logistieke methode “Just-in-time”, ook wel JIT genoemd, komt origineel uit Japan en is bedacht door Taiicho Ohno en Sakichi Toyoda in 1950. Het werd toen toegepast in bepaalde bedrijven, waaronder Toyota, waar het erg succesvol werd. De productiviteit van die bedrijven ging namelijk erg omhoog. Het werkende systeem erachter werd gebaseerd op de Kanban-methode. Kanban is een manier van signalen afgeven door middel van borden of vlaggen of lichten. Dat wordt in de logistiek gebruikt voor wanneer er iets toe is aan vervanging of (bijna) op raakt. Een voorbeeld hiervan is een lichtje die in je auto brandt als de benzine bijna op is. Hierdoor krijgt de bestuurder op tijd een signaal doorgegeven en weet hij dat hij snel ergens moet gaan tanken omdat de auto er anders mee gaat ophouden. In bedrijven wordt het dus volgens de “Just-in-time” methode gebruikt voor de hoeveelheid aan voorraad. Door dit systeem goed toe te passen in bedrijven wordt de efficiëntie, kwaliteit en betrouwbaarheid verhoogd. JIT berust zich ook op andere elementen van de voorraad keten. Het logistieke systeem kan niet onafhankelijk opereren wat dus ook meteen het grootste gevaar van het systeem is. Daarmee kan het systeem juist ook voor verdoemenis zorgen in plaats van een winstgevende horizon. Het is dus zeer belangrijk dat alle logistieke processen worden afgestemd op het JIT systeem.

Wat is JIT en waarvoor wordt het gebruikt?

Just-in-time (JIT) is een vorm van ‘lean manufacturing’. Lean manufacturing is de logistieke methode om de verhouding tussen investering en winst te verhogen door opslagkosten maximaal te verlagen. Het opslaan van goederen kost namelijk geld, onder andere doordat er ruimte moet worden beschikbaar gesteld, de voorraad moet worden bijgehouden en omdat er risico’s zijn aan het houden van een voorraad. JIT tracht deze kosten te verminderen.

Het idee achter JIT is om alle verspillingen uit het proces te halen. Bij JIT moet er gebruik worden gemaakt van de minimale hoeveelheid onderdelen, ruimte, apparatuur, materiaal en arbeidsuren die noodzakelijk zijn, alles wat extra wordt gebruikt of wat onnodig wordt uitgevoerd wordt gezien als verspilling.

Doordat er met de minimale noodzakelijke hoeveelheden wordt gewerkt kunnen er geen extra’s zoals een noodvoorraad worden geplaatst. Het motto is dan ook “If you can’t use it now, don’t make it now”, wat dus inhoudt dat er alleen het absolute noodzakelijke moet worden geregeld. De JIT methode kan dan ook alleen op een juiste manier worden toegepast als de hele productie er op wordt aangepast.

De kenmerken van een JIT-organisatiestructuur

Een organisatiestructuur waar de Just-In-Time methode wordt gebruikt heeft enkele specifieke kenmerken. Het is de bedoeling dat al deze kenmerken zo nauwkeurig mogelijk worden gemonitord en met de minst mogelijke hoeveelheid middelen wordt bereikt. Deze kenmerken zijn:

• Flow manufacturing
• Ononderbroken goederenstroom
• Flexibiliteit in processen
• Samenwerking met leveranciers
• Werknemer-betrokkenheid
• Continue procesverbetering
• Kwaliteitsmanagement

Flow manufacturing

‘Flow manufacturing’ wordt toegepast in de JIT-methode. Flow-manufacturing houdt in dat er een continue productie plaatsvind, in plaats van een productie in batches. Hierdoor kan de apparatuur efficiënter worden benut en zal er een constantere output van producten mogelijk worden gemaakt. Deze methode wordt bereikt door meerdere werkplaatsen dicht bij elkaar te plaatsen, en in volgorde van productie op te stellen. De producten gaan van werkplaats naar werkplaats in een constante snelheid. Deze methode kan alleen worden gebruikt als het product nagenoeg hetzelfde is voor iedere klant. Er kunnen met deze methode niet hele klant-specifieke producten worden geproduceerd, omdat het weinig flexibiliteit biedt. Wanneer een product wordt geproduceerd met flow-manufacturing moet het hele productieproces om het specifieke product heen worden ontworpen. Om deze reden wordt flow-manufacturing dan ook alleen toegepast wanneer er genoeg vraag is naar een product, en wanneer er weinig variatie is binnen het product.

