De verschillende functies van een inkoopafdeling

Inkoop is veel meer dan alleen het plaatsen van een bestelling bij een leverancier. Er zijn vele onderzoeken en modellen te noemen, die ingaan op de verschillende aspecten die relevant zijn voor inkoop en de verdere professionalisering daarvan. Daarbij hoort ook de verdere verdeling van de inkoopfunctie bij. In dit artikel worden drie belangrijk indelingen binnen de inkoopfunctie uitgebreid omschreven, maar eerst wordt in het kort wat dieper ingegaan op inkoop in het algemeen.

Wat is inkoop?

Eigenlijk kun je alles waar een factuur tegenover staat, onder de noemer inkoop laten vallen. Inkoop is het van betrekken van alle goederen en diensten van externe bronnen die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstigste voorwaarden.

Indeling van de inkoopfunctie

Wanneer een organisatie groeit, zal ook de inkoopafdeling groeien. Het wordt dan al snel tijd om de vele taken die de inkoopfunctie omvat, goed of beter te gaan verdelen. Hiervoor wordt de inkoopfunctie in drie onderdelen verdeeld:

• strategische inkoop
• tactische inkoop
• operationele inkoop

Wat is strategische inkoop?

Wanneer we spreken van stratigische inkoop, hebben we het over het opstellen en naleven van inkoopuitgangspunten en processen, die voortvloeien uit de algemene strategie en doelstellingen van een organisatie. Strategische inkoopactiviteiten zijn het optimaal inrichten van de inkoopfunctie, het beheren van strategische leveranciersrelaties en het bewaken van de kwaliteit die inkoop te bieden heeft.

Wat is tactische inkoop?

Spreken we over tactische inkoop, dan bedoelen we het specificeren van behoeften, het selecteren van leveranciers en het contracteren van deze leveranciers. Met deze leveranciers vinden onderhandeling over de condities plaats, wat tevens een onderdeel van contracteren is. Tactische inkoopactiviteiten omvatten het actief zijn op de leveranciersmarkt, het onderhouden van relaties met de (interne) klanten en het communiceren van leveranciersafspraken aan het operationele inkoopniveau.

Wat is operationele inkoop?

Als we het hebben over operationele inkoop, dan hebben we het over het plaatsen van orders. Feitelijk de definitieve bestelling van producten of diensten. Ook het bewaken van bestellingen en de controle op naleving van de contracten is een taak die onderdeel uitmaakt van de operationele inkoopfunctie. Als laatste hoort hier de nazorg en de evaluatie ook nog bij. Operationele inkooptaken bestaan onder andere uit het aanmaken van inkoopaanvragen, het goedkeuren hiervan, het ontvangen en registreren van producten en diensten en het structureel evalueren van leveranciers.