Intranet invoeren in de organisatie

Een website kan veel toegevoegde waarde hebben voor een bedrijf of organisatie. Dat is al lang geen nieuws meer. Ook de interne variant, intranet, is echter enorm in opkomst. Steeds meer bedrijven realiseren zich dat zo'n intern digitaal netwerk grote voordelen heeft voor het hebben en houden van goed geïnformeerde en gemotiveerde medewerkers. Intranet maakt gebruik van dezelfde technologie als internet en biedt zeer veel mogelijkheden. Organisaties willen steeds meer vraaggericht en interactief ondernemen. Dit stelt ook eisen aan de inrichting van de interne organisatie. Zeker daar waar het het verstrekken van informatie betreft, en de eisen ten aanzien van snelheid, interactiviteit en actualiteit steeds hoger worden, wordt de vraag naar een modernisering van de communicatiemiddelen steeds sterker. Medewerkers geven veelvuldig aan overspoeld te worden met schriftelijke informatie, terwijl tegelijkertijd de behoefte aan een snelle en gemakkelijke manier om informatie te vinden groeit. Het invoeren van intranet in de organisatie biedt dan uitkomst.

De mogelijkheden van intranet

Met intranet kan de organisatie heel eenvoudig interne berichten of nieuwsbrieven rondsturen. Medewerkers kunnen meedoen aan discussieforums, reageren op stellingen of artikelen of gebruik maken van het urenregistratiesysteem of de gedeelde agenda. Relevante bedrijfsinformatie, zoals doelstellingen, handleidingen, veelgestelde vragen en informatie over projecten en producten, kan op intranet worden opgeslagen. Voor medewerkers is deze informatie dan op elk gewenst moment opvraagbaar. Het intranet kan daarnaast ook een intern telefoonboek of smoelenboek en digitale formulieren (bijvoorbeeld voor het aanvragen van een parkeerabonnement) bevatten en zelfs meer informele zaken zoals verslagen en foto's van bedrijfsuitjes of een interne markplaats.

Alle informatie volledig centraal aanbieden

Met intranet bied je informatie volledig centraal, integraal en gestructureerd aan. In veel organisaties is lang niet alle informatie waar medewerkers behoefte aan hebben digitaal aanwezig. De informatie die wél digitaal beschikbaar is, is vaak erg verspreid opgeslagen, zodat veel medewerkers de weg hier naar toe niet (eenvoudig) kunnen vinden. Intranet maakt daarnaast veel schriftelijke communicatie overbodig. Medewerkers worden veelvuldig overspoeld met schriftelijke informatie. Zaken als interne nieuwsbrieven, mededelingen van de OR of de personeelsvereniging, memo's, notities en brieven die zowel organisatiebreed als alleen binnen een afdeling verspreid worden, kunnen digitaal via intranet aangeboden worden.

Medewerkers snel van actuele informatie voorzien

Met behulp van intranet kunnen alle medewerkers heel snel van actuele informatie voorzien worden. In veel organisaties worden hiervoor interne nieuwsbrieven of mailtjes aan alle medewerkers tegelijk gebruikt. De productie en verspreiding van een interne nieuwsbrief (na het schrijven ervan) op papier kost echter vaak minimaal één tot twee dagen, waardoor de inhoud van de brief vaak zelfs niet meer actueel is. De mailtjes die aan alle medewerkers tegelijk verstuurd worden zijn lang niet altijd ook echt voor alle medewerkers relevant. Dit levert soms dan ook best wat ergernis op. De invoering van intranet maakt 99% van dit soort mailtjes overbodig.

Met intranet ontvangersgericht en interactief communiceren

Intranet maakt het mogelijk om veel meer ontvangersgericht te communiceren. Digitaal communiceren dwingt je er toe om nieuwsberichten en artikelen korter en pakkender te maken. Dit is aantrekkelijk voor medewerkers die vaak veel informatie moeten lezen. Met een link naar een onderliggende pagina met uitgebreide (achtergrond)informatie over het betreffende onderwerp, kunnen medewerkers naar eigen behoefte en interesse altijd over meer informatie beschikken.
Tot slot is een belangrijk voordeel van intranet dat hiermee relatief snel, eenvoudig en goedkoop op interactieve wijze met medewerkers gecommuniceerd kan worden (bijvoorbeeld met een ‘stelling van de week’, directe reactiemogelijkheid naar aanleiding van nieuwsberichten, discussieforums en online vragenuurtje). Vooral dit onderdeel kan een belangrijke bijdrage leveren in het vergroten en behouden van de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie.

