De eerste functioneringsgesprekken; kennismakingsgesprekken

Als leidinggevende ga je goed van start als de eerste functioneringsgesprekken kennismakingsgesprekken zijn. Doe dit als je pas bent gestart in je nieuwe baan als leidinggevende bij een andere werkgever. De nieuwe medewerkers ken je dan (nog) niet goed. Soms staan de functioneringsgesprekken dan al gepland. Ze worden dan altijd bij die organisatie in een bepaalde maand gehouden. Kennismakingsgesprekken kunnen ervoor zorgen dat je het maximale uit de gesprekken kan halen. Je krijgt hiermee meer inzicht in je medewerkers en de organisatie in het algemeen.

Waarom geen functioneringsgesprek?

De kans is klein dat je in deze korte periode genoeg kennis van het functioneren van je medewerkers hebt verkregen om een goed functioneringsgesprek met ze te kunnen voeren. Je zou dan voor een groot deel af moeten gaan over wat er eerder over hun is gezegd. Daarmee doe je jezelf en je medewerkers tekort. Voor je het weet kijk je precies naar iedereen zoals jouw voorganger dat ook deed. Hiermee loop je het risico dat bepaalde talenten van iemand ongezien (en onbenut) blijven en bepaalde inefficiënte organisatieprocessen blijven bestaan. Helaas is er over het algemeen maar weinig tijd binnen organisaties om een diepgaand gesprek over het werk in het algemeen te voeren. Vaak gaat het over een specifiek project, een klacht et cetera. Deze kans krijg je waarschijnlijk maar één keer. Voer dus geen functioneringsgesprek, maar een kennismakingsgesprek.

Kennismakingsgesprekken

Door het houden van kennismakingsgesprekken kan je veel te weten komen over iemands persoonlijke drijfveren (of het gebrek hieraan), hoe mensen het werk ervaren, waar verbetermogelijkheden zijn binnen de organisatie et cetera. In een relatief korte tijd hoor je van verschillende personen over de geschiedenis van het bedrijf, hoe het in elkaar steekt, de onofficiële machtsverhoudingen en wat er nodig is om het werk (nog) beter te kunnen doen.

Voorbeeldvragen kennismakingsgesprek

Hieronder is een lijst van voorbeeldvragen geplaatst. Uiteraard kan deze aangepast worden aan de soort werkzaamheden van de desbetreffende werknemer. Deze vragenlijst neemt ongeveer 45 minuten in beslag, maar plan een uur per gesprek (soms loopt het uit). Deel de lijst van tevoren persoonlijk uit, met een korte uitleg op een A4-tje waarom je voor kennismakingsgesprekken hebt gekozen.

• Waarom heb je (ooit) voor dit vak gekozen?
• Wat waren je verwachtingen van het vak?
• In hoeverre zijn deze wel/niet uitgekomen?
• Heb je plezier in je werk?
• Wat vind je de leuke kanten van je werk?
• Wat vind je de minder leuke kanten van je werk?
• Wat vind jij belangrijk in het werken met klanten?
• Voel je jezelf voldoende toegerust om je werk goed uit te kunnen voeren? (zo nee, wat mis je, bijvoorbeeld bepaalde kennis, ervaring)
• Heb je kwaliteiten waarmee je meer zou willen doen? (bijvoorbeeld op organisatorisch vlak)
• Ben je tevreden op de manier zoals je nu functioneert? (zo niet, wat heb je nodig om beter te functioneren?)
• Ben je tevreden over de samenwerking met je collega's?
• Ben je tevreden over hoe het contact met klanten verloopt?
• Ben je tevreden over hoe het functioneren van de organisatie als geheel? (zo niet, wat zou je graag anders willen?)
• Ben je tevreden met het aantal dagen/uren dat je werkt? (zo niet, hoeveel zou je graag willen werken)
• Wat is er verandert sinds het laatste functionerings-/beoordelingsgesprek?
• Wat verwacht je van de ... (vul je eigen functie in)
• Zijn er bepaalde taken die nu door de medewerkers worden uitgevoerd die naar jouw mening door ... (vul je eigen functie in) overgenomen moeten worden of andersom?
• Heb je behoefte aan extra begeleiding op bepaalde punten?

Uitwerking kennismakingsgesprek

Maak een verslag waarin alle vragen en antwoorden zijn opgenomen. Geef dit net als het functioneringsverslag in tweevoud mee en vraag er één ondertekend terug voor het personeelsdossier. Kijk met welke antwoorden in de vorm van aanbevelingen, verbeterpunten, vragen et cetera je concreet aan de slag kunt en kom hier ook op terug in een teamvergadering of in kort gesprek met de desbetreffende persoon. Ook als het één en ander niet mogelijk is. Medewerkers hebben in jou geïnvesteerd door deze vragenlijst voor het kennismakingsgesprek zo goed mogelijk te beantwoorden, het minste wat jij kunt doen is serieus met deze antwoorden aan de slag te gaan.

Lees verder

• Verschillen functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek