Coveys zeven eigenschappen: leidraad bij timemanagement

Tips voor timemanagement kunnen je helpen beter leren om te gaan met je tijd. Daardoor kun je prettiger werken, maar ook kun je daarmee je vrije tijd beter indelen. Dingen die je in je werk tegenkomt, kom je vaak ook daarbuiten tegen. Als je geen nee kunt zeggen tegen een collega, heb je vast ook moeite met het aangeven van je grenzen bij familie en vrienden. Maar daarmee verlies je misschien je eigen levensdoelen uit het oog. Door bewust hiermee aan de slag gaan kun je je gedrag veranderen. Het boek van Stephen Covey, 'De zeven eigenschappen voor succes in je leven', kan hierbij helpen. Timemanagement lijkt vaak op het toepassen van trucs. Een opgeruimde mailbox, een bijgewerkte takenlijst. Het lijkt zo simpel.
Dit leren doe je op gedragsniveau. Daaronder zitten het vermogen/de capaciteit/de vaardigheden om te veranderen. En de overtuigingen die daar weer onder zitten, kunnen belemmerend dan wel bevorderend werken. Door het vermogen aan te pakken, kun je ander gedrag laten zien en komen tot andere overtuigingen. Pas dan kun je echt veranderen. Anders blijft het vaak bij een tijdelijke opleving, waarna je uiteindelijk weer terugvalt in je oude gewoonten. Timemanagement is kortom zelfmanagement.

Stephen Covey

Stephen Richards Covey (1932-2012) heeft in De zeven vaardigheden voor succes in je leven (oorspronkelijke editie uit 1993) een model beschreven met de meest bekende succesfactoren voor een geslaagd leven, in meerdere opzichten; zowel in je carrière, persoonlijk, als in een relatie. Deze zeven eigenschappen zijn gelijk aan de eerder door hem onderscheiden eigenschappen uit De zeven eigenschappen voor effectief leiderschap (The seven habits of highly effective people). Ook dit boek is al sinds 1989, het jaar van publicatie, nog steeds een bestseller.

In zijn boeken ging hij ervan uit, dat succes steeds meer werd bepaald door individuele factoren, zoals prestaties, vaardigheden en relaties en niet meer door alleen loyaliteit en geduld. Naar zijn mening lag in toenmalige zelfhulpboeken de nadruk erg op het aanpassen van de persoonlijkheid om pragmatische redenen, bijvoorbeeld voor het nastreven van succes. Covey argumenteerde dat algemene principes (extern) en subjectieve waarden (intern) twee verschillende dingen zijn. Waarden regeren het gedrag van mensen, maar principes bepalen uiteindelijk de consequenties ervan. Als voorbeeld van principes noemde Covey onder meer redelijkheid, integriteit, menselijke waardigheid en dienstbaarheid. Effectief handelen is pas mogelijk als we ons gedrag zo goed mogelijk op onze principes afstemmen. Succes nastreven zonder houvast van je principes is een leeg streven. Deze principiële levenshouding staat haaks op een pragmatische levenshouding, die volgens Covey uiteindelijk geen voldoening geeft en niet leidt tot succes.

Je leeft vanuit je principes, het principiële paradigma, is daarmee de boodschap van Covey. De wetenschap dat hij lid was van de Mormoonse kerk (of zoals officieel genoemd: 'Kerk van Jezus Christus van de Heiligen der Laatste Dagen') laat zien dat hij praatte vanuit eigen ervaring. In onder meer de genoemde boeken legt Covey de waarden uit als 'habits' of eigenschappen waarmee je je principes kunt vormgeven. Op deze manier kun je je tijd zo optimaal en zinvol mogelijk inzetten.