Valkuilen bij het invoeren van intranet

De mogelijkheden en voordelen van intranet voor de organisatie kunnen dus groot zijn. Evenals overigens de valkuilen. Bij de ontwikkeling en invoering van intranet in de organisatie dien je dan ook niet over één nacht ijs te gaan. Niet alleen vraagt de juiste inhoud en structuur van intranet veel overleg, ook de structurele verankering ervan in de organisatie is een belangrijk punt van aandacht. Het intranet moet immers niet slechts eenmalig gevuld worden, maar moet voortdurend onderhouden worden. Zowel inhoudelijk (nieuwe informatie toevoegen, bestaande informatie actualiseren) als technisch. Daarnaast vraagt het goed functioneren van intranet om een andere houding en werkwijze van medewerkers. De eigen verantwoordelijkheid in het vergaren van informatie wordt aanzienlijk groter; meer ‘halen’ en minder ‘brengen’. Bovendien is – afhankelijk van waar je voor kiest – voor veel medewerkers mogelijk een belangrijke functie weggelegd in het actief beheren van informatie (leveren en actualiseren van informatie). Een dergelijke wezenlijke verandering is niet van vandaag op morgen gerealiseerd. Werken aan draagvlak is dan ook een belangrijk onderdeel bij de invoering van intranet! Om voorgaande reden kiezen overigens veel organisaties ervoor om te starten met een minder uitgebreide variant van intranet, waarbij vooral aandacht is voor componenten die voor medewerkers extra interessant zijn (bv. nieuwsberichten, interne telefoongids, digitale formulieren, ‘verloren en gevonden voorwerpen’). Hierdoor volgt meestal al vrij snel een grotere bereidheid om mee te werken (beheren van bepaalde informatie) en de vraag naar meer.

Plan van aanpak invoering intranet

Onderstaand stappenplan is uiteraard geen vast gegeven, maar het kan mogelijk wel houvast geven.

Stap 1: Voorbereiding

• Zorg ervoor dat het (top)management zich aan de ontwikkeling en invoering van intranet committeert.
• Stel een projectgroep samen die bestaat uit meerdere disciplines: in elk geval de afdeling Communicatie, Personeelszaken en ICT. Medewerkers van andere afdelingen kunnen eventueel op ad hoc basis aan de projectgroep worden toegevoegd. De projectgroep blijft zo slagvaardig.
• Voer desk- en fieldresearch uit. Lees je in en ga op bezoek bij organisaties uit dezelfde branche die al intranet hebben en voer oriënterende gesprekken met vakgenoten. Op deze manier krijg je meer inzicht in de kosten, benodigde hard- en software, personele capaciteit (incidenteel en structureel), implementatiewijze en –tijd en valkuilen bij de invoering van intranet. Bovendien kun je inspiratie opdoen voor de inhoud, structuur en vormgeving van intranet.

Stap 2: Inventarisatie

• Bepaal de randvoorwaarden: inventariseer de mogelijkheden binnen de organisatie ten aanzien van financiën, techniek en personele capaciteit. Denk bij personeel niet alleen aan dat wat nodig is voor de uitvoering van het project, maar vooral ook aan de structurele inzet van mensen (na de implementatie van intranet). Qua techniek zijn (naast uiteraard pc’s) in elk geval voldoende opslagcapaciteit en beveiligingsmogelijkheden nodig (goede server), een Content Managementsysteem (voor het beheren van informatie; dit kan maatwerk zijn of een standaard CMS) en overige (inter-/intranet) software. Bovendien moeten alle werkplekken technisch klaar zijn voor zowel inter- als intranet.
• Creëer draagvlak en inventariseer de wensen en behoeften van de organisatie. Overleg met direct betrokken afdelingen en personen om input te krijgen. Organiseer sessies met het management en met (vertegenwoordigers van) afdelingen. Betrek zo veel mogelijk medewerkers bij de totstandkoming van intranet; maar houd hierbij rekening met de beschikbare capaciteit, tijd en geld.
• Inventariseer de bestaande digitale databases en lopende initiatieven met betrekking tot de digitalisering van informatie.
• Inventariseer mogelijke valkuilen.