Leveranciers

Bij gebruik van de JIT-methode hebben de leveranciers een erg grote invloed op de productie en op de kwaliteit van het proces. De leveranciers zijn dan ook sleutelpartners in het slagen van deze methode. De leveranciers moeten worden gezien als partners in plaats van tegenstanders of concurrenten. Het succes van beide partijen hangt namelijk af van de samenwerking. Wanneer een productieproces volgens de JIT-methode wordt ontworpen moeten zowel de leverancier als de producent een analyse maken om de kosten zo laag mogelijk te houden. Het is immers niet rendabel om de transportkosten zo hoog te laten oplopen dat het voordeliger is om wél gebruik te maken van een (grotere) voorraad. Ook moet het product op zo’n manier worden ontworpen dat zowel de leverancier als de producent er baat bij hebben. De grondstoffen moeten in een continue stroom kunnen worden geleverd door de leverancier, en het product moet ook in een gelijke hoeveelheid aan de markt kunnen worden afgedragen door de producent.

Bij de Just-in-Time methode wordt er met erg nauwkeurige marges gewerkt, hierdoor mogen er geen fouten optreden. Aangezien de leverancier snel moet kunnen reageren op de vraag van de producent moet er in veel gevallen een veiligheidsvoorraad (safety-stock) worden geplaatst bij de leverancier. Bij deze methode van ‘lean manufacturing’ komt er dan ook erg veel druk te staan op de leveranciers van de grondstoffen. Vaak wordt er dan ook een elektronisch systeem geïmplementeerd om de actuele benodigde voorraad en de nauwkeurige leveringen op elkaar af te stemmen.

Bestelhoeveelheden

Omdat er een constante stroom met goederen gewenst wordt moet er ook een constante stroom van grondstoffen zijn. Omdat er bij JIT met erg kleine voorraden wordt gewerkt moeten de leveranciers frequenter leveringen doen, maar wel in kleinere hoeveelheden. De hoeveelheden die worden besteld zijn afgestemd op de doorvoersnelheid van de handelingen die in de productieketen worden verricht. De hoeveelheid is vaak afhankelijk van de hoeveelheid producten die door de klanten wordt besteld of door de hoeveelheid die kan worden verscheept. Het is een continu proces dat wordt gereguleerd door de vraag van het product. Er moet bij de bestelhoeveelheden ook rekening worden gehouden met de afstand die de grondstoffen af moeten leggen. Wanneer de afstand groot is kan het financieel verstandiger zijn om in grotere hoeveelheden te bestellen, en de voorraad dus iets te vergroten.

Organisatie binnen JIT

Om een Just-In-Time methode goed te laten werken is het belangrijk dat iedereen in de organisatie, van leverancier tot werknemer tot opzichter, meewerkt aan het geheel. Doordat er met hele nauwkeurige marges wordt gewerkt is het belangrijk dat iedereen zijn plaats in het proces weet en dat iedereen zijn oog gericht houd op het minimaliseren van verspillingen en het behouden van kwaliteit. Wanneer een Just-in-time organisatie is opgericht zal er dan ook veel tijd zitten in het aanpassen van het personeel en in het onderhouden van de contacten met belanghebbenden in de organisatie. Veel van de taken van managers worden toevertrouwd aan de arbeiders binnen een bepaalde afdeling. Er wordt erg veel verantwoordelijkheid gedelegeerd. De verantwoordelijkheden als plannen, organiseren en toezicht houden worden aan de afdelingen toevertrouwd, en niet aan het management.

Hoe wordt JIT toegepast?

Hoe wordt er nou te werk gegaan bij gebruik van een Just-In-Time methode in de logistiek? Bij deze techniek wordt er gekeken naar de processen die waarde toevoegen aan het proces. De processen moeten bijdragen aan de wensen van de klant, het moet goed en constant werken en het moet beschikbaar zijn wanneer de klant dit wilt. Dit wordt mogelijk gemaakt door eerst de essentiële processen van het bedrijf in kaart te brengen, evenals de benodigdheden van deze processen. Hieruit blijkt welke onderdelen en hoeveelheden op welke momenten en tijden nodig zijn. Alles wat daar niet binnen valt wordt gezien als verspilling en moet dus worden vermeden.

Redenen om JIT te gebruiken

Er zijn verschillende redenen om JIT te gebruiken. Wanneer er te veel kosten gaan naar voorraad en voorraadbeheer kan JIT een uitkomst bieden. Op deze manier hoeven er geen (dure) onderdelen op voorraad te staan. Materialen zijn ook minder vaak in handen, er hoeven minder vaak materialen te worden verplaatst, beheerd en gestald. Materialen kunnen gelijk worden gebruikt wanneer ze binnenkomen, de omloopsnelheid van de voorraad is hierdoor vele malen hoger.