Timemanagement en de zeven eigenschappen van Covey

Om ergens te beginnen kun je deze zeven eigenschappen van Stephen Covey als leidraad nemen. Plan aan de hand daarvan je activiteiten om jezelf de beleving van een andere ervaring toe te staan. Belangrijk hierbij is vooraf te bedenken dat je op verschillende manieren naar iets kunt kijken en dat je interpretatie van jezelf of een situatie en dus nìet de situatie op zichzelf bepaalt hoe je deze ziet. Als je iets wilt veranderen, moet je soms eerst je kijk op een situatie of jezelf veranderen. Dat geeft je de kans een ingang voor verandering te zien. Je kunt denken dat je vervelende baas je tegenhoudt en dan leg je de mogelijkheid tot verandering bij de ander (die je niet kunt controleren), maar je kunt ook beseffen dat je jezelf laat tegenhouden. De sleutel tot verandering ligt bij jezelf. Zo bied je jezelf perspectief en neem je zelf de regie!

De zeven eigenschappen op een rijtje

1. Ben pro-actief
2. Begin met het einde voor ogen
3. Belangrijke zaken eerst
4. Win/win
5. Eerst begrijpen, dan begrepen worden
6. Kracht van diversiteit
7. Houd de zaag scherp

Overwinningen op jezelf

1. Ben pro-actief

Bij het kunnen managen van je tijd is het belangrijk dat je vooraf je doelen bepaalt. Richt je hierbij op de cirkel van invloed (je collega’s, je leidinggevende, je gezondheid). Probeer deze groter te maken. Richt je niet op de cirkel van betrokkenheid (de organisatie, de ICT, het weer, enzovoorts). Je richten op de cirkel van betrokkenheid leidt namelijk alleen tot frustratie en daar krijg je geen positieve energie van.

En bedenk actie-reactie: er is een stimulus en daarop volgt een respons. Ertussenin zit de keuze, je vrije wil. Deze kun je beïnvloeden. Daag jezelf uit, door eens iets anders te doen!

2. Begin met het einde voor ogen

Als je weet aan welk doel je werkt, dragen alle taken/acties daar (ook onbewust) aan bij. Daar doe je het allemaal voor! Maak een moodboard, bijvoorbeeld met een collage uit afbeeldingen en uitspraken en visualiseer zo je einddoel(en). Hierdoor maak je je doel concreter. Iedere motivatie is goed zolang het je actief maakt.

3. Belangrijke zaken eerst

Alleen doelen stellen is niet genoeg. Stel jezelf prioriteiten. Dit kan zowel voor je werk als privé zijn. Voor je werk kun je je kerntaken opschrijven en daar de bijbehorende activiteiten aangeven die bijdragen aan het realiseren van deze kerntaak. Eventueel kun je hier nog een urenraming aan verbinden. Plaats vervolgens alle activiteiten in een timemanagement-matrix (ook wel Eisenhowerprioriteiten-matrix genoemd).


Feitelijk zouden alle activiteiten in het tweede kwadrant moeten plaatsvinden: wel belangrijk, maar niet urgent. Dat betekent namelijk dat alle werkzaamheden te plannen, te managen zijn. Focus op datgene dat belangrijk is. Activiteiten in de 'niet belangrijk, niet urgent'-categorie mag je onmiddellijk schrappen. Als anderen je vragen om iets snel te doen, vergeet je vaak te checken of het voor jou wel belangrijk is. Deze komen dan als vanzelf in de 'wel belangrijk, wel urgent'-categorie, terwijl ze daar niet thuishoren. Het gaat weliswaar om urgente activiteiten, maar ze zijn niet belangrijk (voor jou). Hier moet je vaak nee tegen zeggen of geef ze in overleg een niet-urgente status (en plan ze in). Voor anderen kunnen deze activiteiten natuurlijk wèl belangrijk zijn. Let daarop.

Let bij “nee” zeggen op je toon en denk aan onderstaande, vierde, eigenschap: win/win! Ga altijd uit van wat belangrijk is voor jou. Soms moet je daarin strategisch handelen. Als je met anderen samenwerkt, kun je (moet je soms) best met iemand meegaan met een klus of zoiets dergelijks, maar je moet wel jezelf in het zadel houden. Dus houd het stuur goed vast! Denk aan je eigen kerntaken, je prioriteiten, enzovoorts. Houd je eigen doel voor ogen en blijf op je eigen pad. Dit geldt voor je werk, maar privé natuurlijk ook.

