Interne communicatie

Interne communicatie is van groot belang voor het doen slagen van de externe communicatie. Er kan onderscheid worden gemaakt in formele en informele communicatiestromen. Interne communicatie heeft een aantal functies: de bindfunctie, smeerfunctie en procesfunctie. Interne communicatiemethoden en middelen zijn het o.a. het sociaal jaarverslag, het mededelingenbord, de knipselkrant en intranet.

Wat is interne communicatie?

Externe communicatie heeft het meeste effect als de interne communicatie hierop goed is afgestemd. Interne communicatie is het uitwisselen van informatie tussen zenders en ontvangers die deel uitmaken van dezelfde organisatie, teneinde organisatorische en/of individuele doelen te realiseren.

Informatiebehoefte medewerkers

Medewerkers hebben verschillende soorten informatie nodig:

Informatie ten behoeve van het primaire proces

• Taakinformatie: informatie over het werk
• Beheerinformatie: (management)informatie die ervoor zorgt dat de activiteiten op het juiste moment door de juiste persoon worden gedaan

Beleidsinformatie:

• Beleidsinformatie: informatie over het beleid van de organisatie
• Sociale informatie: informatie om de betrokkenheid en motivatie te vergroten, door het uitwisselen van informatie over het sociale beleid

Kernfuncties interne communicatie

Interne communicatie vervult drie kernfuncties. Interne communicatie moet een organisatie smeren, samenbinden en verbeteren:

• Smeerfunctie: werkzaamheden worden efficiënt, doelgericht en gecoördineerd uitgevoerd
• Bindfunctie: cultuurcommunicatie, medewerkers worden met elkaar verbonden. Het bewust overbrengen van merk(kern)waarden is “internal branding”
• Procesfunctie: de onderlinge samenwerking verbetert

Om een goed intern communicatiebeleid op te zetten, moeten de volgende zaken duidelijk zijn:

• Structuur
• Doelstellingen
• Communicatie

Communicatienetwerken

In de communicatiepraktijk is een viertal netwerken te onderscheiden: de cirkel en keten (gedecentraliseerd), de Y en de ster (gecentraliseerd).

Interne communicatiemethoden en -middelen

De overdracht van informatie binnen een organisatie kan via methoden en middelen plaatsvinden. Om de middelen en methoden effectief in te zetten, is het van belang de volgende punten in de gaten te houden:

• Analyseer de interne communicatiecultuur
• Maak een interne doelgroepsegmentatie
• Maak en doel- en middelenafstemming: bepaal welk middel het meest geschikt is voor een bepaald doel

Interne communicatiemiddelen

Personeelsblad

Het doel is het informeren en motiveren van het personeel.

Informatiebulletin of (digitale) nieuwsbrief

Bevat actuele informatie over de organisatie zelf, kent meestal geen vaste verschijningsfrequentie en is aanvulling op het personeelsblad. De doelgroep kan beperkt of uitgebreid zijn. Nieuwsbrief wordt meestal digitaal via intranet verspreid.

Knipselkrant

Een knipselkrant is een communicatiemiddel dat bestaat uit berichten uit gedrukte media die betrekking hebben op de eigen organisatie ne branche. Doelgroep is intern: beleidskader en eventueel belanghebbende medewerkers.

Mededelingenbord

Een effectief, goedkoop middel voor interne communicatie.

Sociaal jaarverslag

Het sociaal jaarverslag bevat informatie en legt verantwoording af over het sociale beleid van de organisatie in een bepaald jaar. De doelgroep is de ondernemingsraad, het personeel, de vakbond, de werkgeversorganisatie en de overheid. Functies:

• Informatiefunctie: informatie verschaffen over het gevoerde en toekomstige sociaal beleid
• Verantwoordelijkheidsfunctie: afleggen van verantwoording over het beleid in de ondernemingsraad en andere organen
• Participatiefunctie: hulpmiddel voor besprekingen van het sociale beleid
• Maatschappelijke functie: presentatie aan andere betrokkenen

Introductie van nieuwe medewerkers

• Introductiebrochure met informatie over de organisatie, de werksituatie en de arbeidsvoorwaarden
• Introductiedag
• Rondleiding
• Introductiefilm

Open huis

Een open huis is een primair extern communicatiemiddel met een intern neveneffect.

Intranet

Intranet is een besloten internet binnen een organisatie, dat alleen door medewerkers kan worden gebruikt. Doelen:

• Communicatie
• Delen van kennis
• Database
• Archivering

Communicatiestromen

Communicatiestromen zijn medebepalend voor de communicatie-infrastructuur. Dat is het geheel van formele en informele communicatiestappen, interne doelgroepen, middelen en activiteiten.

Formele communicatie

• Verticale communicatie (top-down of bottom-up) Informatieoverdracht tussen twee verschillende hiërarchische niveaus
• Horizontale communicatie: zender en ontvanger staan op hetzelfde niveau
• Diagonale communicatie: doorkruist de organisatiestructuur en valt niet samen met de gezagsrelaties

Formele communicatie naar soort

Formele communicatie kan ook naar soort worden ingedeeld:

• Directe (lijn)communicatie is communicatie langs de organisatielijn. Het gaat vooral om taak- en beleidsgerichte informatie
• Parallelle communicatie: vanuit een centrale plaats gaat informatie de organisatie in naar alle medewerkers of groepen medewerkers
• Mediale communicatie: communicatie die plaatsvindt via interne media en die bedoeld is om persoonlijke communicatie te ondersteunen

Informele communicatie

Er bestaat altijd een sociogram oftewel een informeel informatiecircuit.

• Beleidsgerichte en werkinformatie-uitwisseling (informeel werkoverleg)
• Sociale informatie-uitwisseling
• Wandelgangeninformatie (roddels, geruchten, “grapevine-communicatie”)

Netwerken informele communicatie:

• Eenvoudige keten: via een keten van tussenpersonen komt de boodschap meestal vervormd over bij de laatste persoon
• Waaier: centraal persoon geeft gerucht door aan alle medewerkers
• Netwerk: persoon vertelt het verhaal aan twee of drie anderen in zijn directe omgeving
• Cluster:

Het informele informatiecircuit kan grote invloed uitoefenen op de formele communicatie.

Interne communicatiemodellen

Cascade – en condensatiemodel

De communicatie gaat per laag, als een waterval, in de organisatie.

Loopingmodel

Het loopingmodel verbindt de verschillende lagen in de organisatie. Informatiestromen gaan door de hele organisatie: top-down en bottum-up. De interne communicatie verloopt in dialogen.

Ondernemingsraad

Het is van belang om de interne doelgroepen te segmenteren. Een belangrijke interne doelgroep is de ondernemingsraad. In de Wet medezeggenschap werknemers is de medezeggenschap van werknemers in de organisatie vastgelegd. De OR heeft informatierecht, adviesrecht en instemmingsrecht op bepaalde terreinen.

Interne communicatie-audit

Een volledig onderzoek naar de totale interne communicatie wordt interne communicatie-audit genoemd.