Offerteaanvraag, offerteaanbieding en bestelling

Een offerte, ook wel aanbieding genoemd, wordt opgesteld op verzoek van een klant. Dit voor de aanvraag van één of meerdere producten of diensten. Een offerte gaat aan een mogelijke bestelling vooraf. Als aanbieder is het van belang zo snel en juist mogelijk een offerte aan te bieden om de kansen op verkoop te vergroten. Echter gebeurt het in de praktijk vaak dat aanbieders niet meer reageren op offerteaanvragen. Dit kan zijn omdat ze in het verleden meerdere malen toch gereageerd hebben op een aanvraag, maar steeds niet tot een verkoop zijn kunnen overgaan. Een offerteaanvraag kan namelijk handig als tool gebruikt worden om bepaalde leveranciers enkel te 'testen' ten opzichte van de concurrentie. Voor de leverancier is het dan tijdverlies om steeds op aanvragen te blijven reageren.

De offerteaanvraag

Interesse
Wanneer een mogelijke klant een aanvraag doet bij een bedrijf voor één of meerdere producten of diensten is het geïnteresseerd in volgende zaken:

de prijs (met eventuele korting)
de levertermijn
de kwaliteit

In het geval van een dienst (bv. een herstelling) zal de klant vaak extra geïnteresseerd zijn in een planning.

Offertegegevens
Deze informatie in combinatie met de geldigheidsduur van de offerte, de contactgegevens van de aanvrager, de algemene voorwaarden en een handtekening zal een schriftelijke offerte zo compleet mogelijk maken. Naast een schriftelijke offerte kunnen er telefonisch ook aanvragen binnenkomen. Deze zijn vaak zeer dringend, maar worden in de praktijk vaak bevestigd via e-mail.

Offerteaanbieding

Snelheid
Als aanbieder is het van belang dat je zo snel mogelijk reageert. Op die manier ben je de concurrentie te snel af, want je mag ervan overtuigd zijn dat er ook aanvragen zullen vertrokken zijn naar andere aanbieders. Door een snelle reactie toon je ook oprechte interesse naar de klant toe.

Juistheid
In een bedrijf komen er vaak veel aanvragen tegelijk binnen en dan is een foutje snel gemaakt. Probeer er zeker op te letten dat je de juiste prijs vermeldt en dus geen aanbieding naar buiten stuurt waarbij het eigen bedrijf nadeel oploopt. Wees ook zo correct mogelijk met het vermelden van de contactgegevens van de aanvrager en de opgevraagde informatie van het artikel of de dienst.

Reageren?
Je kan de vraag stellen waarom een bedrijf niet meer zou reageren op een aanvraag? Immers hoe meer aanvragen er gedaan worden hoe meer er in de praktijk verkocht kan worden. Maar vaak doen dezelfde klanten veel aanvragen waar ze uiteindelijk niets of heel weinig mee doen. Voor een bedrijf is het op de duur dan verlieslatend om steeds te reageren op deze aanvragen en niets te verkopen. Dit wordt in sommige bedrijven onderzocht via een analyse en zo kunnen er profiterende 'klanten' uitgefilterd worden.

De bestelling

Op basis van de offerte kan de klant dan al dan niet beslissen om een bestelaanvraag te doen. Men ziet dus hoe belangrijk het is om een offerte zo compleet, foutloos en informatief mogelijk te maken. Het zal voor de klant in vele gevallen een trigger zijn om tot de aankoop over te gaan.