Stap 3: Voorbereiding uitvoering

• Stel een pilotgroep samen. Deze groep medewerkers kan helpen om de meest logische structuur van het intranet te bepalen en om de eerste versie(s) van het intranet te testen op onder andere gebruiksgemak.
• Bepaal, op basis van de stappen 1. en 2., welke functionaliteiten het intranet moet bevatten (inhoud).
• Laat de pilotgroep voorstellen doen voor de structuur van het intranet. Vraag deze medewerkers bijvoorbeeld om de informatie die op intranet moet komen onder te brengen in voor hen logische categorieën, welke informatie op de startpagina moet komen, etc..
• Stel vast aan welke minimale eisen het intranet moet voldoen (structuur, vormgeving, technologisch, etc.).
• Voer gesprekken met en vraag offertes op bij een aantal externe bureaus. Welke capaciteiten het bureau precies moet hebben is afhankelijk van wat je in eigen huis kunt (laten) doen en wat uitbesteed moet worden.
• Selecteer een extern bureau.
• Bepaal de organisatie van de backoffice (in overleg met betrokkenen). Welke medewerkers of afdelingen zijn straks verantwoordelijk voor de inhoud van het intranet (wordt de informatie decentraal of centraal geleverd, wie onderhoudt de informatie), wie is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het intranet, waar bevindt de helpdesk zich, etc..
• Stel regels op voor het gebruik van intranet. Denk bijvoorbeeld aan zaken als het kopiëren van elektronische informatie en auteursrechten. Kunnen medewerkers zelf informatie plaatsen op intranet, benoem dan ook aan welke eisen de inhoud moet voldoen en wat niet is toegestaan.
• Bepaal het communicatietraject voor de ‘lancering’ van het intranet.

Stap 4: Uitvoering

• Laat het intranet bouwen (zowel qua techniek als vormgeving).
• Laat de eerste versie(s) testen. Laat het intranet testen door de afdelingen uit de projectgroep, medewerkers die een rol hebben in de (toekomstige) backoffice en de pilotgroep.
• Laat, op basis van de uitgevoerde tests, aanpassingen doorvoeren aan het intranet.
• Vul het intranet met definitieve (actuele) informatie.
• Organiseer trainingen voor de medewerkers die met het intranet moeten werken en stel eventueel een (korte) handleiding op.
• Lanceer het intranet in de organisatie!

Denk eraan dat je gedurende alle stappen regelmatig terugkoppelt met alle betrokkenen.

Stap 5: Evaluatie

Evalueer het intranet grondig. Overleg met betrokkenen, wissel ervaringen uit en houdt het aantal bezoekers (hits) van het intranet en de specifieke pagina's goed in de gaten. Je kunt er ook voor kiezen om na enige tijd via een enquête op intranet alle medewerkers te bevragen naar hun ervaringen met het intranet.

Stap 6: Vervolgtraject

Mogelijk moeten er na aanleiding van de evaluatie enkele aanpassingen aan het intranet plaatsvinden. Is ervoor gekozen om te starten met een minimale variant, dan zal bepaald moeten worden hoe de doorontwikkeling van het intranet eruit gaat zien.

Denk aan medewerkers zonder computer!

Een goed ontwikkeld, ingevoerd én gebruikt intranet kan een grote toegevoegde waarde hebben voor de organisatie. De mogelijkheden zijn (bijna) eindeloos. De invoering van intranet mag echter niet inhouden dat bepaalde onderdelen of medewerkers van de organisatie verstoken blijven van informatie. Houd dus rekening met eventuele medewerkers op bijvoorbeeld dislocaties, zonder pc (met netwerkaansluiting). Het lijkt wellicht onvoorstelbaar, maar in veel organisaties komt dit nog steeds voor. Deze medewerkers moeten wel over dezelfde informatie kunnen (blijven) beschikken als alle andere medewerkers in de organisatie.