Masterdata-management is meer dan inzet van een ‘tool’

Masterdata zijn de belangrijkste data van een organisatie, die op meerdere plekken gebruikt worden, zoals data over klanten en producten. Masterdata-management heeft als doel deze data op een consistente manier te gebruiken en behelst beleid, organisatie, processen en tooling om dat doel te bereiken. Vaak wordt bij masterdata-management (MDM) aan het gebruik van een complexe tool gedacht, die zeer diep ingrijpt op de informatie-architectuur van een organisatie. Het is echter belangrijk om eerst een goed functioneel overzicht van de masterdata te hebben, op basis waarvan je incrementeel verbeteringen aan kan brengen. Die veranderingen kunnen vaak ook uit procedures bestaan of kleine aanpassingen aan applicaties of pragmatische toevoeging van interfaces in het applicatielandschap. Het is belangrijk dat deze veranderingen bewust geprioriteerd worden door mensen uit de business en op basis van concrete businesscases.

Wat is masterdata-management?

MDM is de officiële afkorting voor ‘Master Data Management’. Dit is niet te verwarren met metadata-management. Masterdata zijn data die structuur geven aan de transacties binnen een organisatie.

Wie, wat, waar, waarmee

Je kan masterdata vinden door antwoord te geven op de ‘wie-wat-waar-waarmee-vraag’ bij een transactie. Bekende voorbeelden van masterdata zijn de data uit productcatalogi: welk product is er verkocht of welke dienst geleverd? Stamdata rond kennis over aan wie en door wie geleverd is, behoren er ook toe: klanten, leveranciers, verkoopeenheden of andere organisatie-onderdelen. Locaties zeggen iets over waar iets heeft plaatsgevonden. Ook financiële structuren zoals kostenplaatscodes zijn er onderdeel van.

Stamdata en referentiedata

Bovenstaande voorbeelden worden ook vaak stamdata genoemd. Afhankelijk van de gebruikte definitie van masterdata, worden soms ook referentiedata onder masterdata geschaard. Referentiedata zijn codelijsten zoals landcodes of grootboekcodes.

Gebruik over functies en processen heen

Bovenstaande voorbeelden hebben gemeenschappelijk dat deze data over meerdere bedrijfsfuncties heen worden gebruikt, waarvan de verschillende medewerkers vaak net een andere behoefte hebben. Zo zal het voor de sales- en marketingafdeling belangrijk zijn dat er e-mailadressen en adressen goed vastgelegd zijn, voor de facturatie is het belangrijk dat de juiste grootboekcode aan een klant gekoppeld is. Deze verschillende behoeftes spelen een cruciale rol binnen masterdata-management. Gebruik door meerdere bedrijfsfuncties betekent ook dat de masterdata vaak in meerdere systemen vastgelegd zijn, die ieder specifiek één bepaalde bedrijfsfunctie ondersteunen. Masterdata-requirements zijn eenvoudig te ontdekken en te begrijpen voor één systeem. Dit is veel lastiger over systemen heen, of voor de hele organisatie.

