Organisatiestructuur binnen een bedrijf

Binnen een organisatie zullen door middel van het uitvoeren van activiteiten de vastgestelde doelstellingen gerealiseerd moeten worden. Wat gebeurt er als deze activiteiten niet door één persoon uitgevoerd kunnen worden? Domme vraag, die activiteiten zullen uitbesteed moeten worden aan personen buiten de organisatie of in de vorm van personeel. Met name in grotere organisaties is het van essentieel belang structuur aan te brengen in het bedrijf om al deze activiteiten in goede banden te leiden om zo een optimaal resultaat te behalen. In de managementwereld hebben we te maken met horizontale differentiatie, verticale differentiatie en groeperingen. Hoe dit in de praktijk in zijn werk gaat lees je in het volgende artikel.

Arbeidsverdeling in een organisatie

In de eerste plaats gaat het aanbrengen van structuur binnen een bedrijf voornamelijk over arbeidsverdeling. Dit wordt ook wel horizontale differentiatie genoemd. Alle arbeid binnen het bedrijf worden opgesplitst in zogenaamde deelactiviteiten. Deze deelactiviteiten hebben vaak één of twee verantwoordelijken met daaronder een groep medewerkers die samen als geheel het beste resultaat moeten realiseren voor die deelwerkzaamheden.

Bijvoorbeeld: Binnen een voetbalclub hebben we verschillende deelwerkzaamheden zoals verkoop, personeelsadministratie, onderhoud, voetballen etc. Hierbij kun je dus denken, wanneer het om de deelactiviteit ‘verkoop’ gaat, aan de Sales Office Manager en zijn of haar Assistent Manager, met daaronder een team van commercieel medewerkers die samen een zo hoog mogelijke winst moeten behalen uit de verkoop van zaken zoals shirts, trainingspakken, stadionbezoeken, acties en tickets voor de wedstrijd natuurlijk. Hierbij hebben zij bijvoorbeeld middelen tot hun beschikking zoals promotiematerialen, telefoons en een eigen verkoopsysteem.

Horizontale differentiatie is dus een zeer belangrijk aspect van een organisatie. Het kent drie grote voordelen. Ten eerste worden handelingen snel en efficiënt uitgevoerd, er wordt namelijk geen tijd verloren met het overschakelen van de ene taak naar de andere. Ten tweede raken de medewerkers extra bedreven met de handelingen die zij uitvoeren doordat deze handelingen telkens worden herhaald. Tenslotte zijn de inwerktijden kort en de opleidingskosten gering. Met een goede structuur leggen managers de basis voor een goed functionerende organisatie. Coördinatie is nodig om dit samenspel te bewaken. Onthoud goed, hoe meer deelactiviteiten, des te complexer en belangrijker wordt de coördinatie. De grote vraag rest nog: Hoe kunnen we deze structuur aanbrengen?

Het aanbrengen van structuur

De leiding van het bedrijf moet tijdens het ontwikkelen van een organisatiestructuur rekening houden met een drietal zaken. Horizontale differentiatie hebben we al besproken. We kunnen dus alle werkzaamheden in gaan groeperen. Dit wordt ook wel verbijzondering genoemd. Verbijzonderen kan op functie-, product-, markt- en plaats niveau.

Bijvoorbeeld:

Binnen de Rotterdamse bibliotheek hebben we aan het hoofd de Raad van Bestuur staan. Elk lid van dat Bestuur is verantwoordelijk voor één aspect van de totale werkzaamheden in de bibliotheek. De organisatie is verbijzonderd naar ‘product’. Dit betekent dat de totale werkzaamheden ingedeeld zullen worden in een afdeling leesboeken, tijdschriften, studieboeken en kinderboeken. Deze afdelingen zullen daarna verder ingedeeld. Leesboeken kan dus verder gedifferentieerd worden in thriller, komedie, roman of een biografie.

Een organisatie moet goed voor zichzelf bepalen welke indeling het meest succesvol zal zijn voor het bedrijf. Aan elke indeling zijn voor- en nadelen verbonden. De meest gebruikte indeling is die naar ‘functie’.

Verticale arbeidsverdeling

Om de totale werkzaamheden in goede banen te leiden is er hiërarchie nodig binnen een bedrijf. Het is belangrijk dat de arbeid goed gecoördineerd wordt. Dit is vaak de taak van één of meerdere leidinggevenden. Verticale arbeidsverdeling is kortweg gezegd de verdeling van het werk naar leiding en uitvoering. Hierbij zullen uitvoerende en besturende taken aan de orde zijn. Ongeschoolde arbeid wordt van de besturende taken ontlast waardoor zij efficiënter worden ingezet.