Eenmanszaak starten, een stappenplan

Bij het starten van een eigen onderneming, een eenmanszaak, komt heel wat kijken. Hieronder wordt in een stappenplan van zes stappen omschreven wat je allemaal moet doen om een eenmanszaak op te richten. Van het inschrijven bij de Kamer van Koophandel, de verplichtingen naar de Belastingdienst, tot het kiezen van een bedrijfsruimte. Het starten van een eigen onderneming vergt de nodige voorbereiding. Je hebt een idee, je weet dat het uitvoerbaar is, maar hoe pak je het precies aan? Waar moet je allemaal rekening mee houden? Wat zijn de regels? Hieronder volgt een stappenplan voor het opzetten van een eigen bedrijf. De nadruk ligt hierbij op de eenmanszaak. Als je vanuit een uitkering wilt starten, moet je wel eerst contact opnemen met het UWV, dat moet toestemming geven. Bovendien kan het UWV allerlei regelingen, informatie en workshops faciliteren.

• Stap 1: schrijf een ondernemingsplan
• Stap 2: kies een rechtsvorm
• Stap 3: inschrijven bij de Kamer van Koophandel
• Stap 4: aanmelden bij de Belastingdienst
• Stap 5: kies een bedrijfsruimte
• Stap 6: zorg voor een goede administratie en boekhouding
• En dan: klanten vinden!

Stap 1: schrijf een ondernemingsplan

Als je hebt besloten om voor jezelf te beginnen is het een goed idee om een ondernemingsplan te gaan schrijven. Je beschrijft hierin precies wat je onderneming inhoudt. Je wordt gedwongen na te denken over de rechtsvorm, financiën, haalbaarheid etc. Ook hoe je aan klanten denkt te komen en hoe de ontwikkeling van je bedrijf zal verlopen, komt in een ondernemingsplan aan de orde.

Een ondernemingsplan is niet altijd verplicht, maar wel zeer nuttig

Voor het starten van een eenmanszaak is het schrijven van een ondernemingsplan echter niet verplicht, tenzij je geld moet lenen. Toch zou het verstandig zijn om het wel te doen. Het is belangrijk om een goed doordacht beeld te hebben van wat jouw onderneming straks inhoudt. Tijdens het schrijven van een ondernemingsplan word je gedwongen na te denken over vragen als: is mijn product wel verkoopbaar? Welke investering moet ik doen en wat zijn de vaste kosten om mijn zaak draaiende te houden? Welke tarieven ga ik hanteren? Hoe kom ik aan mijn klanten? Welke naam kies ik voor mijn bedrijf? Op het internet zijn gratis sjablonen te downloaden, waarbij je stap voor stap op eenvoudige wijze een goed ondernemingsplan kunt maken. Bekend is die van Qredits, verstrekker van microkredieten.

Stap 2: kies een rechtsvorm

Eenmanszaak

Als je voor jezelf begint is de meest voor de hand liggende rechtsvorm de eenmanszaak. Het enige dat voor het beginnen van een eenmanszaak wettelijk verplicht is, is registratie in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. De eigenaar van een eenmanszaak is persoonlijk aansprakelijk. Schulden kunnen dus verhaald worden op het privévermogen.

Besloten Vennootschap

Bij een Besloten Vennootschap (BV) ligt de aansprakelijkheid voor schulden bij de BV, tenzij sprake is van onbehoorlijk bestuur of onverantwoorde risico’s. De aandelen van de BV zijn in bezit van de aandeelhouders. Dit kan ook één persoon zijn. Als directeur ben je dan in dienst van de BV. Het oprichten van een BV is duur (er is een notariële akte voor nodig). Een BV zal dan ook als rechtsvorm pas lonend zijn bij grote omzetten. Zo is het minimumloon dat de BV aan de directeur moet uitbetalen €43.000 per jaar (in 2014).

Andere rechtsvormen

Er bestaan nog meer rechtsvormen voor bedrijven, die echter minder voor de hand liggen bij het in je eentje beginnen van een eigen bedrijf: de NV (Naamloze Vennootschap), de Vof (Vennootschap onder Firma), de Maatschap, de CV (Commanditaire Vennootschap), de Vereniging, de Coöperatie en de Stichting. De Kamer van Koophandel kan voorlichting verstrekken over alle rechtsvormen.

Stap 3: inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Uitgaande van de rechtsvorm eenmanszaak, is de volgende stap het inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit kan door online gegevens door te geven, waarna een uitnodiging volgt voor een bezoek. De kosten van inschrijving bedragen ongeveer €50 (de ene KvK rekent wat meer dan de andere).
Als oprichter van een eenmanszaak ben je eigenaar en helemaal zelfstandig. Wel kun je personeel in dienst nemen.

Stap 4: aanmelden bij de Belastingdienst

Als je een eenmanszaak inschrijft bij de Kamer van Koophandel geeft die alle gegevens door aan de Belastingdienst en krijg je meteen een BTW-nummer toegewezen. Het is dus niet nodig jezelf bij de Belastingdienst aan te melden (dit heet Gemeenschappelijke Inschrijving Startende Onderneming). Wel kan het noodzakelijk zijn om een zogenaamde Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) aan te vragen bij de Belastingdienst. Soms vragen opdrachtgevers naar zo’n (gratis) verklaring.

