Schrijven van aanbestedingsteksten

Het schrijven van een goede aanbestedingstekst is een behoorlijk karwei. Het is arbeidsintensief omdat vragen vaak tot op een hoog detailniveau moeten worden beantwoord. Tegelijkertijd is succes lang niet altijd verzekerd. Vaak gaat de concurrentie er met een opdracht van door. Het kan daarom verstandig zijn om een cursus te volgen waarbij u leert hoe een goede aanbestedingstekst wordt geschreven. Wanneer u zelf niet de mensen in dienst hebt die genoeg ervaring hebben met het schrijven van een goede offerte zou u er over na kunnen denken om dit uit te besteden aan een gespecialiseerd bureau. Er zijn steeds meer mensen die zich bezig houden met het schrijven van aanbestedingsteksten. Dat komt door nieuwe regelgeving rondom aanbestedingen. Onder druk van Europa wordt deze regelgeving ook in Nederland geïmplementeerd en vallen steeds meer (semi-)overheidsinstellingen onder deze regels. Het idee achter aanbestedingen is dat opdrachten niet meer onderhands kunnen worden uitbesteed van de ene bevriende ambtenaar naar de andere bevriende ondernemer. Door bedrijven met elkaar te laten concurreren en een opdracht op basis van duidelijke regels aan een bedrijf te gunnen wordt mogelijk corruptie tegen gegaan. Verder is het idee achter aanbesteding dat bedrijven met elkaar moeten concurreren en dat de overheid vervolgens een lagere prijs betaalt. Er zijn betaald minimale bedragen wanneer een werk, dienst of levering moet worden aanbesteed. Voor een bouwwerk ligt die grens op vijf miljoen, voor de dienst en levering rond de honderdvijftigduizend euro. Diensten en leveringen met een mindere waarde worden niet aanbesteed, omdat de aanbesteding dat te veel zou kosten in verhouding tot de omvang van de opdracht.

TenderNed

Op de site TenderNed doen (semi-)overheidsinstelling een aankondiging. Vervolgens kunnen ondernemers de criteria opvragen waaraan een aanbesteding moet voldoen. Vaak gaat het om een heel pakket vragen waarop bedrijven antwoord kunnen geven of zij in staat zijn dat te doen. Vervolgens moeten zij ook een prijs opgeven. Wanneer een bepaald percentage van de vragen positief kan worden beantwoord wordt de offerte mee genomen in de aanbesteding. Het is vervolgens zeer belangrijk dat overheden de aanbesteding volgens de regels afhandelen want anders krijgen ze te maken met rechtszaken van bedrijven die naast het net visten.

Niet te laag gaan zitten bij een offerte

Veel grote bedrijven hebben fulltime mensen in dienst die zich bezig houden met het schrijven van offerteteksten. Dit is zeer belangrijk werk, omdat veel bedrijven afhankelijk zijn van de opdrachten die voortkomen uit de aanbestedingen. Bij het schrijven van een offerte in reactie op een aanbesteding is het allereerst belangrijk om realistisch te zijn. Regelmatig gaan bedrijven erg laag zitten bij een offerte om op die manier de opdracht voor de neus van de concurrentie weg te slepen. Vervolgens blijken ze zo laag te zijn gaan zitten dat ze het financieel niet kunnen waarborgen en failliet gaan. In andere gevallen moet de overheid alsnog bijspringen, maar die zal dat alleen doen als het niet anders kan.

Cursus

Er zijn verschillende instellingen die cursussen geven waar iemand kan leren hoe hij of zij het beste aanbestedingsteksten kan schrijven. Voorbeelden daarvan zijn de LOI en de Schrijversacademie. Er zijn verschillende soorten aanbestedingscursussen. Dat komt omdat een aanbesteding van een onderwijsinstelling bijvoorbeeld inhoudelijk bijvoorbeeld heel anders kan zijn dan een zorginstelling. Bij de aanbestedingen wordt zowel op de schrijfstijl ingegaan, maar ook wat mensen die de offertes beoordelen graag willen horen en waar zij op letten. Voor kleine bedrijven die niet vaak reageren op aanbestedingen kan het een goed idee zijn om de aanbesteding uit de besteden aan een gespecialiseerd bureau.

Schrijven van een aanbestedingstekst

Het schrijven van een aanbestedingstekst is arbeidsintensief en vaak frustrerend omdat er vaker wel dan geen succes wordt geboekt. Overheidsinstellingen vragen vaak om een zeer gedetailleerde aanpak van een bepaald proces. Daar moet u dus over nadenken. Bovendien is het veel uitzoekwerk. Ook wordt er vaak gevraagd naar voorbeelden van andere projecten. Een ander nadeel is dat de vragen soms onduidelijk zijn. Daar kunt u wel uw voordeel meedoen. Zo was er een universiteit die de volgende vraag had opgenomen in een aanbesteding: is uw klantenservice in staat en/of 24 uur per dag bereikbaar te zijn. Het bedrijf dat de aanbesteding won had daar "ja" op geantwoord. Toen het puntje bij paaltje kwam stelde het bedrijf dat de klantenservice 6 uur per dag bereikbaar zou zijn zoals was afgesproken in de offerte. Door de onduidelijke vraagstelling had de desbetreffende universiteit juridisch gezien geen poot om op te staan.