Toepassing KPI's in bedrijven

Het lijkt wel of de meeste bedrijven plots de KPI’s ontdekt hebben, dit terwijl de systematiek toch al lang bestaat. KPI oftewel Key Performance Indicator of op z’n Nederlands Kritische Prestatie Indicator is een belangrijke indicator die is ontworpen om de prestaties te verhogen. Middels een Dashboard wordt alles inzichtelijk gemaakt en is de ontwikkeling te volgen en kan er op gestuurd worden.

Hoe werkt het?

De verschillende soorten KPI’s moeten eerst vastgesteld worden en we maken dan het onderscheid tussen algemene en specifieke KPI’s. De algemene KPI’s sturen het gedrag van het management aan de van de organisatie. De specifieke KPI’s daarentegen zijn van toepassing op het lager management en zijn bedoeld om hun gedrag en de processen te sturen. We noemen deze laatste ook businessspecifieke of programmaspecifieke KPI’s. De verantwoordelijke voor een proces wordt over het algemeen ook de eigenaar van de KPI’s en met heldere rapportages moet er gestuurd kunnen worden.

Algemene KPI’s

Bij de algemene KPI’s wordt er gestuurd en gemeten op de voortgang en verbetering. Denk aan klanttevredenheid, terugdringen overschrijdingen gebudgetteerde kosten, beschikbaarheid kritische ketens voor de eindgebruikers, betrokkenheid medewerkers etc.

Specifiek KPI’s

De specifieke zijn uiteraard afhankelijk van de business waarin je opereert. In een fabriek kan de doorlooptijd van het productieproces en/of het uitvalpercentage als KPI gezien worden. Bij een bank is bijvoorbeeld de snelheid voor het opmaken van een offerte en/of het foutloos invoeren van de nieuwe klantgegevens een KPI. We hebben het dan over de core business, maar ook bijvoorbeeld de IT binnen een bedrijf, die uiteindelijk alles systemen up and running moet hebben, heeft KPI’s.

Niet alles is een KPI

Niet alles wat gemeten kan worden is een KPI. Er moet uiteraard aan een aantal criteria worden voldaan om het een KPI te laten zijn/worden.

• Duidelijkheid voor iedereen is essentieel
• De meeting moet de ontwikkeling aangeven
• KPI’s moeten altijd helder gerapporteerd worden (in relatie tot doel)

De praktijk

Er zijn bedrijven die zich specialiseren om dit binnen afzienbare tijd inzichtelijk te krijgen bij een organisatie, het in een ontwikkelde tool te zetten en gereed voor het management. Afhankelijk van de grootte van een bedrijf en de onderdelen die op deze wijze ingericht moeten worden, kan het al binnen zo’n 4 weken lopen. Om de processen te monitoren is veelal een webapplicatie beschikbaar. Dit voorkomt interne routings, compliance trajecten etc. die vaak veel tijd vergen. De bijbehorende opleiding wordt nog wel eens overgeslagen (kostenaspect). Maar om het goed te gebruiken is dit essentieel.

Toepassing

Mits goed toegepast kan een ingericht KPI dashboard een duidelijk toegevoegde waarde bieden voor de sturing van een bedrijf. Helaas is de praktijk, zeker op lager managementniveau, nog teveel “het moet van de baas”. Met een dergelijke instelling gaan we aan het doel voorbij en is het eerder een blok aan been dan dat het toegevoegde waarde levert.