Twee soorten belasting

Een ondernemer krijgt te maken met twee soorten belasting: de omzetbelasting en de inkomstenbelasting.
De omzetbelasting (BTW) moet betaald worden over geleverde goederen en diensten. Het tarief is afhankelijk van de aard van deze goederen en diensten. Het is soms mogelijk om als kleine ondernemer in aanmerking te komen voor korting of zelfs kwijtschelding van de omzetbelasting. Informeer daarom goed bij de Belastingdienst welke regelingen gelden. Voor zaken die noodzakelijk zijn om je bedrijf draaiende te houden hoef je geen btw af te dragen. Die kun je dan verrekenen met de omzetbelasting.
Inkomstenbelasting moet betaald worden over de winst uit onderneming. De Belastingdienst bepaalt of je activiteiten gezien worden als onderneming en dus ook of je belastingplichtig bent.

Stap 5: kies een bedrijfsruimte

Als er geen speciale voorzieningen voor nodig zijn, kiezen veel startende ondernemers voor kantoorruimte aan huis. Soms is het wel nodig om een ruimte te verbouwen of bouwen, of om elders ruimte te huren. Bekijk voor je start goed of je wel voldoende hebt aan die slaapkamer of die zolder. Bij het kiezen van een bedrijfsruimte spelen diverse factoren een rol:

• Vanuit eigen huis of niet? Het is makkelijk om vanuit je eigen huis te werken. Je stapt zo van de ontbijttafel je kantoor in. Na het avondeten hoef je niet de deur uit om nog even de administratie te doen of een opdracht af te maken. Maar bedenk ook dat je makkelijker gestoord wordt.
• Bereikbaarheid. Als je regelmatig klanten moet ontvangen, zorg dan dat je een ruimte hebt die goed te bereiken is. Controleer of er bijvoorbeeld parkeerruimte is en of de werkplek per openbaar vervoer bereikbaar is. Vraag je ook af of de ruimte die je wilt gebruiken wel representatief is. Een goede eerste indruk doet vaak al wonderen bij een potentiële klant.
• Bestemmingsplan en andere regels. Controleer altijd het bestemmingsplan van de gemeente, zeker als je vanuit huis wilt werken. Niet alle activiteiten mogen zomaar vanuit je eigen woning gedaan worden.
• Belasting. De kosten voor bedrijfshuisvesting kunnen onder voorwaarden van de belasting afgetrokken worden. Belangrijk is daarbij wel, dat de bedrijfsruimte een eigen ingang en sanitaire voorzieningen heeft. Soms loont het daarom de moeite om bij voorbeeld een garage te verbouwen of een tuinhuisje te plaatsen.

Stap 6: zorg voor een goede administratie en boekhouding

Iedere ondernemer is verplicht om een deugdelijke administratie en boekhouding te voeren. De belastingdienst eist dit en heeft het recht om de bedrijfsgegevens in te zien (tot 7 jaar terug). Maar ook voor de bedrijfsvoering is het van essentieel belang om elk moment een goed inzicht te hebben in de stand van zaken. Eenvoudige administratie- en boekhoudpakketten zijn er legio te vinden op internet, vaak tegen lage kosten en soms zelfs helemaal gratis. Maak ook altijd kopieën van bonnetjes en dergelijke en bewaar die in een ordner.

Open een betaalrekening

Een ander belangrijk aspect is de betaalrekening van je bedrijf. Het openen van een zakelijke rekening is niet verplicht, maar het verdient zeker geen aanbeveling om de betalingen te laten geschieden via je bestaande privé rekening. Het gevaar is groot dat dan het overzicht verdwijnt en het is ook niet prettig als de Belastingdienst op controle komt en al je privé uitgaven ziet. Aan een zakelijke rekening zijn echter wel enige kosten verbonden. Het is daarom ook het overwegen waard om een extra privérekening te openen, op je eigen naam. Dat kost bijna niets en als je je eigen naam gebruikt in je bedrijfsnaam zal niemand dit onprofessioneel vinden.

En dan: klanten vinden!

Acquisitie is natuurlijk van levensbelang voor elk bedrijf. Vooral in de beginperiode, als je nog geen reputatie hebt opgebouwd, valt het niet mee om klanten te vinden. Een paar tips:

• Gebruik je netwerk. Oud-collega’s, oud-werkgevers, medestudenten, familie, leden van je sportvereniging, je vriendenkring: iedereen kun je vertellen waar je mee bezig bent en wat je te bieden hebt. Probeer ook je netwerk uit te breiden. Bezoek netwerkbijeenkomsten en –borrels, laat je plannen vallen in een gesprekje bij de bakker of bij het uitlaten van de hond in het park. Het kan zomaar een nieuwe klant opleveren.
• Zorg dat je altijd een paar visitekaartjes bij je hebt om uit te delen aan geïnteresseerden.
• Maak gebruik van social media als LinkedIn, Facebook en Twitter.
• Sluit je aan bij een ondernemersclub uit jouw branche. Dan blijf je makkelijker op de hoogte van wat er allemaal speelt in je vak, en misschien wil een collega ondernemer die het druk heeft wel wat werk "doorschuiven".
• Overweeg eventueel een gerichte reclamecampagne.
• Ruim vooral tijd in voor acquisitie. Terwijl je bezig bent aan de ene opdracht is het heel belangrijk ook al bezig te zijn met het verwerven van de volgende.