Hoe stellen we een sponsoringdossier samen?

Vaak zijn er voor allerhande activiteiten sponsors nodig. Doch blijkt het in de praktijk toch niet altijd even evident om de nodige steun te verkrijgen. Eén van de hulpmiddelen om dit te vergemakkelijken is het befaamde sponsoringdossier. En wat vooral van belang is hoe stellen we dit samen om ons doel te bereiken? Organiseert u een evenement of bent u bijvoorbeeld gewoonweg bestuurslid van een vereniging? Dan weet u uiteraard dat er vaak veel kapitaal vereist is voor de uitvoering van diverse ideeën. En om dat kapitaal te verkrijgen zijn er allerhande mogelijkheden. Eén van deze mogelijkheden bestaat uit sponsoring. Wat misschien ooit begon met sponsoring uit sympathie voor een kleine organisatie, kan na verloop van tijd, parallel met die organisatie, uitgroeien tot iets zeer professioneel. Willen we echt groeien dan worden we op een bepaald ogenblik geconfronteerd met het opmaken van een sponsoringdossier.

De wijze waarop u dit sponsoringdossier samengesteld bepaalt mee de mate waarin een sponsor bereid is het dossier ter hand te willen nemen. Al blijft de doorslaggevende factor voor uw potentiële sponsor natuurlijk de attractiviteit van de inhoud van het dossier.

Algemeen kunnen we stellen dat men in een sponsoringdossier een viertal grote elementen onmisbaar zijn.

De historiek van de organisator en het evenement

• de historiek van de club
• de historiek van het evenement
• relevante cijfergegevens en statistieken
• resultaten
• opvallende persartikels van de club of van vorige editie van het evenement en enkele sfeerbeelden of foto’s om alles visueel zichtbaar te maken aan de mogelijke sponsor. Hoe zijn de vorige edities in de spotlights geweest?

De voorstelling van wat gesponsord moet worden

• wat, waar, wanneer en wie is de doelgroep
• wat is het doel van het initiatief
• schets een totaal beeld van de wat je wil bereiken (ook randzaken vermelden zoals bv. animatie en VIP-mogelijkheden, eventuele verwachte opkomst, voorziene promotieacties en zeker niet te vergeten is de persaandacht die geschonken zal worden aan je evenement of organisatie)
• voorzie een realistisch financieringsplan

Sponsorvoorstellen

Dit onderdeel wordt opgedeeld in enerzijds de prestatie van de potentiële sponsor, anderzijds deze van de organisatie of vereniging. Beiden kunnen opgesplitst zijn, maar vaak worden beiden gecombineerd.

Publiciteitsmogelijkheden voor de potentiële sponsor

• opname van het logo op website, folders, toegangskaarten, affiches, strooibiljetten, nieuwsbrieven, persoonlijke uitnodigingen, advertenties of evenementaankondigingen in weekbladen of kranten, …
• vermelding in persmap en programmaboekje
• zichtbaarheid logo en naam op eventuele persconferentie
• mogelijke vlaggen, spandoeken, reclameborden, vermelding op lichtkranten,…
• vermelding via radiospot, tv-spot, omroeping op het evenement
• mogelijkheid tot het plaatsen van een eigen stand
• …

De sponsoring zelf

• kan er gesponsord worden? materiële of financiële steun?
• Verschillende bedragen? Variabele prestatiegerichte sponsoring of vast bedrag?

Opvolging

• voorziene opvolging van het dossier
• contactgegevens

Indien je over al deze facetten grondig hebt nagedacht en nadien de nodige informatie hebt verzameld, kan je aan de slag. Zorg dat je dossier niet te uitgebreid is, maar beperk het zeker ook niet te veel. Beoordeel je eigen werk steeds uit het oogpunt van een potentiële sponsor. Voorzie dus een aantrekkelijke lay-out zodat alles aangenaam en duidelijk te lezen valt.