Ook zijn de grondstoffen en materialen altijd up-to-date. Wanneer er een nieuw materiaal wordt gebruik of wanneer er een nieuw product of model wordt gelanceerd hoeven er geen achterstallige voorraden te worden weggewerkt. Ook wanneer er geproduceerd wordt op basis van Assemble-to-Order kan JIT een uitkomst bieden. Wanneer er op basis van Assemble-to-Order wordt geproduceerd is er vaak een relatief grote voorraad nodig, maar bij gebruik van JIT kunnen er nadat er een bestelling is geplaatst door de klant de juiste onderdelen worden besteld bij de leverancier, dit scheelt erg veel opslagkosten.

Wanneer de Just-In-Time techniek wordt toegepast kan er op de lange termijn een erg kosten-efficiënt, kwaliteitsgericht proces ontstaan, welk snel kan reageren op de behoeften van de klanten. Wanneer een bedrijf excelleert in de toepassing van deze techniek bied dit voordeel tegenover de concurrent. De implementatie kan veel werk kosten en lang duren, maar wanneer het proces optimaal is gestroomlijnd kan dit dus grote voordelen voor het bedrijf opleveren.

De voor- en nadelen van JIT

De voordelen:

Om te beginnen zitten er veel voordelen aan het implementeren van een JIT systeem in een bedrijf. Het grootste voordeel is dat dit systeem de voorraadkosten significant verminderd. Door gebruik van dit systeem wordt er namelijk een minimale voorraad aangehouden, wat dus gelijkstaat aan minimale voorraadskosten. Wanneer het bedrijf minimale kosten maakt blijft de omzet relatief gelijk, maar is het percentage winst hiervan hoger. Verder is het een erg flexibel systeem in productie en vernieuwing van het assortiment. Ook zijn er geen achterstallige voorraden die moeten worden weggewerkt wanneer er nieuwe materialen of producten worden gelanceerd, er kan altijd direct aan de actuele vraag van de klant worden voldaan. Hierdoor kunnen ook bijvoorbeeld seizoensgerichte producten worden geproduceerd, zonder dat deze hoeven te worden opgeslagen.

De nadelen:

Er zitten echter ook nadelen aan het door Toyota bedachte en tevens succesvolle logistieke systeem. Het kost veel tijd en geld om het succesvol in een bedrijf te implementeren. Er zijn genoeg bedrijven die door middel van dit systeem een financiële blunder zijn begaan. Dit komt omdat bedrijven proberen het systeem aan hun bedrijf aan te passen. Dat werkt helaas niet want je moet het bedrijf juist aan het systeem aanpassen. Dit houdt in dat het hele productiesysteem opnieuw ingericht moet worden aan de hand van de logistieke methode Just-in-time. Er wordt tevens ook veel druk gelegd op de leveranciers. De leveranciers moeten zich namelijk altijd snel kunnen aanpassen aan jouw voorkeur qua levering. De ene keer heb je meer nodig dan de andere keer en je wilt het ook gelijk hebben. Als je van een grondstof of product veel van nodig hebt omdat de verkoop die specifieke week heel hoog ligt, dan heb je er niks aan als de leverancier het een week te laat levert. Zo krijg je juist weer de onnodige voorraad waar het systeem niet voor bedoelt is. Je krijgt ook hogere transportkosten omdat je vaker kleinere transporten nodig hebt. Met de JIT methode wordt er van uitgegaan dat je telkens precies op maat de leveringen krijgt en geen rekening moet houden met het opslaan van de goederen voor een langere tijd. Dus in plaats van een grote levering elke maand zal je wekelijks of zelfs vaker een levering krijgen met een kleinere hoeveelheid, dit neemt natuurlijk extra kosten met zich mee. Deze kosten moeten dan wel kunnen opwegen tegenover de bespaarde magazijn kosten.

Just-in-time

Kort samengevat is Just-in-time dus een logistieke manier die uitgaat van een kleine tot geen voorraad waardoor er veel geld bespaart wordt op de voorraadskosten. Het is een zeer voordelig systeem voor grote bedrijven die zo hun flinke voorraden drastisch kunnen verminderen. Voor de kleinere bedrijven is het niet aan te raden omdat het ook veel geld kost om het systeem te implementeren. Ook is het systeem alleen rendabel als het goed wordt geïmplementeerd in het bedrijf, want het Just-in-time systeem is afhankelijk van de andere logistieke processen in het bedrijf. Als die andere logistieke processen niet goed afgestemd zijn op het Just-in-time systeem kan het catastrofaal zijn voor het bedrijf. De samenwerking met de leveranciers is ook van groot belang. Dit mede doordat de leverancier wel in staat moet zijn om te kunnen reageren op de onvoorspelbare vraag naar bepaalde goederen. De leverancier moet betrouwbaar zijn omdat de goederen op tijd geleverd moeten worden, het bedrijf werkt namelijk niet met een voorraad. Al met al kan JIT een bedrijf dus een groot concurrentievoordeel opleveren, maar het gaat te pas aan veel planning en een strak schema.