Waarde van de voorraad bepalen

Het is voor ondernemers belangrijk om nauwkeurig de waarde van hun voorraad te kunnen vaststellen. Het kan immers een belangrijk deel van hun kapitaal vormen. Ook is het belangrijk om bijvoorbeeld bij het opgeven van de belasting te kunnen aangeven hoeveel goederen er nog op voorraad liggen. De Nederlandse fiscus heeft eigen boekhoudkundige regels voor hoe de waarde van de voorraad kan worden vastgesteld. Ook is het belangrijk dat de voorraad regelmatig geteld wordt. Het is voor ondernemers belangrijk om de waarde van hun voorraad te kunnen bepalen. Voorraad wordt meestal gedefinieerd als ingekochte producten met de verwachting deze in de toekomst door te verkopen. Er zijn bepaalde redenen waarom dat belangrijk is. Bij de verkoop van een onderneming of het uitgeven van aandelen is het belangrijk om de waarde van de voorraad te weten zodat deze meegeteld kan worden bij de waarde van het bedrijf. Verder is het voor de eigen boekhouding ook belangrijk. Zo kan het lijken alsof een bedrijf weinig winst heeft gemaakt, maar als er aan het einde van jaar massaal voorraad is ingekocht kan dat dat een heel vertekend beeld geven.

Regels van de Belastingdienst voor het vaststellen van de voorraad

De Nederlandse fiscus hanteert ook bepaalde regels voor het vaststellen van de waarde van de voorraad. De eerste voorwaarde is wel dat die voorraad op dat moment in de onderneming aanwezig moet zijn. Deze voorraad moet in de regel gewaardeerd worden tegen de kostprijs. Er zijn echter uitzondering voor moeilijk verhandelbare goederen, de zogeheten incourante goederen. Het kan bijvoorbeeld om kleding, meubels en schoenen gaan. Dit zijn items die snel uit de mode raken. De restanten worden daarom vaak uiteindelijk onder de kostprijs verkocht. Voor de afwaardering van deze producten hanteert de Belastingdienst vaste percentages.

Natellen van de voorraad

Voor het bepalen van de waarde van de voorraden is het ook belangrijk om de omvang met enige regelmaat na te gaan. Allereerst is het belangrijk een goed registratiesysteem te hebben, waarin alle wijzigingen met betrekking tot die omvang worden geregistreerd. Daarnaast moeten de goederen regelmatig geteld worden. Dit moet minimaal een keer per boekjaar. Als er veel verhandeld wordt dient dit echter vaker te gebeuren, bijvoorbeeld maandelijks. Er kunnen namelijk wijzigingen in de voorraad plaatsvinden die niet geregistreerd worden. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om ontvreemding. Vooral winkels hebben hier last van, maar ook in een magazijn kan het voor komen dat een medewerker goederen achterhoudt. Verder kunnen door bederven of schimmel goederen verloren gaan. Deze producten moeten dan vervolgens afgeschreven worden. Verder komen eventuele fouten bij de registratie op deze manier ook boven water.

Privégebruik

Ook goederen die uit de voorraad worden gehaald voor privégebruik dienen geregistreerd te worden. Dit wordt ook aangeduid als onttrekking. Een voorbeeld daarvan is bijvoorbeeld de eigenaar van een doe-het-zelfzaak die een aantal verfblikken uit de voorraad haalt om de eigen woning te schilderen. De btw die eerst afgetrokken mocht worden moet nu wel weer in rekening worden gebracht. U heeft de blikken verf als het ware aan uzelf geleverd. Alle onttrekkingen moeten in de administratie worden verwerkt, omdat deze van de winst moeten worden afgetrokken.

Weinig voorraad

Over het algemeen zijn bedrijven voorzichtig met het op grote schaal op voorraad hebben van goederen. Dit komt omdat er vaak ook veel extra kosten moeten worden gemaakt voor de opslag van de goederen. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om het huren van een loods, maar soms worden er ook extra kosten gemaakt voor beveiliging en klimaatbeheersing.