Het inkoopproces

Inkoop wordt binnen organisaties steeds belangrijker. Dat wil zeggen, steeds meer ondernemers zien het belang en vooral de toegevoegde waarde van de inkoopfunctie in. Om de totale inkoopfunctie op een goede manier te waarborgen, zullen de meeste inkopers werken met het inkoopproces zoals in dit artikel beschreven. Het inkoopproces is door hoogleraar Arjan van Weele bedacht en wordt in de praktijk veelvuldig gebruikt.

Wat is inkoop?

Eenvoudig gezegd, heeft inkoop te maken met alles waar facturen tegenover kunnen staan. Inkoop is het betrekken van allerlei goederen en diensten via externe bronnen, die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening van een organisatie. Uiteraard tegen de voor de organisatie meest gunstigste condities.

Hoe werkt het inkoopproces?

Het inkoopproces bestaat standaard uit zes opeenvolgende fasen. Ten eerste worden de wensen van de gebruikers geïnventariseerd en verder gespecificeerd, zodat de inkoper weet aan welke eisen de producten of diensten moeten voldoen. Op basis van de opgemaakte specificatie worden geschikte leveranciers geselecteerd. De contracten met deze leveranciers worden na een aantal onderhandelingen vastgelegd in een document, contract of overeenkomst. Als de eerste drie fasen zijn doorlopen kan er besteld gaan worden. Niet alleen bestellingen, maar ook contracten moeten goed bewaakt worden. De inkoper weet dan of alles volgens de afgesproken condities verloopt. Als laatste moeten de leveranciers regelmatig geëvalueerd worden om te beoordelen of de leverancier nog steeds aan de afgesproken eisen voldoet.

Strategische / tactische fasen

De eerste drie fasen van het inkoopproces noemen we de strategische of tactische fasen.

Operationele fasen

De laatste drie fasen van het inkoopproces noemen we de operationele fasen.

De zes fasen van het inkoopproces

Zoals hierboven aangegeven bestaat het gehele inkoopproces uit zes fasen:

• specificeren
• selecteren
• contracteren
• bestellen
• bewaken
• nazorg en evaluatie

Specificeren

Specificeren wil zeggen dat men de behoefte van de gebruiker goed probeert te inventariseren. Deze behoefte wordt in detail in de specificatie beschreven. Het maken van een goede specificatie, zo vroeg mogelijk in het inkoopproces voorkomt dat producten of diensten niet zullen voldoen aan de behoeften of als te duur worden beschouwd. De specificatie kan functioneel of technisch zijn.

Selecteren

Een leveranciersselectie bevat een aantal stappen. Zo zal de methode van uitbesteding vastgesteld moeten worden, waarna de voorlopige leverancierseisen in kaart worden gebracht. Vervolgens wordt een offerteaanvraag in gang gezet, om uiteindelijk een leverancier te selecteren.

Contracteren

Nadat er een aantal leveranciers zijn geselecteerd, zal er over de condities en voorwaarden onderhandeld worden. Daarna kan een contract worden opgesteld. In het contract worden wederzijds de verplichtingen en de verdeling van risico’s tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vastgelegd.

Bestellen

De inkoper of medewerker die belast is met de bestelopdracht zal inventariseren wat de huidige behoefte is. De behoefte wordt vertaald in artikelen en via een order geplaatst bij de gecontracteerde leverancier. De leverancier zal dan vervolgens conform de overeenkomst de bestelling behandelen.

Bewaken

Contracten en overeenkomsten, alsmede bestellingen moeten worden bewaakt. Dit om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt, of omdat er gehandeld wordt met de verkeerde condities. Deze details kunnen onder andere betrekking hebben op de bestel-, lever- en betalingscondities. Ook een stukje backordermanagement (het controleren op tijdige binnenkomst van bestelde producten) valt onder het onderdeel bewaken.

Nazorg en evaluatie

Het is belangrijk om leveranciersinformatie te registreren en terug te koppelen aan leveranciers. We hebben het dan met name over prestaties. Het initiëren van (wederzijdse) verbeteringsacties, het inwinnen van leveranciersinformatie extern en het bekijken en onderzoeken van marktinformatie hoort hier ook bij. Alles gericht op de relatie op de langere termijn.