Hoe ga je om met de pers?

Er bestaan verschillende soorten perscontacten: een persconferentie, een persbezoek en een persbericht. Een persconferentie wordt gehouden wanneer er belangrijk nieuws is en veel vragen te verwachten zijn. Een persbezoek wordt dikwijls georganiseerd voor het verstrekken van achtergrondinformatie en voor het opbouwen van relaties. Een persbericht wordt opgesteld om een nieuwsfeit te communiceren. In dit artikel wordt op deze communicatiemiddelen ingegaan en worden praktische tips gegeven.

Persconferentie

Een persconferentie vereist een aanzienlijke tijdsinvestering voor journalisten, bijvoorbeeld in vergelijking met een persbericht. Toch kan een persconferentie toegevoegde waarde hebben, bijvoorbeeld als er veel vragen verwacht worden. De tijd waarop een persconferentie het beste kan beginnen is 11.00 uur. De optimale tijdsduur is 40 minuten.

11 tips voor een persconferentie:

1. Organiseer een persconferentie op een plaats waar journalisten voor hun werk regelmatig komen. Ook kan een persconferentie op het eigen bedrijf plaatsvinden.
2. Indien mogelijk controleer dan de ruimte waar de persconferentie plaatsvindt van tevoren. Kies voor een goede zaalopstelling en verwijder zaken die de aandacht afleiden.
3. Zet naambordjes op tafel.
4. Bereid de persconferentie voor door vragen te bedenken en de antwoorden daarop alvast te formuleren. Dit geeft vertrouwen in een goede gang van de persconferentie.
5. Start de persconferentie met een inleidende speech van circa 10 minuten door een persoon die kennis van de zaak heeft en het vertrouwen geniet van journalisten. Geef daarna de gelegenheid tot het stellen van vragen.
6. Ga bij aanvang van de persconferentie niet in op informele vragen.
7. Begin de persconferentie 5 minuten te laat. Hiermee worden journalisten die wat te laat zijn de ruimte geboden om toch de gehele presentatie aanwezig te zijn.
8. Wees er op voorbereid dat microfoons en camera’s de gehele tijd op de opnamestand kunnen staan.
9. Neem de tijd om radio en televisie apart te woord te staan.
10. Bied de journalisten op voorhand een persmap aan met daarin de informatie die ze wordt gegeven. Een persmap bevat: een kopie van het verstuurde persbericht, auteursrechtelijk vrijgegeven foto’s, achtergrondinformatie zoals brochures.
11. Maak een aanwezigheidslijst. Het is belangrijk te weten wie aanwezig zijn. Nadien kan aan de afwezigen een persmap toegezonden worden.

Persbezoek

Een persbezoek is een heel geschikte manier om kennis te maken met journalisten. Om dit te organiseren moeten de journalisten wel als het ware worden verleid. Er moet dus een speciale aanleiding of gelegenheid zijn waarom de journalisten naar je toe komen, zoals de opening van een bedrijf of presentatie van een nieuw product. De richtlijnen die gelden voor een persconferentie gelden ook voor een persbezoek. Verder zijn de volgende stelregels te geven.

Zorg voor een duidelijk en doordacht programma

De pers heeft een ruimte voorbereidingstijd nodig. Een tip is bijvoorbeeld de dagbladpers en de huis-aan-huis-bladen een aantal weken van tevoren al uit te nodigen, zodat alle media op eenzelfde tijdstip kunnen publiceren.

Denk goed na over wie worden uitgenodigd

Houd rekening met de wensen en belangen van journalisten. Als het persbezoek voor de journalisten tegenvalt en ze geen goed artikel kunnen maken, zullen ze een eventuele volgende keer niet meer komen.