Voorbeelden van MDM

Goede informatie over klanten is essentieel voor bedrijven. Als je als klant meerdere producten of diensten van een bedrijf afneemt, kan het storend zijn dat het bedrijf zelf dat niet lijkt te weten. Een internet- en telefoonaanbieder zou daarom graag in zijn online-omgeving facturen willen tonen van zowel het internet- als telefoniegebruik. Voor de klant is het lastig, als hij daarvoor op meerdere omgevingen moet inloggen en zijn persoonlijke gegevens moet corrigeren. Iedereen kent ook wel het voorbeeld van aanvraagformulieren bij de gemeente, waar je steeds opnieuw je naam, adres, BSN-nummer en telefoonnummer op moet geven, terwijl ze je al kennen. Dit zijn voorbeelden waarbij de klant er last van heeft als een organisatie masterdata niet op een consistente manier behandelt. Een oplossing kan zijn de gegevens over klanten op één centrale plek te registreren met vastlegging van een identificerend gegeven zoals een klantnummer. Op deze plek worden de klantgegevens van een klant actueel en volledig gehouden. Vanuit alle bedrijfsprocessen kunnen op basis van het klantnummer de overige klantgegevens opgehaald worden. Dit is een IT-oplossing voor het probleem. Als een bedrijf maar vijftig klanten heeft, die in verschillende systemen gebruikt worden en waarvan de gegevens zelden wijzigen kan het goedkoper zijn om aan het einde van de week twee lijsten naast elkaar te leggen om de consistentie te controleren. Dat is een procedure die je ook onder masterdatamanagement zou kunnen scharen. Een eerste stap om dat dan verder te verbeteren zou kunnen zijn om dit wekelijkse controleproces te automatiseren. Je zou dan een bericht kunnen sturen naar iemand, als er gegevens uit de pas gaan lopen of in het ene systeem wel aanwezig zijn, maar in het andere ontbreken.

Uitdagingen voor MDM

MDM vraagt organisaties het volgende te ontdekken

• Wat zijn de belangrijke rollen, organisaties, locaties en objecten waar regelmatig aan gerefereerd wordt?
• Welke data beschrijven dezelfde persoon, organisatie, locatie of het object?
• Waar worden deze data opgeslagen? Wat is de bron van de data?
• Welke data zijn meer accuraat? Welke data source is betrouwbaarder en geloofwaardiger? Welk het meest actueel? (deze worden vaak het ‘golden record’ genoemd)
• Welke data zijn relevant voor het specifieke doel? Hoe overlappen of conflicteren deze doelen?
• Welke data vanuit verschillende bronnen kunnen geïntegreerd worden tot een meer complete view en geven een meer samenhangend beeld van de persoon, organisatie, locatie of het object?
• Hoe identificeren en herstellen we data die niet goed gematcht en samengevoegd zijn?
• Hoe zorgen we ervoor dat ‘golden records’ terecht komen bij andere systemen in de organisatie?
• Hoe identificeren we waar en wanneer data anders dan de waarden in de ‘golden records’ gebruikt worden?

Best practices

Er valt vaak zoveel te verbeteren op MDM-gebied, dat het overweldigend kan zijn. Hier volgen een aantal praktische tips of ‘best practices’.

Betrek stakeholders uit de business

Een bekende valkuil is MDM te zien als een feestje van de IT-afdeling, waarvoor complexe infrastructuren en architecturen nodig zijn, en alleen architecten en IT-analisten iets over kunnen zeggen. Het is echter belangrijk om afdelingsmanagers uit de lijn te betrekken. Die hebben immers goed inzicht in de dagelijkse processen en de problemen waar hun mensen tegenaan lopen. Dit helpt om tot concrete businesscases voor verbeteringen te komen, op basis waarvan de verbeterinitiatieven geprioriteerd kunnen worden. Ook kunnen zij meedenken over oplossingen die meer procedureel zijn of over kleine pragmatische aanpassingen aan systemen, zonder een nieuwe complexe IT-architectuur te introduceren.

Prioriteer vanuit overzicht

Als je op zoek bent naar de belangrijkste masterdata is het een goede oefening om een plaatje te tekenen waar je de masterdata – bijvoorbeeld een klant of een product – door de verschillende bedrijfsfuncties en processen ziet stromen, onafhankelijk van de organisatie-inrichting of de gebruikte systemen.

Begin klein

Masterdata-requirements kunnen zeer complex en aan verandering onderhevig zijn. Er is niet één oplossing die direct aan alle requirements voldoet. Daarom is het aan te raden iteratief en incrementeel te werk te gaan in opeenvolgende en samenhangende projecten. De volgorde hiervoor wordt bepaald door de informatie-architectuur, de prioriteiten uit de business, en een programma-roadmap. Focus eerst op één gegevensgebied of domein, en breid later uit naar andere gebieden.