Overwinningen met je omgeving

4. Denk Win/Win

Bij de verwezenlijking van je doelen, is het niet alleen belangrijk om helder te krijgen wat je zelf wilt. Afstemming met je omgeving is ook belangrijk. Het gaat dan om relaties opbouwen en onderhandelen. Bedenk jezelf altijd: wat als… wat als ik nu win, wat betekent dat voor de ander en mijn relatie met de ander. Hier gaat het ook om de manier en de toon waarop je ‘nee’ zegt tegen iemand. Vertrouw erop dat een gedeelde agenda voor het algemeen belang uiteindelijk meer opbrengt dat een verborgen agenda voor jezelf uit eigenbelang. Laat zien waar je voor staat!

In de communicatie kun je schakelen tussen 4 niveaus:

• Inhoud
• Proces
• Relatie
• Emotie

Je kunt hierbij als gesprekspartners elk op een ander niveau zitten. Sluit dan aan bij de ander en neem deze mee naar jouw niveau. Bijvoorbeeld: jij wilt graag inhoudelijk praten over het werk (Inhoud), maar iemand anders wil nog graag vakantieverhalen uitwisselen (Relatie). Praat even mee, en trek iemand dan naar het andere niveau. Zeg: "Was het maar altijd vakantie (Relatie), maar we moeten nog veel doen (Proces), dus kijk je mee naar … (Inhoud)". Ben je bewust van deze vier niveaus van communicatie en kijk hoe je ze in kan zetten voor een effectieve communicatie.

5. Eerst begrijpen, dan begrepen worden

Als jij de ander begrijpt, kan de ander jou pas begrijpen. Het is aan jezelf om je best te doen de ander te begrijpen. Dit betekent: doorvragen en actief luisteren! Begrip voor de ander helpt je ook om je eigen verhaal duidelijk te krijgen. Als je bijvoorbeeld merkt dat een gesprek op je werk niet lekker loopt en er geen goede afspraken gemaakt kunnen worden, kun je dit hardop benoemen en open en oprecht geïnteresseerd vragen of je gesprekspartner weet waaraan dit ligt. Deze eigenschap ligt in het midden van je cirkel van betrokkenheid (zie eigenschap 1) en de energie die je hierin stopt kan je dus heel veel opleveren.

6. Kracht van diversiteit

Schakel hulptroepen in om aandacht te kunnen besteden aan elk aspect van je doel en bijbehorende activiteiten. Maak hierbij gebruik van elkaars sterke punten. Vertrouw op ieders kwaliteiten vanuit het besef dat iedereen een eigen interpretatie biedt op een situatie en zo iets kan toevoegen. Dat zorgt voor synergie. En het ontlast jezelf. Je hoeft niet alles zelf of alleen te doen. Ook dat is timemanagement!

Vernieuwing

7. Houd de zaag scherp

Als je succesvol bent, wil je succesvol blijven. Hoe doe je dat? Door continu te blijven streven naar vernieuwing. Als je werkt aan je doelen, zorg er dan voor dat je op gezette tijden je voortgang evalueert. Is je doel bereikt? Of moet het worden aangepast? Let er hierbij op dat je goed zorgt voor jezelf. Zowel lichamelijk, als geestelijk/mentaal, sociaal/emotioneel en spiritueel is het belangrijk 'fit' te blijven. Stel ook hiervoor consequent doelen op en plan de activiteiten om dit te bereiken. Reflecteer dus continu op jezelf, ook in het licht van de zeven eigenschappen (ben ik nog pro-actief, enzovoorts). En niet onbelangrijk: bouw voldoende rust en ontspanning in. De boog kan niet altijd gespannen staan zonder op den duur te knappen.

Duurzaam veranderen: hoe doe je dat?

De motivatie om dingen anders te willen doen is één ding. Maar als je echt wilt veranderen, moet je volhouden. Want, zoals Albert Einstein zei: "Als je altijd doet wat je altijd deed, krijg je altijd wat je altijd kreeg.” Pas als je tenminste 40 dagen iets anders doet, dan maak je het je eigen. Markeer het aantal dagen dat je het anders doet op de kalender. Zo bouw je je nieuwe denken samen met je doen op en dat zorgt voor een duurzame verandering.