Houd rekening met het werkritme van journalisten

Het is niet verstandig een bezoek te organiseren voor 10.uur ’s morgens. Ook de duur is van belang, anderhalf uur is een goede lengte. Een bezoek kan worden afgesloten met een lunch of borrel zodat ruim de gelegenheid is om informeel verder te praten over het persbezoek. Let er wel op dat het niet te luxe wordt. Hiervan zijn journalisten meestal niet gediend. Ze kunnen dit zien als een charme-offensief.

Persbericht

Het belangrijkste voor de pers is het persbericht. Een persbericht is het meest gebruikte middel waarmee organisaties de pers benaderen. Niet alle persberichten zijn van goede kwaliteit, waardoor ze in de prullenbak van de redactie belanden. Belangrijk is te schrijven vanuit het oogpunt van de lezer en niet van de organisatie. Verder moet het persbericht wel actueel maar niet wervend zijn.

De organisatie kan verwachten dat het persbericht, dat ze hebben opgesteld, onveranderd wordt gepubliceerd. Wanneer dat niet gebeurt, is de organisatie teleurgesteld of kwaad op de journalisten en dagbladen. Een journalist is echter onafhankelijk, vrijheid van media.

Een persbericht bevat de volgende onderdelen:

1. Afzender: naam van de organisatie, het adres, het telefoonnummer en e-mailadres.
2. PERSBERICHT: geeft duidelijk aan dat het om een persbericht gaat (met hoofdletters)
3. Datum: de volledige datum. Het tijdsaspect is zeer belangrijk bij een persbericht in verband met de actualiteit van het artikel
4. Kopregel: De kopregel geeft objectief, feitelijk en in telegramstijl aan waar het bericht over gaat. Wat is het belangrijkste nieuwsfeit? Wie is verantwoordelijk.
5. Eerste alinea: Deze eerste alinea wordt meestal vetgedrukt en geeft antwoord op de W-vragen (wie, wat, wanneer). Als het onderwerp de lezer echt interesseert zal hij verder lezen.
6. Rest van de tekst: Als een tekstbericht ingekort moet worden, moet dit kunnen van onderaf, zonder dat de kern van het bericht verloren gaat: oprolbaarheid van het artikel.
7. Tussenkoppen: Dit helpt de lezer en journalist om snel te oriënteren op het artikel en geven de essentie van de navolgende tekst weer. Voorwaarde is dat tussenkoppen kort moeten zijn (max. drie woorden).
8. Regelafstand: 1,5 is het beste, dit leest gemakkelijk.
9. Witmarge: Zorg voor een ruime marge aan de linker- en rechterkant van de bladzijde.
10. Woordverwijzing: onder aan de pagina wordt niet afgesloten met een punt maar met een woord. Zo is duidelijk dat de tekst doorloopt naar een volgende pagina.
11. Paginanummering: Geef elke bladzijde een nummer.
12. Afsluitteken: als de tekst is afgelopen, geef dit dan aan door middel van puntjes of – einde-.
13. Nadere informatie: onder het persbericht staan: naam bedrijf, afdeling, naam contactpersoon, emailadres, website en telefoonnummer.
14. Foto’s: bij het persbericht kunnen foto’s worden meegezonden. Zorg ervoor dat deze van goede kwaliteit zijn en geef erbij aan wanneer de foto’s gemaakt zijn en voor welke gelegenheid.

Als laatste zijn een aantal praktische tips te geven. De eerste daarvan is: breng de informatie feitelijk en dus objectief. Probeer waardeoordelen achterwege te laten zoals: de beste, uniek, prachtig, zeer bijzonder. Vermijd daarnaast de toevoegingen jongstleden en aanstaande. Ook in de verleden tijd schrijven is niet verstandig. Schrijf altijd in de tegenwoordige tijd of de voltooid tegenwoordige tijd. Richt het persbericht altijd aan een persoon en niet aan een gehele afdeling. Dit maakt de kans groter dat er aandacht wordt besteed aan het bericht door de pers. Last but not least: laat een persbericht eerst aan een collega of een andere persoon of personen lezen, voordat het wordt verstuurd. Dit voorkomt fouten!