Vergaderen hoeft geen tijdrovende gebeurtenis te zijn!

Weinige zaken zijn zo frustrerend op de werkvloer als een vergadering zonder afspraken en structuur. Velen hebben wel al eens kennis gemaakt met gedachten als “wat zat ik hier te doen?” of “we zitten hier al drie uur voor iets dat op tien minuten kon verteld worden!”. De factor tijd is iets kostbaar en moet nuttig besteed worden zeker vanuit bedrijfsoogpunt. En die kostbare tijd verliezen we heel vaak op vergaderingen. Een belangrijke taak is weggelegd voor de voorzitter van een vergadering. Hij moet immers de vergadering in goede banen leiden. Een goede duidelijke procedure geeft bijna automatisch een deftige structuur aan een vergadering en het is dus de taak van de voorzitter om er op toe te zien dat deze gevolgd wordt.

Bepaal vooraf het doel van de vergadering. Is het puur informatief en eenrichtingsverkeer? Of gaan we onderhandelen en discussiëren? We onderscheiden uiteindelijk een vijftal hoofddoelen voor het beleggen van een vergadering.

• Besluiten vormen
• Informeren
• Plannen en organiseren
• Discussiëren en mening vormen
• Ontwikkelen

Op basis van een welbepaald doel kan je eventuele uitwijdingen binnen de vergadering als voorzitter in de hand houden. Bepaal ook op voorhand het tijdsschema als voorzitter. Eventuele tijdrovende punten die plots opduiken zullen, indien mogelijk door de voorzitter, best doorgeschoven worden naar een nieuwe volgende vergadering. Weliswaar is het voor sommige doelen niet evident om er een tijdslimiet op te plaatsen op voorhand. Maar hou hierbij vooral rekening dat men doorgaands aanneemt dat men na 1 uur vergaderen over de top van de efficiëntie zit van de vergadering. Een pauze na een uur kan helpen de concentratie terug te vinden, doch lijken langer vergaderingen vaak uit te draaien op veel uitwijdingen allerhande.

Een strikte planning van de agenda, die vooraf door de voorzitter of de secretaris is opgesteld, is noodzakelijk om lange vergaderingen uit te sluiten. Zoals je merkt moeten zowel voorzitter als secretaris goed voorbereid zijn om de vergadering aan te vatten. De secretaris moet, net zoals de voorzitter, alle agendapunten bij voorkeur op voorhand eens doorgenomen hebben om tijdens de vergadering de notulen goed te kunnen bijhouden. Samen met de voorzitter moet hij het perfecte overzicht bewaren.

Maar niet alleen deze personen die deze twee taken op zich nemen zijn verantwoordelijk voor het welslagen van een vergadering. Ook elke andere aanwezige moet op voorhand zijn huiswerk en voorbereiding gemaakt hebben. Hoe ergerlijk is het niet indien bij de opening van een vergadering er gepolst wordt naar opmerkingen over de vorige notulen en er reacties opduiken van “oei nog niet gelezen”. Niet voorbereid zijn, is eigenlijk geen recht van spreken hebben, wil men een vergadering superefficiënt laten verlopen.

Procedure

Vraag vooraf: is deze vergadering echt noodzakelijk?

Indien hierop positief geantwoord wordt kan men met de voorbereiding starten:

• Verzamelen agendapunten
• Opsturen van de agenda naar de deelnemers (min. 2 dagen vooraf). Hierbij worden ook benodigde stukken doorgestuurd en ev. wordt het verslag uit vorige vergadering als uitgangspunt gebruikt.

Zodoende beschikt iedereen over de nodige info om zichzelf goed voor te bereiden.

De vergadering zelf kan bv. als volgt verlopen:

• Opening: welkomswoord, korte intro omtrent het doel van de vergadering en noodzakelijke afspraken. Eventueel voorstellen van de aanwezigen en/of gasten al dan via een aanwezigheidslijst.
• Kort overlopen van de agenda / inhoud van de vergadering
• Goedkeuring en/of eventuele wijzigingen omtrent de notulen van vorige vergadering
• Eventuele bespreking van binnengelopen correspondentie
• Aanvatting van de te bespreken punten. (volg het afgesproken tijdschema)
• Reeds de eerste agendapunten vastleggen voor de volgende vergadering
• Afsluiting van de vergadering (samenvatting, dankwoord en afsluiting)