Het schrijven van een plan van aanpak

Op veel opleidingen wordt er aan projecten gewerkt, deze projecten lopen vaak minimaal vaak 10 weken. Om een goed overzicht van een project te krijgen wordt vaak van tevoren een plan van aanpak opgesteld. Het plan van aanpak dient als rode draad tijdens het werken aan het project. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een plan van aanpak kunt schrijven.

Het nut van een plan van aanpak

Als een project langer dan een paar weken duurt, raakt men vaak het overzicht kwijt. Zeker als men met een grotere groep aan projecten werkt is het fijn een planning en taakverdeling bij de hand te hebben. Ook is het fijn nog een korte beschrijving van een project te hebben die men snel even kan teruglezen als men de draad kwijt is. Een plan van aanpak dient als rode draad voor het project en heeft men eigenlijk altijd bij de hand.

Hoe maakt u een plan van aanpak?

Een plan van aanpak bestaat uit verschillende stappen die met elkaar het plan van aanpak vormen. Deze stappen staan hieronder uitgewerkt. Sommige stappen zullen niet voor elk project van toepassing zijn, dit moet u zelf bepalen.

Het project

Allereerst maakt u duidelijk wat u gaat doen tijdens het project. Vertel wat over de achtergrond van het project, de aanleiding waarom dit project nu uitgevoerd wordt, de doelstelling, de producten die na afronding van het project verschijnen en een duidelijke omschrijving van de opdracht. Na het lezen van dit stuk weet iedereen waaraan gewerkt moet worden en om welke reden.

Planning

Een planning geeft duidelijk weer wat in welke week afgewerkt moet zijn. Door de planning in een Excel bestand te maken en te onderscheiden met kleuren kan het overzicht goed bewaard blijven en kan men elke week afkruizen wat gedaan is. Maak een planning in weken en schrijf hier ook deadlines in.

Organisatie

In de organisatie kunt u de gegevens van iedereen die betrokken is bij het project opnemen. Ook kunt u hier een takenlijst maken en een lijst met afspraken die gemaakt worden. Zo staan regels zwart op wit beschreven in het plan van aanpak.

Overige opties

U kunt een kopje randvoorwaarden toevoegen, bemensing, of afbakening. Soms is het ook fijn om alvast een voorlopige inhoudsopgave te maken zodat men al een richting heeft van hoe het project wordt opgedeeld en welke onderwerpen hierin naar voren komen.

Geef iedereen een versie van het plan van aanpak en zorg ervoor dat iedereen dit ook altijd bij zich heeft. De projectleider moet waken op de planning en het nastreven van het plan van aanpak door de projectleden. Pas waar nodig de planning aan, maar laat dit ook weten aan de rest van de projectgroep.