Het inrichten van een dashboard voor KPI’s

De meeste bedrijven weten wat hun KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) zijn. Er zijn echter bedrijven die de KPI’s niet meten. Vaak is er geen tijd voor of ontbreekt de kennis of een goede tool. Toch is het goed om te weten wat de status is van de KPI’s. Het ontwikkelen van een (online) KPI-dashboard is dan een goed idee. Wanneer een dashboard goed is ingericht, geeft het direct inzicht in de KPI’s. Hieronder tips om het inrichten van een KPI-dashboard tot een succes te maken.

Kies de informatie (KPI's) voor de doelgroep

Een dashboard wordt altijd voor een bepaalde doelgroep gebouwd. De personeelsafdeling heeft andere informatie (KPI's) nodig dan bijvoorbeeld de inkoopafdeling. Houdt dus altijd goed voor ogen voor welke doelgroep het dashboard ontwikkeld wordt.

Luister naar de doelgroep

Zorg ervoor dat geen overbodige informatie getoond wordt, maar zorg er zeker voor dat er niet te weinig informatie getoond wordt. Ga met de eindgebruikers om tafel en bespreek hun eisen en wensen. Zorg ervoor dat de eindgebruikers gehoord worden. Vraag ook door, vaak is het voor eindgebruikers moeilijk om precies te verwoorden wat ze willen hebben.

Bouw voor de doelgroep

Er zijn drie type dashboards te onderscheiden. Elk type dashboard wordt gebouwd voor een andere doelgroep. Elke soort gebruiker zal zijn eigen type dashboard willen zien. Een analist zal veel dieper op de informatie in willen gaan dan een manager. De operationele leiding zal weer andere informatie willen.

Operationeel dashboard

Een operationeel dashboard wordt gemaakt voor de operationele leiding. Hierin worden de actuele gegevens getoond. Denk aan het aantal openstaande meldingen of het aantal telefoontjes wat nog in de wacht staat. Aan de hand van dit soort dashboards kan de operationele leiding keuzes maken hoe de werkvloer in te richten: moeten er oproepkrachten gevraagd worden of niet. Een operationeel dashboard moet daarom gevuld worden met realtime of near realtime data.

Strategisch dashboard

Een strategisch dashboard wordt door het management gebruikt. Op dit dashboard moeten alleen de voor het management interessante informatie getoond worden. Het dashboard toont in globale lijnen de prestaties van het bedrijf. Het is dus vaak niet nodig om (near) realtime data te gebruiken voor een strategisch dashboard.

Analytisch dashboard

Dit dashboard wordt gebruikt door de analisten van het bedrijf. Het dashboard bevat strategische en operationele informatie. De gebruiker heeft in dit soort rapportages de mogelijkheid om door te kunnen drillen naar een lager niveau. Terwijl het strategisch dashboard bijvoorbeeld alleen de omzetcijfers per maand toont, kan in het analytisch dashboard ook gedrild worden en kunnen er filters aangelegd worden. Zo kan de analist complexere vragen beantwoorden, zoals ‘waarom is de omzet in 2014 lager dan in 2013’. De analist kan dan tot op het laagste niveau in tijd en product of klant inzoomen om de vraag te beantwoorden.

Let wel op dat degene die hiermee gaat werken thuis is in analytische vraagstukken. Wanneer er vanuit het bedrijf geen analist beschikbaar is, of wanneer het bedrijf niet wil kunnen analyseren, is het niet nodig om een analytisch dashboard te ontwikkelen.

Groepeer de KPI’s

Soms is het nodig om verschillende soorten KPI’s op één dashboard te tonen. Zorg er dan wel voor dat het duidelijk is, door de KPI’s te groeperen. Zet de KPI’s die bij elkaar horen bij elkaar, zet er eventueel een kader omheen en zet er een titel boven.

Wees duidelijk

Zet zo min mogelijk KPI’s op het dashboard. Zet alleen die KPI’s erop die belangrijk zijn voor de gebruiker. Houdt het maximale aantal KPI’s wat in een dashboard getoond wordt op 9. Maar zet op een strategisch dashboard hooguit 5 KPI's.

Zorg ervoor dat de meest belangrijke grafieken links bovenaan in het beeld staan. Houdt de grafieken zo simpel mogelijk. Ga de grafieken niet opleuken of chiquer maken door 3-D te gebruiken of door ze glimmend te maken. Hierdoor wordt de focus van de data afgeleid. Meestal worden de grafieken hier ook onduidelijker door. Laat de data spreken en niet de toeters en bellen. Geef de grafieken duidelijke titels waaruit blijkt wat ze voorstellen. Vergeet ook niet om de grafiekassen te labelen.

Bepaal wanneer de data ververst moet worden

Het verversen van de data heeft meestal een flinke (performance) impact op het hele systeem. Zeker wanneer er een heel datawarehouse ververst moet worden, is het goed om van te voren na te denken welke dashboards wanneer ververst moeten worden. Een operationeel rapport heeft (near) realtime data nodig, maar vaak is dit bij een strategisch dashboard niet nodig.

Bepaal, samen met de gebruikers, hoe vaak de data per dashboard ververst moet worden. Soms zal er (near) realtime data nodig zijn, maar soms kan de verversingsfrequentie ook dagelijks, wekelijks of zelfs maandelijks zijn. Laat altijd wel op het dashboard zien van wanneer de data is waar naar gekeken wordt.